כלי שיתוף הפעולה הטובים ביותר עבור צוותים מרוחקים: 50+ טיפים למומחים

יש המון כלים שונים הזמינים לשיתוף פעולה עם צוותים מרוחקים, ויכולים לעבוד בכמה שימושים.

בכדי להיות מסוגלים להבין את התכונות והבעיות שמגיעים עם כמה מהם, ביקשנו מקהילת המומחים את המשוב שלהם על כלי שיתוף פעולה של צוותים מרוחקים.

בעוד שרובם משתמשים בסלאק, אסאנה, פיתרון G Suite או Microsoft Office 365 ותוכנית Teams הפופולרית מאוד, כמה כלים ידועים פחות יכולים להיות נהדרים גם לשיתוף פעולה עם צוותים מרוחקים!

כלי שיתוף הפעולה הטובים ביותר עבור צוותים מרוחקים עשויים להיות שונים בהתאם לשימוש המדויק שלך - לכן, ביקורות תוכנות שיתוף פעולה אלה של צוות מרחוק ממומחים עשויות לעזור לך לבחור את כלי השיתוף הטובים ביותר לעבודה מרחוק משלך ואת התוכנה המתאימה לצוותים מרוחקים בענף שלך!

האם אתה משתמש בתוכנת שיתוף פעולה כדי לעבוד עם הצוות המרוחק שלך? איזו מהן היא ומדוע היא טובה - או מדוע עדיף להשתמש בתוכנה אחרת / בכלל?

סטיב קופר: שלושה מכלי שיתוף הפעולה הטובים ביותר עבור צוותים מרוחקים

• זום נהדר לפגישות רשמיות. תכונות מיוחדות כוללות הצבעה, לוח ציור וחדרי פריצה - נהדר לשיתוף פעולה ובניית צוות וירטואלית. אלטרנטיבות טובות הן צוותי מיקרוסופט, סקייפ, WebEx ו- Google Hangouts / Meet
• רפיון יעיל לתקשורת צוותית לאורך כל היום. תכונות מיוחדות כוללות סקרים, שיתוף רגשות, שיחות של רגע-אחד-לרגע.
• סקרי מציירים נהדרים לארגון פגישות כאשר למשתתפים אין מערכת יומן משותפת / מחוברת.

ליב אלן: הפופולרי ביותר הוא Skype For Business

מקבלי ההחלטות אומרים כי שיחות וידיאו או פגישות עוזרות להם להרגיש קרובים יותר לצוותים שלהם (27%), לקיים קשרים אישיים תוך כדי עבודה ממקום אחר (24%) ולהקים אמון ביחסי עבודה (23%).

על פי מחקרים, הפופולריות ביותר מבין הפלטפורמות הללו הן Skype for Business (המשמשות 38% ממשתמשי הקצה), Microsoft Teams (27%) ו- Webex (16%).

ציוד שמע טוב כמו אוזניות,  אוזניות   וטלפונים לרמקולים יכול להקל על נקודות כאב שמיעתיות הן בשיחות ומכיבוי. ה אוזניות   הארגוניות הטובות ביותר בשוק כיום כוללות כפתורים ייעודיים להפעלה מיידית של כלי שיתוף פעולה.

ממצאים אלה נובעים מדוח 'הבנת חוויות סאונד' של EPOS, אשר סקר 2,500 משתמשי קצה ומקבלי החלטות של ציוד שמע, שלמעלה מ- 75% עובדים בארגונים של למעלה מ- 200 איש.

דבי ביורי: VirBELA מציעה אלטרנטיבה נחמדה לשיחות זום

הצוות שלי משתמש בפלטפורמה וירטואלית בשם VirBELA. אנו נכנסים כ- Avatars ומשתפים פעולה עם אנשים מכל העולם בסביבה וירטואלית. פלטפורמה זו מציעה דרך קלה ויעילה לשתף רעיונות, להשתתף בכנסים והיא מציעה אלטרנטיבה נחמדה לשיחות זום. יש לי חדר צוות ייעודי בו אוכל להציג את האתר שלי, מצגות PowerPoint וחומרים שיווקיים. הפסקת שיחות הווידאו היא מעשה מבורך מפני שאיננו צריכים להתעסק בנושא שיער ותלבושות וכו '. במקום זאת, המוקד הוא בנושא העומד בפנינו ויש תחושה עוצמתית של קהילה וחיבור שמקורם בסוג זה של מעורבות. .

Justina Bakutyte: monday.com מאפשרת לנו לעבוד ביעילות ושקיפות

כצוות שיווק קטן בן 4 שהיה רגיל כל כך לשבת אחד ליד השני ולשתף עדכונים עם מערבולת הפשוטה של ​​כיסא משרדי, נאלצנו לאמץ עבודה מרחוק ממש מהר ולמצוא כלים נחוצים אכן מקיימים את התהליכים שלנו.

לאחר שבחנו לפני כן מספר כלי תוכנה לשיתוף פעולה, נחתנו באתר monday.com וממשיכים להעריך את פונקציונליות המוצר המאפשרת לנו לעבוד ביעילות ושקיפות.

מה כל כך נהדר ב- monday.com - והיי, זה לא תקע, פשוט אוהב באמת את התוכנה הזו - הוא שהיא מציעה מגוון של תצוגות, מטבלאות פשוטות לתצוגת לוח שנה, לוח קאנבן, ציר זמן וכן הלאה. כלומר אתה יכול לבחור באופן דינמי את התצוגה המתאימה ביותר לסוג המשימה שלך: משווקי תוכן - אולי תצוגת לוח השנה היא הטובה ביותר; מפתחים ותפעול - לוחות קאנבן לאורך כל הדרך! זה גם נחמד שיש לוחות משותפים, כך שנוכל לבדוק אחד את סדר העדיפויות, ההתקדמות ועוד.

רוברט קינזל: אלה עם חדרי פריצת וידיאו, כלומר זום ו- BlueJeans

פלטפורמות הפגישות הווירטואליות הטובות ביותר לשיתופי פעולה גדולים וסדנאות וירטואליות הן אלה עם חדרי הפריצה בווידיאו, כלומר זום ו- BlueJeans.

מבחינת תקשורת קבוצתית קטנה שבה לכל אחד יש סיכוי לדבר, להקשיב ולהיראות, חדרי הפריצה בווידיאו הם התכונה הטובה ביותר למעורבות. בחלק מהפלטפורמות האחרות יש חדרי הפריצה לאודיו בלבד, אך המעורבות החזותית יורדת באופן דרמטי בזמן שמשימות ריבוי משימות באפליקציות אחרות גדלות במהירות. כל חדר ישיבות וירטואלי עם יותר מ- 6 אנשים בו לא יעודד דיון צוות מלא בגלל הזמן שלוקח לכל אדם לדבר ומכיוון שנושאי השיחה מתפתחים לפני שכולם יקבלו הזדמנות לתרום. סקרים, תיבות צ'אט ותגובות אמוג'י הם דבר נהדר עבור צוותים גדולים, אך אף אחד מאלו לא משכפל דיאלוג בפועל במצלמה.

מחוץ לפלטפורמות הפגישות, לוחות הלוח המשתפים של מירו וגם לוח הקיר מעולים לשיתוף פעולה מיידי ומתמשך. הם עולים על כל לוח לבן שתמצאו בחדרי ישיבות וירטואליים מכיוון שהם מאפשרים שמירה, ייצוא, גישה לאורך זמן עבור אנשים העובדים בשעות שונות, הטמעת קבצים, הערות על תוכן, וגם גישה מורשית וגם גישה אנונימית בהתאם לצרכים של המארח. התבניות המובנות מדהימות וחוסכות זמן רב.

סטפני ריאל: רפה לתקשורת שוטפת, אסאנה לניהול פרויקטים

שני כלים שהצוות שלנו משתמש כדי לשתף פעולה מרחוק הם Slack ו- Asana.

אנו משתמשים ב- Slack לצורך תקשורת ועדכונים שוטפים. אנו משתמשים באסנה לניהול פרויקטים בעבודת הלקוח שלנו. לפלטפורמת אסאנה יש גם תכונת הערות כך שתוכלו לספק הערות הקשורות לפרויקט לכל הצוות. אנו משתמשים בכלים אלה לניהול עבודת לקוחות כבר יותר משנה ואוהבים אותם.

ניקול קיניי: אנו משתמשים בכמה כלי שיתוף פעולה כדי לשמור על קשר עם הצוות

ב- Procurify אנו משתמשים בכמה כלי שיתוף פעולה כדי לשמור על הצוות המחובר תוך כדי עבודה מרחוק.

כלים אלה כוללים:

Slack & Zoom (לתקשורת יום יומית בין כל הצוותים), רעיון (לתיעוד מרכזי), BambooHR (לניהול אנשים, בקשת פסק זמן), מיילים (האם אתה באמת יכול לחיות בלי זה :)), כמו גם כלים אחרים ל צוותים ספציפיים כמו אפליקציית רפידות DailyBot לסטנדרטים יומיומיים, Confluence ו- ZenDesk לצוות ההנדסה.

עם זאת, אנו מנסים לעקוב אחר הפרדיגמה של אנשים, תהליכים, כלים. לכן אנו מבקשים להבין מה חברי הצוות שלנו צריכים לעבוד ביחד ביעילות, ואז להבין מהם התהליכים והכלים שצריך להציב כדי לתמוך בהם. יצרנו מדיניות עבודה מרחוק עם עצות קלות לעקוב אחר שיתוף פעולה טוב יותר תוך עבודה מרחוק עם מחסנית הטכנולוגיה שלנו.

בנוסף, אנו משיקים סקרים חודשיים על מה שעובד עבור חברי הצוות שלנו ואילו תחומי תקשורת צריכים לשפר.

ג'יין פלנגן: טרלו מאפשר לתכנן, לתקשר ולארגן משימות

הכלי הראשון שלי לשיתוף פעולה הוא טרלו.

טרלו הוא פלטפורמה מדהימה המאפשרת לתכנן, לתקשר ולארגן משימות בצורה יעילה מאוד.

בעזרת יישום זה תוכלו להקצות משימות לאנשים שונים, לקבוע מועדים, לשתף מסמכים, לתקשר ולעשות הרבה יותר. זה מצמצם מאוד את הצורך בפגישות וירטואליות מרגיזות.

ג'ייסון לי: השתמש בכמה פלטפורמות שונות שעובדות טוב יחד

קבלת תוצאות מהצוות המרוחק שלך הופכת להרבה יותר קלה כשאתה מסוגל למנף טכנולוגיה. אלא אם כן אתה מוכן להוציא הרבה כסף על בנייה בהתאמה אישית, תצטרך לעבוד עם מוצרי שיתוף הפעולה הקיימים כיום בשוק הפתוח. מה שמצאנו שהכי מתאים לנו הוא להשתמש בכמה פלטפורמות שונות שעובדות טוב יחד. לתקשורת, אנחנו אוהבים רפיון. לעבודה על פרויקטים ולניהול מועדים אנו משתמשים ב- Basecamp. והחלק הכי טוב? השניים משתלבים יחד יפה. לפני שתבחר את השילוב המושלם שלך, קבע מה חשוב לך ואילו תכונות אינך יכול לחיות בלעדיה. זה יכול לעזור לחתוך את הקולות בתהליך הבחירה.

ננסי בייקר: כלי שיתוף פעולה כמו מילנוטה וכלוב

אני מנהל את Childmode בבית וזה לא היה אפשרי עבורי אם לא הייתי משתמש בתוכנת שיתופי פעולה כלשהי כדי לנהל את העובדים המרוחקים שלי. אני אישית משתמש בכלי שיתוף פעולה כמו מילנוטה וכלוב.

אני משתמש בכלוב כדי לתאם עם הצוות שלי ולנהל את לוחות הזמנים שלהם, את מועדי היעד שלהם ואת ההתמודדות עם זרימת העבודה של הפרויקט. האפליקציה מאוד פשוטה לשימוש ואפילו אנשים מנוסים לא טכניים יכולים להתרגל אליה תוך ימים ספורים. מילאנוטה לעומת זאת מספקת פחות או יותר את אותם השירותים כמו קייג 'אבל אני מגלה שזה עובד טוב יותר עבור צוותים העוסקים בעיצוב יצירתי. ככאלה, אני משתמש במילאנו כדי לעבוד עם מעצבי האתרים שלי וצוות SEO בכדי ליצור עיצובים משכנע וידידותיים לאתר האינטרנט שלי.

Randy VanderVaate: אנו יכולים להשתמש ב- Slack בכל מכשיר

Slack הוא כלי שיתוף הפעולה מספר אחת שלנו לניהול צוותים מרוחקים.

Slack הוא כלי תקשורת במקום העבודה הנוח לשימוש. הוא מספק אפשרויות העברת הודעות אחת על אחת וווידיאו צ'אט. התקשורת מתרחשת במקום אחד ויכולה להיות מפוצלת על ידי יצירת ערוצים. כל ערוץ גלוי לחברי הצוות המעורבים.

לסלאק יש גם אפשרות לשיתוף קבצים שהופכת את שיתוף הקבצים במהירות עם הצוותים המרוחקים שלנו. זה גם קל לחפש קבצים ותוכן ששיתפת לפני שבועות רבים מתיבת חיפוש אחת.

לסלאק יש גם אפליקציה לנייד ולשולחן העבודה שאנו יכולים להשתמש בהם בכל מכשיר. זה גם מאפשר לנו להשתמש באפליקציה אחת בלבד, מה שחוסך לנו את הבעיה בניהול מספר אפליקציות SMS וטלפונים ניידים. זה מבטיח תקשורת ברורה ומהירה בין כל חברי הצוות המרוחק שלנו בכל עת של היום.

ריימר מלון: שום דבר לא מנצח את אסאנה

המנטרה של החברה שלי היא שאם זה לא באסאנה, היא לא צריכה להסתיים.

Asana הוא יישום לניהול פרויקטים וניהול משימות שהוא פשוט לשימוש ומורכב בפונקציונליות. יש לו כלים לתזמון המאפשרים תזמון נכון ומטלות לחברי צוות מפתח. התוכנה אינטואיטיבית ובעלת זרימת משימות יחד עם יכולת לעובדים מרובים.

אסאנה היא תוכנת שיתוף הפעולה הטובה ביותר בשוק, אין בר.

קני טרינה: רפוי וטרלו

רפוי בפלטפורמת תקשורת עסקית. כמו בטלגרם או Whatsup, אתה יכול לחבר את הצוות המרוחק שלך באמצעות Slack, אבל יש לו גם יתרונות רבים. לדוגמה, אתה יכול ליצור ערוצים מיוחדים - ערוץ dev, ערוץ שיווק, ערוץ מכירות וכו ', וחברי הצוות שלך יראו על איזה נושא אתה מדבר או שואל עליו. כמו כן, ניתן לבצע שיחות עסקיות מהירות באמצעות Slack.

בעזרת טרלו תוכלו לנהל את כל המשימות העסקיות, מועדי היעד. אתה יכול לתת הערות על משימות, לבחור את העדיפות עבורן ולהעריך אותן. זה מאוד קריטי מכיוון ששום דבר לא ילך לאיבוד ותראה את התוצאה הסופית של המשימה.

יאנה קרסטנס: מירו ו- Stickies.io לגבי רעיונות ושיתוף פעולה

לרוב הפגישות יש היבט של שיתוף פעולה וסיעור מוחות. לקבלת רעיונות ושיתוף פעולה, אני מעדיף להשתמש ב- Miro ו- Stickies.io. בכדי שדיעותיו יצליחו, כל המשתתפים צריכים להיות מסוגלים להציג את מחשבותיהם באופן חזותי. מירו מאפשרת לכולם לצייר ולדמיין את המשותף בזמן אמת. זוהי החוויה המרוחקת היעילה ביותר בהשוואה לסשן לוח-לוח אישי. זה מגיע עם תבניות שימושיות רבות שגם צוותים יכולים לבנות מהן.

Stickies.io, אני אוהב להשתמש בכל פעם שאנו זקוקים למפת זיקה או לבוא עם המון רעיונות. גם כלי זה מאפשר לכל המשתתפים לתרום בו זמנית ומאפשר לנו לארגן את מחשבותינו באופן חזותי.

לתקשורת ומעורבות כוללת, האהוב עלי היה Slack.

אלן בורץ ': שלושה כלי שיתוף פעולה מיטביים לניהול צוות מרוחק

הראשון הוא אסאנה. זהו כלי לניהול פרויקטים מקוון המאפשר לחברי הצוות שלי להיות ממוקדים במשימות, יעדים ופרויקטים יומיומיים כדי לעזור לעסק לצמוח. יש לו ממשק לוח מחוונים קל לשימוש ויש לו פלטפורמה שמאפשרת לי לראות את הסטטוס של כל פרויקט במבט חטוף.

ואז יש זום, שהוא פלטפורמת וובינר קלה לשימוש ועידת אינטרנט המאפשרת שיתוף פעולה וירטואלי מפורט. זה נהדר עבור הפגישות הווירטואליות שלנו מכיוון שאתה זוכה לשמוע ולראות משתתפים ב- HD כמו גם לשתף מסכים, תמונות, מסמכים ותוכן ענן. זום זול, קל לשימוש וניתן להרחבה.

לבסוף, אנו משתמשים ב- Slack כאפליקציית התקשורת העיקרית שלנו. זה המקום בו העובדים יכולים לקבל משוב מיידי ולהתחבר אלי או עם עמיתיהם, אחד על אחד וגם בקבוצות. תכונה ב- Slack שהכי אני מעריך היא היכולת להתקין אפליקציות המדווחות אוטומטית על פעילות עסקית, כמו מנויי דואל חדשים או ביקורות על מוצרים, וכן בוטים שעוזרים להעסיק עובדים.

כריס: ללא ספק יש לסלאק את ההשפעה הגדולה ביותר

עבדתי במספר צוותים מרוחקים במגוון תפקידים עבור עבודות היום והאתר הבלוגי שלי.

במהלך תקופה זו השתמשתי גם בתוכנות שונות כדי לשמור על קשר, ולרחוק לסלאק הייתה ההשפעה הגדולה ביותר.

יש לזה מספר יתרונות. ראשית, היא הגמישות שהיא מציעה ככלי צ'אט. אנו עובדים עם הרבה קבלנים וספקי שירותים, ולכן לאפשר להם גישה לערוץ ספציפי בחשבון הרפוי של החברה זה פנטסטי. זה אומר שאתה לא צריך לחפש באפליקציה אחרת כדי לעבור את השיחה.

השני הוא קלות השימוש בו. קל להתחיל, אך הוא מציע גם כל כך הרבה התראות ייחודיות שיכולות לעזור לאוטומציה של התהליכים העסקיים שלך.

לא רק אנו יכולים להציג עיצובים בממשק בתוך רפיון, אתה יכול גם לקשר את תוכנת התמיכה שלך כדי להודיע ​​לערוץ כאשר נוצר כרטיס תמיכת לקוחות חדש. הייתי ממליץ עליו לכל עסק - גדול או קטן!

אנדראה לובייר: כלים ואפליקציות שיכולים לעזור לצוות שלך להישאר פרודוקטיביים ובזמן

כשאתה מנהל כוח עבודה מרוחק, שמירה על כולם על אותו עמוד (תרתי משמע) היא הכרחית. לכן זה רעיון נהדר לחקור כלים ואפליקציות שיכולים לעזור לצוות שלך להישאר פרודוקטיביים ובזמן.

Slack היא אפליקציה נהדרת עבור תקשורת ושיתוף פעולה במשימות באמצעות הודעות מהירות. שירות דמוי שליח זה אידיאלי עבור ביצוע צ'ק-אין מהיר שאינו דורש את הזמן הדרוש לשליחת דואל רשמי ואז לחכות לתגובה. הנמען מקבל פינג לטלפון או למחשב שלו, ואם הם עומדים בראש הדברים, תוכל לקבל תגובה תוך שניות בלבד, דבר שיכול להיות קריטי כשאתה מחכה לפתיחה בשטח מסוים של משימה.

כעת, כשמדובר בהאצלת משימות ותזמון משימות, אסאנה היא בהחלט הדרך ללכת. אתה יכול ליצור במהירות ובקלות משימות בעזרת תיאורים, תמונות ומסמכים, ולהקצות אותם בקלות לחברי הצוות שלך. האפליקציה תעקוב אחר המשימות שלך ותודיע לך מתי צפוי משהו. הדבר המגניב הוא שאתה יכול אפילו לבצע את עצמך, כך שהוא מושלם לצוות שמשתף פעולה בפרויקטים מרובים.

ברניס קווק: אנו משתמשים כיום בתוכנת שיתוף הפעולה הבאה

אנו משתמשים כעת בתוכנת שיתוף הפעולה הבאה:

• מברק לתקשורת יומיומית
• זום לפגישות ודיונים מקוונים
• מסמכים, גיליונות ושקופיות של Google לעריכה משותפת של מסמכים בזמן אמת
• אסאנה לניהול פרויקטים ולמעקב אחר מועדים
• קציר למעקב בזמן אחר משימות

עבור טלגרם זה נהדר לדיונים יומיומיים, שיתוף קבצים ושימוש במדבקות החמודות לניהול שיחות מרתקות. אבל אם העסק שלך כולל לקוחות רבים או פרויקטים שונים, ייתכן שתעדיף להשתמש בתוכנה כמו Microsoft Teams, Slack או Discord. תוכניות אלה מאפשרות לך להגדיר ערוצים שונים לכל פרויקט כך שרק אלה האחראים על אותו פרויקט מעורבים בדיון.

באשר לזום, אסאנה והבציר, יש להם תוכניות בחינם ותשלום. זום מאפשר 40 דקות של זמן שיחה בכל פעם, כך שאם הפגישות שלך אורכות זמן רב יותר, עדיף לקבל את התוכנית בתשלום. Harvest Pro הוא 12 $ לאדם לחודש לאנשים ופרויקטים בלתי מוגבלים. אסאנה כוללת תכונות פרימיום הזמינות רק לתכנית בתשלום. לבסוף, מסמכי / גיליונות / שקופיות של גוגל חופשיים לשימוש ומגיעים עם תכונות מעולות.

נלי אורלובה: אנו עדיין צריכים להשתמש בכמה מבתי ספר ישנים במקביל

ב- InnMind יש לנו צוות מבוזר ב- 6 מדינות שונות ותוכנת שיתוף פעולה עבור הצוותים המרוחקים הייתה נקודת הכאב שלנו במשך זמן רב. לאחר מחקר ובדיקה ממושכת של כלים שונים הקיימים בשוק, עדיין לא מצאנו את הכלי האידיאלי האחד שיכול לספק את כל צרכינו. יום שני, Wrike, Confluence, וכו '- הם מפסידים בשימושיות או במחיר לעומת גורם ערך. לפיכך לאחר 5 שנים של ניסויים עם כלים חדשים לשיתוף פעולה בצוות, אנו עדיין צריכים להשתמש בכמה מבתי ספר ישנים במקביל: Trello ו- Google Sheets לתכנון וניהול משימות ופרויקטים, Slack ו- WhatsApp לצורך התקשורת בין צוותים שוטפת.

מר עממר שאהיד: אנו משתמשים בסליק כדי להתחבר לצוות כולו

ההנהלה שלנו בחרה ב- Slack מכיוון שרוב העובדים כבר מכירים את השימוש בה, ומי שלא, אפילו מוצא את זה שימושי שכן הממשק שלה דומה מאוד לחדר צ'אט בגיל העשרה שמקל על השימוש בו והבנתו בקלות.

האפשרויות הייחודיות המאיצות הן ביצועים כוללות הודעות הצמדה וקישורים לערוצים הרצויים כאשר אנו זקוקים למידע באופן מיידי. אפשרויות חיפוש מתקדמות לחיפוש פיסת מידע מכמה ימי תקשורת גב.

מעקב וניהול מסמכים כמו גם חיבור לכל המחלקות ולכל אחד מחברי הצוות בנפרד וכצוות הוא גם תכונה חיונית בתוכנה זו. מעל לכל, אפשרות התזכורת עומדת כיתרון תחרותי בשימוש בתוכנה זו.

Joaquim Miró: פיתחנו כלי VR SaaS טלפרנסנס קבוצתי

ככל שעבודה מרחוק הופכת לנורמה, חשוב שיהיה דרכים לקיים אינטראקציה באופן אישי ללא קשר לקרבה הגופנית. פיתחנו כלי טלוויזיוני VR SaaS קבוצתי המאפשר בדיוק את זה. צוותים יכולים לשים  אוזניות   ולהיפגש יחד מול מגדל אייפל, על חוף ים בפורטוגל, במטה או במשרדי הלוויין שלהם, ובכל מקום אחר שיועלה לרציף כסרטון 360.

זהו היישום הראשון מסוגו, המאפשר אינטראקציות פנים אל פנים בכל מקום בעולם, בין אנשים שנמצאים במיקומים שונים.

מדחה מהטה: אנו מסתמכים על כלים רבים כדי לתאם ולתקשר עם חברי צוות מרוחקים אחרים

כחברה עם עובדים ברחבי העולם, אנו סומכים על כלים רבים כדי לתאם ולתקשר עם חברי צוות מרוחקים אחרים. כלים אלה כוללים את Hubstaff, SharePoint, Skype, GoToMeeting וכו '. האתגר הגדול ביותר שעומד בפנינו עם צוותים מרוחקים העובדים בשלוש מדינות הוא מעקב וניהול פרויקטים. יש לנו מאות משימות שהוקצו, עבדנו והושלמו על בסיס יומי. מסיבה זו, Basecamp הוא אחד הכלים האהובים עלינו. לפיתרון ניהול פרויקטים זה יש לוח מחוונים ידידותי למשתמש המאפשר לנו לעקוב ולנהל משימות בקלות. באמצעות Basecamp, אנו יכולים ליצור ולהקצות משימות עם מועדים, לתייג מפקחים וחברי צוות כמנויים, לשתף מסמכים ולשתף פעולה דרך לוח ההודעות. מנהלים יכולים לעקוב אחר המשימות של חברי הצוות הבודדים כדי להבטיח עמידה בלוחות הזמנים. עבורי החלק הטוב ביותר בבאסקאמפ הוא עדכוני הדואל שלו. כל חברי הצוות מקבלים התראות בדואל על פוסטים, תשובות וסטטוסים חדשים. התראות ההתראה בדואל של Basecamp מבטיחות כי המשימות אינן נופלות בין הסדקים - גם אם איננו מבקרים ב- Basecamp לעתים קרובות.

מוחמד חמזה שהיד: רפיון משתלב בהצלחה עם השירותים

בנוסף לסמוך על Google G Suite שכולל מסמכים, גיליונות, שקופיות וכלי תקשורת כמו Hangouts ו- Google Meet, אני משתמש בתוכנה Slack. זה משתלב בהצלחה עם שירותים כמו Dropbox, Google Drive, Salesforce ו- Zoom.

יחד עם זאת הוא מציע אינטראקציה חלקה עם חברי הצוות והלקוחות האחרים. אתה יכול ליצור קבוצות לפרויקטים ייעודיים, שעוזרים לייעל את התהליכים והתקשורת שלך עוד יותר. התחלתי להשתמש בזה לאחר ששמעתי שאפילו שמות גדולים כמו מעבדת ההנעה של נאסא ו- Lfyt משתמשים בסלאק.

מאז שנרשמתי לזה, לא הסתכלתי לאחור. עכשיו זה חלק קבוע מהפעילות שלנו ועבודה בלי שזה נראה כמו משימה קשה בפני עצמה.

ריק וואלאס: סוויטת G לשיתוף פעולה ופרודוקטיביות כצוות מרוחק

אנו משתמשים ב- G Suite (הפלטפורמה העסקית של גוגל) לשיתוף פעולה ופרודוקטיביות כצוות מרוחק. אנו אוהבים את האיכות של פונקציית שיחות הווידיאו, את היכולת לעבוד על מסמכים במקביל ולעקוב אחר שינויים, ואת הפשטות הכוללת של G-Suite. פונקציית הצ'אט (Hangouts) שימושית גם היא ומאפשרת לך להמיר צ'אט מבוסס טקסט לשיחה או לסרטון בקלות ובפשטות. כולנו מבוססים במיקומים שונים בזמנים רגילים, אך במהלך המגיפה הנוכחית היה קל לתחזק ואף לשפר את שיתוף הפעולה עם פלטפורמת G Suite.

אמה-ג'יין שו: אנו משתמשים בשני כלים עיקריים כדי לשפר את שיתוף הפעולה המרוחק שלנו

רָפוּי. אני מודע לכך שצוותים רבים משתמשים ב- Slack לצורך שיתוף פעולה מרחוק. כלי זה עבורנו מבטיח שנוכל בקלות לתקשר ולשתף תיעוד זה עם זה. אנו משלבים את אסאנה עם כמעט כל ערימת הטכנולוגיה שלנו כדי להבטיח שכל התקשורת תהיה ריכוזית ואסור להחמיץ דבר.

אסאנה. הכלי שנבחר לניהול פרויקטים שלנו. אנו משתמשים בזה כדי לעקוב אחר משימות יומיות והתקדמות בפרויקט. התאיםנו את הלוחות שלנו לפי הספרינטים הדו-שבועיים שלנו. הפונקציונליות של הכלי מאפשרת שקיפות בכל משימה והתקדמותה. אנו משלבים גם את אסאנה בפלטפורמת האוטומציה השיווקית שלנו כך שכל משימות שנוצרו מאוכלסות אוטומטית באסאנה כמספקים בתוך ספרינט.

תקריב. אנו מקפצים על סטנד-אפ יומיומי ושם אנו מבלים זמן פשוט בהתאחדות כצוות ומשם צוללים בכמה מהמוצרים הגדולים ביותר ליום. החיבור היומי הזה הוא מרכזי בכמה מהדיונים והסיעור מוחות הגדול ביותר שלנו.

אגניישקה קספרק: כלי שיתוף הפעולה החשוב ביותר הוא Taskeo

הצוות שלנו מרוחק לחלוטין ועבודה ללא כלי שיתוף פעולה היא בלתי אפשרית. אנו ממוקמים בשתי יבשות עם הפרשי זמן גדולים כמו שש שעות. עבודה במערך כזה מהווה אתגר בפני עצמו ולכן התוכנה בה אנו משתמשים חייבת לעזור לנו לבצע מרחק רב מדהים זה.

הכלי לשיתוף הפעולה הראשון והחשוב ביותר בו אנו משתמשים הוא למעשה המוצר שלנו - טאסקו- בו אנו משתמשים לניהול פרויקטים, מעקב אחר זמן וניהול קשרי לקוחות. עם הערות, אזכורים ואינטגרציה מובנית של Slack, זה הופך את העבודה שלנו לא רק לאפשרית, אלא גם כל כך קלה בהרבה מכל כלי אחר שהשתמשנו בו לפני שיצרנו את Taskeo. לצד Taskeo, אנו משתמשים גם בכמה כלים נוספים שמפשטים את עבודת הצוות שלנו. אנו משתמשים ב- Loom להקלטת מסך כך שלא נצטרך לשלוח הודעות ארוכות. אנו ממפים ושומרים את הרעיונות שלנו בגחמני ומדברים על Slack שכבר הוזכר.

טטיאנה גברילינה: Google Drive לניהול פרויקט ופתרון המשימות היומיומיות שלנו

אנו במחלקה לשיווק תוכן בוחרים את Google Drive ככלי המתאים ביותר לניהול פרויקט ופתרון המשימות היומיומיות שלנו. אנו משתמשים בו לצורך העיצוב והפונקציונליות הפשוטים שלו. זו בדיוק הסיבה שבחרנו בכלי זה בין השאר.

סיבה אחת נוספת לכך שגוגל דרייב היא בחירה מושלמת לתחזק את העסק תוך כדי עבודה מרחוק היא הזמינות שלו מכל מכשיר. העניין הגדול הוא שכל הנתונים מסונכרנים תוך כדי תנועה. אין צורך לשמור מסמכים בנוסף, אין שום סיכון להפרות נתונים (זה נפתר על ידי קביעת רמות גישה). אפשר, הודות לגישה לאינטרנט כמעט חלקה המספקת, לשמור קבצים באופן אוטומטי.

אנו משתמשים גם ב- Google Drive למגוון הפיצ'רים הרחב שלה עבור משימות מעקב וגם הגדרה. תיקיות וגיליונות אקסל, למשל, עוזרים לכל הפרויקטים לשמור על מובנה. אם יש צורך דחוף בדיון על פיסת העתקה, הגדרת משימות, ביצוע שינויים בפרויקט, פונקצית התגובה זמינה. גם אם יש המון הערות, הן יוזמנו בצורה נוחה.

כונן Google הוא הכלי המשומש ביותר מבחינת עבודה מרחוק, מכיוון שחברי הצוות יכולים לגרום לעצמם להיות מחוברים אליו ללא צורך להעלות כל אפליקציה וכלים נוספים. בסופו של יום, לכל אחד יש אפליקציית אימייל המותקנת בסמארטפון או מחשב נייד, לא? לאחר הכניסה, לאדם צוות יש גישה ישירה לקבצים, הכרחיים לעבודה, בכל עת ובכל מקום. כפי שהוכח, משימות העבודה נפתרות הרבה יותר מהר ויעיל בהרבה באמצעות כונן Google.

פטר קוסטדינוב: הדרך הטובה ביותר לנהל את הפרויקטים שלנו בקלות היא להשתמש בכלי Trello

לטרלו הרבה תכונות מדהימות שמקלות על עבודות ניהול פרויקטים.

• 1. אני מעדיף להשתמש בכלי זה מכיוון שהוא חוסך זמן ולחץ בזמן חיפוש אחר לוחות זמנים שונים לעבודות. כל העבודות מאורגנות כך שקל יותר למצוא פרויקטים שאתה עובד עליהם.
• 2. בעזרת trello אני יכול לעקוב אחר מצב כל הפרויקטים שלי מההתחלה, לעבוד בתהליך עד לסיום.
• 3. אני גם מסוגל לתעדף את כל הפרויקטים שלי באמצעות פלטפורמה זו. הצבתי את כל המשימות הדחופות בראש סדר העדיפויות כך שיהיה לי קל יותר לעקוב אחר כל המשימות שצריכות להיות ראשונות.
• 4. מקל על האצלת המשימות. יותר קל לי להקצות משימות לעובדים על ידי יצירת לוחות עבודה אישיים לכל עובד ולהקצות משימה אחרת באמצעות כרטיסי טרלו.
• 5. טרלו מקל עלי על התכנון למשימות עתידיות.

מבחינתי, אני מעדיף להשתמש בכלי Trello הזה מאשר בתוכנות אחרות מכיוון שקל לי לעקוב אחר כל העבודות שבוצעו.

קרלה דיאז: תוכנת שיתוף פעולה בצוותים מרוחקים חיונית

אני לא רוצה לומר שמותג אחד של תוכנות לשיתוף פעולה טוב יותר ממוצר אחר, מכיוון שהוא באמת מסתכם בחברה האינדיבידואלית, מה הם צריכים מהתוכנה ההיא, וכמה יעילות התוכנה עונה על הצרכים שלהם. ישנן כל כך הרבה דוגמאות של תוכנות שיתוף פעולה שונות שם (Slack, Trello, Google Docs וכו '), לכל אחת קבוצה משלהם של תכונות ייחודיות המתאימות לאנשים שונים אלה. במקרים מסוימים, אנשים עשויים אפילו להשתמש בכפולות כדי לקבל חוויה טובה יותר. אני כן חושב שתוכנת שיתוף פעולה בצוותים מרוחקים היא חיונית, שכן תקשורת היא חלק מרכזי בהשלמת הפרויקט האפקטיבית. עם זאת, כפי שציינתי לעיל, התוכנה שתבחר תלויה באופן ספציפי בצרכי החברה שלך וכמה היעילה התוכנה מסייעת לצוות שלך לייצר עבודה באיכות גבוהה.

ג'ולי בי: רפיון הוא כלי נהדר

Slack הוא כלי נהדר כששיתוף פעולה בצוות מתרחש בזמן שונה ממיקומים שונים. מערכות ניהול קבצים שעוקבות אחר עריכות בקלות ויכולות להכיל מספר אנשים העובדים על אותו מסמך בבת אחת, כמו גוגל דרייב, הם גם כלים טובים. בסך הכל, תקשורת ברורה ותמציתית, יחד עם כלים לניהול פרויקטים כמו אסאנה, הופכים את העבודה בסביבה זו לניהול יותר.

כדי לנהל אתגרי שיתוף פעולה מרחוק, הציפיות שנקבעו בתחילת פרויקט עוזרות. אבל לפעמים המנהלים חייבים להיות גמישים בזמן שהצוות שלהם עובד מהבית. ילדים מפריעים לתוכניות, השותפים לדירה יכולים להשתמש יותר מדי מאותת ה- WiFi, דבר שמקשה על עמידה בלוחות זמנים, כלבים נובחים - ישנן סיבות רבות הגמישות היא מיומנות ניהולית נחוצה עם צוותים מרוחקים.

קיום דרכים מרובות לתקשר עם הצוות שלך, כמו Slack, תוכנת ניהול פרויקטים, ועידת וידיאו, הוא קריטי להתגברות על אתגרים בצוות מרוחק.

מג מארס: עם אסאנה אתה יכול לפרט משימות ספציפיות

כלי ניהול פרויקטים - כמו אסאנה, החביב האישי שלי - הם עזרה * ענקית * לניהול צוות מרוחק. בעזרת אסאנה תוכלו לחלק משימות ספציפיות למשימות שונות ולהגדיר את המערכת כך שכל משימה הבאה תהיה תלויה אחרונה.

לדוגמה, במסגרת פרויקט הקצאת מאמרים, יש לנו משימות משנה המפרקות את חלק המחקר, הכתיבה, המקור לתמונות וכו '. חברי הצוות נדרשים לבדוק את משימות המשנה לפני ביטול הנעילה של המשימה הבאה - ובנוסף לכל משימה ותת משימה יכולה להיות שלה. תאריך יעד משלך.

אתה יכול אפילו להגדיר את זה כך שחברי צוות מסוימים יקבלו הודעה כאשר משיכה אחרת של פרויקט הושלמה על ידי עובד אחר. כלים כאלה מקלים על מעקב אחר העובדים על המשימות, כמו גם על המכשולים שהם עשויים להיתקל בהם.

כריסטיאן אנטונוף: בעיקר השתמשתי בשני אפליקציות כדי לתקשר ולשתף פעולה

תוך כדי עבודה מהבית השתמשתי בעיקר בשני אפליקציות כדי לתקשר ולשתף פעולה עם הצוות שלי:

לעתים רחוקות מוזכר אסאנה בסוגי הכלים הטובים ביותר לשיתוף פעולה במאמרים. אבל הם הודיעו על תוכניות לשלב פונקציות נוספות לצוותים מרוחקים. אפילו בלעדיהם, אסאנה נהדרת לקבוצות לא משנה היכן הם מוצבים. זה נותן לך סקירה כללית על הפרויקט שלך ועל ההתקדמות שלו, מי עושה מה, ואת מועדי התור שיש לכל אחד מחברי הצוות. אסאנה מאפשרת לך להפוך משימות רבות לאוטומטיות, מה שמקל על צוותים לייעל חובות שונות.

רפיון תמיד נמצא ברשימות הטובות ביותר, ולא בכדי. זה משתלב בצורה חלקה עם CRMs רבים כמו Salesforce, Hubspot ו- Zoho, באפשרותך להגדיר צ'אט בוטים, ובמידת הצורך תוכל גם לבצע שיחות אחד על אחד עם חברי הצוות שלך. Slack הוא פלטפורמה שיתופית די חזקה המקלה מאוד על שיתוף ועבודה על קבצים שונים.

אבי מקינון: גוגל סוויט הוכיחה את הערך יותר מתמיד

הצוות שלי תמיד סמך על חבילת Google וזה הוכיח את עצמו בעל ערך רב מתמיד לאחר המעבר לעבודה מרחוק. זה מאפשר לכולנו לערוך את אותם מסמכים בזמן אמת, לארח ישיבות צוות, וכסוכנות יוצרת, זה אפילו נותן לנו את הגמישות לשתף פעולה במצגות וגליונות אלקטרוניים מעוצבים להפליא. אפשרויות השימוש וההתאמה האישית ש- Google Suite מספקת אינן תואמות.

ואנס: Trello עוזר לך להקצות משימות

המלצתי לבעלי עסקים קטנים או לבעלי אתרים שבונים צוותים מרוחקים היא אפליקציית האינטרנט Trello. Trello הוא כלי לארגון פרויקטים שעוזר לכם להקצות משימות, לפקח עליהם מההתחלה ועד הסוף.

ראשית, ל- Trello גרסה חינמית שהיא ממש טובה לעסקים קטנים. אם כי, אתה יכול להירשם לגרסה בתשלום במחיר שווה לכל נפש. עדיין לא ניסיתי את התשלום מכיוון שאני יכול לנהל את הצוות שלי די טוב עם הגרסה החינמית.

שנית, אני אוהב את הרבגוניות והפשטות של אפליקציית האינטרנט הזו. אין הרבה תכונות מורכבות הדורשות עקומת למידה תלולה. אני יכול להשתמש בו בדרכים רבות ככל שאני רוצה. מבחינתי כמה טורים כמו טודו, בתהליך, סיום ותיעוד מספיקים פחות או יותר.

אחרון חביב, אוכל ליצור כמה שיותר פרויקטים מבלי שתבקשתי את הגרסה בתשלום. כל הפרויקטים הם פרטיים ומוגנים מהעולם החיצון. חוץ מזה, ממשק המשתמש ידידותי למשתמש, אלגנטי וניתן להתאמה אישית.

בנג'מין סוויני: לצוותים פונקצית שיחות וידאו משולבת מעולה

לאחרונה הארגון שלנו העביר את כל המערכות הקטנות שלנו לפלטפורמת 365 של מיקרוסופט. לפני כן השתמשנו בשירותי ועידת הוידיאו של סלק ושירותי גוגל כשיטת התקשורת העיקרית שלנו עם הצוותים המרוחקים שלנו. עכשיו שני הכלים האלה הוחלפו על ידי אפליקציית Teams של מיקרוסופט ואני מאוד אוהבת את זה. רפיון חלק ומדליק מאוד. זה משתלב עם חבורה של פלטפורמות אחרות (אם כי הצוות שלנו שימש את זה ללא שימוש) ויש לו הרבה תכונות UX ונוחות. אחד הקוצים בצד שלנו היה תמיד שתכונת שיחות הווידיאו של Slack מעולם לא עבדה נכון. לצוותים, לעומת זאת, יש פונקציית שיחות וידאו משולבת מעולה עם הקלטה ושיתוף מסכים חלקים המובנים ממש. אני לא יכול לומר מספיק דברים טובים לגבי מידת הפלטפורמה הזו עובדת, ובנוסף איכות הווידיאו טובה יותר בממוצע מגוגל או מכניסה. הניסיון שלי.

תכונות ה- UX והנוחות עבור Teams מורידות מעט בהשוואה ל- Slack, אך הפונקציונליות הגמורה של הפלטפורמה יותר מאשר מפצה על זה. וכן, יש מצב חשוך. זו תכונת נוחות מטופשת אבל התרגלתי אליה כל כך בנקודה זו עד שהיעדר מצב אפל כמעט הופך לשובר דילים עבורי.

סטיב פריצ'ארד: G Suite מספק מגוון תוכניות שיתוף פעולה

אם כל הצוות שלך צריך לתרום לאותה משימה בפעם אחת תוך כדי עבודה מרחוק, אני ממליץ להשיג את G Suite של Google לעסק שלך. זה מספק מגוון של תוכניות שיתוף פעולה המאפשרות לצוות שלך לדון, לארגן ולהשלים משימות בקלות. עובדים יכולים לעבוד יחד על אותם מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות בו זמנית ממחשבים נפרדים, מה שהופך אותם לאידיאליים למחלקות מרוחקות. זה אומר שהם יכולים לעשות את העבודה שלהם בכל מקום ותמיד יוכלו לגשת לקבצי מפתח במקרי חירום.

עם הכניסה לקובץ, לכל משתמש מוקצה סמן או סימון מקודד צבע, המאפשר לך לפקח על מה שכל עובד מוסיף לפרויקט. כל השינויים נרשמים ויש לך אפילו את היכולת לשחזר גרסאות קודמות, למקרה שתצטרך לחזור לדראפט הראשון. יש לו גם כלים משלימים רבים. כונן Google מאפשר לך לארגן את המסמכים ולהגביל את מי שיכול לערוך אותם, ואילו Google Hangouts ו- Google Chat מאפשרים פגישות וידאו ודיונים מהירים. G Suite באמת מכסה את כל הבסיסים בצורה ברורה וישירה. לכן, על סמך הניסיון שלי, זהו חובה לעסקים עם צוותי WFH.

קרולינה: מסייע באופן ברור לארגן משימות ולאמת מתי הן מוכנות

קודם כל כן! אנו משתמשים בתוכנת שיתוף פעולה כדי להקל על העבודה מרחוק לכולנו. זה נקרא באופן ברור והוא ממש טוב מכיוון שהוא עוזר לארגן משימות ולבדוק ולאמת מתי הן מוכנות. כמו כן, זה מאפשר לבוסים לבדוק את המחלקות שלהם, ואם יש להם את המטלות שלהם!

אני ממש ממליץ על האפליקציה הזו מכיוון שהיא ממש קלה לשימוש, כמו שקיימים הרבה אחרים שעובדים עם אותם עקרונות, למשל, טרלו, שגם הוא ממש טוב אבל גם קצת יותר מסובך לשימוש, זה בגלל שהוא נראה כמו לוח מחוונים בו אתה יכול לשים את כל הרעיונות שלך וליצור הרבה לוח מחוונים מיני והכל ... אבל זה עובד יותר עבור מעצבים גרפיים ומומחים יצירתיים ...

מצד שני, באופן ברור הוא טוב יותר מכיוון שהוא דומה יותר לרשימת בדיקה ונוצר במיוחד לעבודה מרחוק ולחברות ... חוץ מזה, הוא באמת פשוט ונוח לשימוש.

ניקולה בלדיקוב: Brosix מגיע עם שיתוף מסך ושלט רחוק

כלי שיתוף פעולה אחד-אחד, שיכול לעזור לארגון שלך לשפר את הפרודוקטיביות והביטחון שלו הוא Brosix Instant Messenger. Brosix היא אפליקציה מוצפנת מקצה לקצה שמגיעה עם תכונות ארגוניות שונות כמו צ'אט טקסט / אודיו / וידאו, שיתוף מסך ושליטה מרחוק, העברת קבצים בגודל בלתי מוגבל, לוח וירטואלי ואחרים. ניתן להשתמש בו בשולחן העבודה, בטאבלט, במובייל, כמו גם באופן מקוון לחלוטין דרך Client Web Client. זה מגיע בעלות סבירה, ואתה מקבל תקופת ניסיון חינם למשך 30 יום. הייתי ממליץ לעבור סשן הדגמה בחינם כדי לגלות כיצד והאם הכלי יתאים לצרכים שלך.

בן ווקר: רפוי, רפוי ועוד רפוי

זה בקלות הכלי הטוב ביותר שמצאנו עבור מה שאנחנו עושים. כספק שירותי שעתוק אנו זקוקים לעיתים קרובות לשוחח בצ'אטים קבוצתיים על לקוחות, על הסגנונות, הפורמטים, התבניות וההתאמות שלהם, כך שהרפיון ממש טוב לנו עבורנו. אנו יכולים לשתף קבצים מכל הסוגים עליו באופן מיידי, מה שמקל על שניים או שלושה מאיתנו להיות מסוגלים לראות את אותם הדברים בו זמנית. רישום תיעוד של כל מה שניתן לחפש הוא גם מוערך מאוד שכן עלינו לחזור לדברים מחודשים, או אפילו לפני שנים לפעמים, וזה בסדר לנו לחפש ולמצוא.

נלסון שרווין: כן לתוכנת שיתוף פעולה, לא עבור אסאנה

השתמשנו באסאנה במשך תקופה ארוכה, אבל אני אהיה כנה, אני לא חושב שזה טוב כמו אפשרויות אחרות בשוק. עבדתי בעבר עם פיפי וטרלו ואני מרגיש שאסאנה חסרה, זה לא כל כך ידידותי למשתמש ונראה לי שזה קצת מסובך להבין. לא הייתי אומר שמוטב יהיה לנו בלי להשתמש באפליקציית שיתוף פעולה, מכיוון שזה יירד במהירות לכאוס. אנחנו צוות גדול ובמיוחד כמנהל, אני סומך על זה אולי יותר מאחרים כדי להיות מסוגל לעקוב אחר הכל ולקבל תמונה ברורה איפה כולם נמצאים בתהליך שלהם. אז כן עבור תוכנת שיתוף פעולה, לא עבור אסאנה.

ג'ניפר מזנטי: צוותים מאפשרים לנו לאחסן את כל המידע הקשור לפגישה

עם עובדים ברחבי אירופה וצפון אמריקה, אנו תלויים ב- Microsoft 365 לעבודה מרחוק, תוך שימוש באפשרויות חזקות ומאובטחות לפגישות מקוונות (צוותים) ושיתופי פעולה (Outlook, Teams, OneNote, OneDrive).

צוותי ועידת וידיאו עשירה בתכונות מסייעת לגשר על הפער שנוצר כתוצאה מהוראות המרחק והבית להישאר בבית, מה שמגביר את המעורבות והמוסר. חברי צוות שפספסו את הפגישה או צריכים לסקור יכולים לגשת להקלטות פגישה ותמלול אוטומטי בהמשך. כלי אבטחה מספקים הצפנה ושליטה על גישה להקלטות ולהערות. טשטוש רקע ודיכוי רעשים ממזערים את הסחות הדעת מהילדים, חיות המחמד ורעש ביתי אחר.

צוותים מאפשרים לנו לאחסן את כל המידע הקשור לפגישה בשרשור הפגישה, מאובטח באמצעות הצפנה והרשאות. זה יכול לכלול הקלטות והערות פגישה, אג'נדות ומסמכים קשורים. זה כולל גם שילוב מלא עם כל מאפייני שיתוף הפעולה של Microsoft 365. לדוגמה, אתה יכול להעביר לחברי צוות או לשתף פעולה במסמך מבלי לעזוב את הפגישה.

בנוסף, Microsoft 365 מאפשרת לך לעבור משיטת תקשורת אחת לאחרת באופן מיידי. לדוגמה, אתה יכול לפתוח צ'אט בתוך Microsoft Word תוך עריכת מסמך ולחץ על כפתור הווידיאו כדי להתחיל שיחת וידאו בעת הצורך.

מקסים איבנוב: Redmine נוח במיוחד לתיאום של כל חברי הצוות שלנו

שיתוף פעולה של אנשי משטר מרוחק עשוי להיות מאתגר למדי, במיוחד עבור חברות עם למעלה מ- 250 עובדים כמו במקרה שלנו. לפיכך, כדי לגרום לכל התהליכים המרוחקים לפעול כמו שעון, בנינו את מערכת הניהול שלנו על ידי כיסוי של 3 תחומים עיקריים: ניהול משימות (Redmine, Jira), מעקב אחר זמן (Redmine) ותקשורת פנימית. Redmine נוח במיוחד מכיוון שאנו משתמשים בו לא רק לניהול פרויקטים אלא גם לתיאום של כל חברי הצוות שלנו. במהלך המשטר המרוחק הוא הפך להיות שימושי ביותר בזכות הממשק הידידותי למשתמש המובן שלו, וקלות השימוש בו. יתר על כן, כלי זה נוח למדי לאיסוף של ניתוחים פנימיים מכיוון שהוא מציג תרשימים עם משך הזמן הכולל, אותם תוכלו לסווג לפי המשתמש, סוג הבעיה, קטגוריה או פעילות.

כדי לספק תקשורת פשוטה ויעילה בין כל המחלקות והצוותים המשכנו להשתמש בצ'אט המפותח שלנו. יתר על כן, תוכנה שפותחה במיוחד לצרכי החברה אפשרה אינטראקציה חלקה בין כל העובדים, הפצה קלה של הודעות דחופות ותגובה מהירה. השימוש במגוון הכלים המוזכר מאפשר לנו לשמור על כל התהליכים העסקיים באותה רמה שהייתה לנו בזמן שעבדנו במשרד.

Rahul Vij: כלי שיתוף הפעולה הטובים ביותר עבור צוותים מרוחקים

Basecamp לניהול פרויקטים: זהו כלי שימושי לארגון עבודה, במיוחד עם צוותים מרוחקים. אנו משתמשים בו במשך שנים ומצאנו שטוב לייעל תהליכים ולפקח על מועדי מועדים. מנהלי פרויקטים מקצים משימות לחברי הצוות שלהם ב- Basecamp ומזכירים את המועד האחרון. עובדים עובדים על המשימות שהוקצו ומפרסמים דוחות בפלטפורמה. זה קל, פשוט ושימושי.

כונן Google לשיתוף פעולה בזמן אמת: כונן Google פירושו אחסון מאובטח של קבצים וגישה לכל הזמנים. באמצעות כונן Google קל לגרום למספר אנשים לעבוד על קובץ יחיד. מוקדם יותר הייתה לנו מערכת אחסון מרכזית. אבל החלפנו אותו ב- Google Drive ומצאנו שהיא אפשרות חסכונית ואמינה יותר.

DeskTime לניטור עובדים: זוהי אפליקציה למעקב אחר זמן המספרת מה עובדים מרוחקים עושים, האם הם פרודוקטיביים או לא, ואילו סוגים של משאבים הם משתמשים לצורך עבודתם. בחרנו ב- DeskTime לאחר השימוש ב- Hubstaff במשך מספר חודשים. DeskTime קל יותר, פשוט ויעיל יותר.

מפגש של גוגל לפגישות וירטואליות: קודם לכן השתמשנו בזום לפגישות מקוונות. לפני שהתגלו תנודות באפליקציה, מצאנו שהיא מעט מורכבת לשימוש. החלפנו אותו ב- Google Meet ומצאנו שהוא חלק יותר, פשוט יותר ובטוח יותר מאשר אמצעי ועידת וידאו אחרים.

ולדן שולופוב: ג'ירה מאפשרת לכולם לתקשר במקום אחד

כחברה לפיתוח זריז, אנו משתמשים בתוכנת שיתוף פעולה בין אם אנו עובדים במשרדנו או מרחוק, כמו כרגע. הכלי שבחרנו הוא Jira, תוכנת מעקב אחר בעיות שנוצרה על ידי אטלאסיאן, מכיוון שהיא מאפשרת לכל אחד, ממפתחים ועד אנשי צוות שיווק ליצור אינטראקציה במקום אחד במהירות ובקלות.

מה שבאמת הופך את הכלי הזה לכל כך מתאים לנו זו העובדה שכל חבר צוות יכול לעקוב אחר עבודתו, לרשום את הזמן שבילו על כל משימה, להקצות אחריות זה לזה ולקיים אינטראקציה בעזרתה. לכל מחלקה בחברה שלנו מרחב משלה, בו עובדים מאורגנים את כל תפקידם. יש גם Confluence, כלי משלים בו תוכלו לשתף קבצים ומדריכים שונים שיעזרו לצוות. כחברה המתמחה בפיתוח תוכנה טלפואית, למשל, יש לנו שם מדריך לתאימות של HIPAA כדי לספק לצוות את כל המידע הדרוש בנושא זה.

טום מסי: רפיון ואסאנה משמשים מדי יום יחד עם צוותים מרוחקים

Slack ו- Asana הם שני כלי שיתוף פעולה נהדרים המשמשים מדי יום בעבודה עם צוותים מרוחקים. רפיון הוא דרך קלה לתקשר אחד על אחד, עם צוות מסוים או עם החברה כולה. אתה יכול להשתמש בערוצים שונים לצרכים שונים של החברה, וזו דרך נחמדה לשמור על קשר עם עמיתינו בזמן שהם מרוחקים. אסאנה הוא לא רק כלי שיתוף פעולה טוב לצוות שלנו, אלא גם כלי ארגוני נהדר עבור כל עובד. אסאנה עוזרת לצוות שלי להישאר מעודכן במשימות, להתעדכן בתאריכי תאריך, ודרך נהדרת לתעד את ציר הזמן שייקח ומה צריך לעשות כדי להשלים כל משימה. אתה יכול אפילו @ חברי הצוות שלך ליידע אותם מתי משימה נעשית, יש לבצע אותה או זקוק לעזרה נוספת. החלק הטוב ביותר הוא שתצליחו לקודד את הכל, מה שהופך את זה לכיף להסתכל עליו וקל להתארגן עליו.

דניאל ג. מוגנסן: הערוצים ב- Slack הם מכוונים לנושא

החברה שלי משתמשת ב- Slack לתקשורת מאז הקמנו את החברה. Slack, הפועל בעיקר ככלי תקשורת, מסייע לארגון בגלל תקשורתו המפולחת המבוססת על ערוצים. ערוצים על רפיון הם מכווני נושא, בניגוד לארגון על ידי האנשים שמשתתפים בהם. הנושאים השוטפים אליהם אתה צריך לחזור ולברר על מה דיבר, קל לגשת אליהם ולמצוא את המידע הדרוש לך פשוט על ידי גלילה.

טיפ להפיק את המרב מהסלאק הוא לבדוק את שילוביו הרבים. החל מ- HR, ארגוני, וכלים לבניית צוות - תוכלו למצוא שלל אפליקציות שימושיות לעסק הקטן שלכם. דבר פנטסטי באינטגרציות של Slack הוא שתוכלו להשתמש בהן מבלי להתחייב ליישומים מגושמים ולבזבז זמן כדי להתרגל לממשקים שלהם, ולשלם לפעמים עבור תכונות שאינכם זקוקים אפילו כעסק קטן.

אלכס שוטה: צורך בתוכנת שיתוף פעולה אמינה זה הכרח

עם אופי העסק שלנו, צורך בתוכנת שיתוף פעולה אמינה הוא הכרח. אנו משתמשים כעת ב- Slack וממליצים עליו בחום. אנו משתמשים ב- Slack כבר לא מעט זמן ואנחנו אוהבים שזה יכול להוריד אותה בקלות על שולחן העבודה, הנייד והטלפון הנייד שלך. יש לו הרבה תכונות, כולל אפשרות לגשת לצוותים מרובים בחשבון משתמש יחיד שהוכח כמועיל מאוד עבורנו והופך את התקשורת עם צוותים שונים לקלים ומאורגנים בהרבה.

מאפיין נוסף שהועיל לנו מאוד הוא ש- Slack מאפשר לך ליצור ולתייג חוטים באופן ספציפי לנושאים שאתה רוצה לדון בהם חברי הצוות שלך יכולים לגשת אליהם, אתה יכול גם לבצע שיחות ולשלוח הודעות פרטיות לחברי הצוות שלך ולהגיש השיתוף הוא גם מהיר וקל. אנו מגלים כי השימוש בתוכנה ספציפית זו מקל על הצוות שלנו לתקשר ולארגן משימות בצורה יעילה. אני חושב שזה אידיאלי להשתמש בתוכנת שיתוף פעולה במיוחד כשצריך לעבוד בהתקנה מרחוק, יש הרבה אפשרויות בשוק, אך וודאו למצוא אילו מאלה יתאימו לצרכים של הצוות שלכם בצורה הטובה ביותר.

Krit Saiyyam: Trello מאפשר לחברים לאחד ולארגן פרויקטים ללוחות

אנו משתמשים ב- '* טרלו *' ככלי לשיתוף פעולה עבור הצוות שלנו. Trello מאפשר לחברים לאחד ולארגן פרויקטים ללוחות. זה יישום נהדר לספר לך על מה עובדים, על מי עובד על מה, ואיפה משהו נמצא בתהליך. מכיוון שאנו עוקבים אחר מתודולוגיות קאנבן, טרלו הוא המתאים ביותר לשמור על היצירה של היצירה מהקמתה ועד סופה.

חברת Trello Business מאפשרת לנו להפוך תהליכים אוטומטיים המשמשים את מנהלי הפרויקטים לפשט משימות ידניות. בטרלו ניתן לעקוב אחר מספר חברים ופעילותם על פני לוחות שונים. בכל לוח ניתן לתת או ליצור משימות כאשר מספר רב של חברים בעלי גישה לכרטיסים אלה. בתוך הקלפים ניתן לקבוע מועדים, התקדמות פעילות, קבצים מצורפים, קישורים, רשימות ביקורת ומעבר לה. במיוחד ה- UI וה- UX הפשוטים ושמירה תוך כדי כתיבה במנגנון בזמן אמת שהכלי מציע הוא יוצא דופן.

שרדה קומארי: צוותים בארגון מתעקשים לעבוד יחד

1). רפיון: זהו ערוץ התקשורת שלנו בו אנו מתחברים זה לזה על ידי צ'אט ו / או שיתוף של מידע רלוונטי כלשהו. זו פלטפורמה קטנה אבל זה מאוד נוח לשמור על קשר עם כל הצוות. יש לנו קבוצות ברמת צוות ורמת ארגון בהן אנשים משתפים פעולה, משתפים מידע, אוגרים את התקשורת שלהם.

2). Google Meet: לכל שיחות הווידיאו והקוליות הקבוצות אחד לאחד, אנו משתמשים ב- Google Meet. אנו משתמשים ב- Google Meet לכל הפגישות בצוות עם שיתופי מסך, החלפת קבצים ופעילויות מהנות. זה נותן לנו את התחושה כאילו אנחנו יושבים אחד ליד השני. יש גם תכונה נוספת בה אנו משוחחים גם יחד.

אנסטסיה כליסטובה: הרעיון בולט מפתרונות אחרים לניהול פרויקטים

צוות השיווק שלנו משתמש בכלי לניהול פרויקטים של Notion מדי פעם כבר יותר משנה. אבל במהלך החודשיים האחרונים זה הפך להיות מקום העבודה שלנו לכולם, אפילו הקטנים ביותר. להלן כמה מקרי השימוש בהם אנו משתמשים בכלי:

• רשימות מטלות שבועיות ויומיומיות לשיווק
• לוח השנה לעריכת הבלוג
• תוכניות סיפון
• משימות ספרינט של שבועיים
• בסיס ידע פנימי

הרבה משימות שקודם לכן יכולנו לדון בהן במשרד במהלך הפסקת קפה עברו עכשיו לרעיון וקיבלו שם מרחבי עבודה נפרדים. הכלי בולט מפתרונות אחרים לניהול פרוייקטים בעיצוב האינטואיטיבי והמלוטש שלו. יתר על כן, כל סביבת עבודה ניתנת להתאמה אישית של 100% עם מספר רב של תבניות, כריכות, אמוג'ים, ומה לא. מה שחשוב גם הוא ש- Notion הוא בחינם לשימוש אישי ויש לו תוכניות תמחור משתלמות לשיתוף פעולה בצוות.

כריס סטיבן: Gsuite - אנחנו פשוט לא יכולים בלעדיו

תוכנת שיתוף הפעולה הטובה והשימושית ביותר שעזרה לי ולצוות העוזרים הווירטואליים שלי היא Gsuite.

אנחנו פשוט לא יכולים בלעדיה.

Gsuite היא חבילה משולבת של אפליקציות שיתוף פעולה ופרודוקטיביות מבוססות ענן ומאובטחות המופעלות על ידי Google AI.

אחד הדברים הנחמדים ב- Gsuite הוא שהוא מגיע עם אחסון בלתי מוגבל לתמונות, קבצים, מסמכים והודעות דואל.

יתרון גדול נוסף הוא שהוא מתפקד יותר כמו All-in-One. זה כולל דואל עסקי של Gmail, לוחות שנה משותפים, עריכת ואחסון מסמכים מקוונים, פגישת וידאו, ועידה ועוד ועוד.

השימוש ב- Gsuite חסך לנו הרבה יותר ואני לא יכול להמליץ ​​עליו מספיק.

אנו משתפים פעולה מכל מקום במהירות ובקלות שיתוף קבצים בזמן אמת תוך כדי תנועה. אין בעיות.

הרשימה האולטימטיבית של כלי השיתוף הטובים ביותר עבור צוותים מרוחקים:

• זום: ועידת וידאו, ועידת אינטרנט, סמינרים ברשת
  
• רפיון: ברוך הבא למטה החדש שלך
  
• שרבוט: כלי לתזמון פגישות מקוון בחינם
  
• סקייפ לעסקים
  
• VirBELA: עתיד העבודה
  
• monday.com: פלטפורמה אחת, עבודת צוות טובה יותר.
  
• BlueJeans: ועידת וידאו, שיתוף מסך, שיחות וידאו
  
• נהל את עבודות הצוות שלך, פרויקטים ומשימות באופן מקוון · אסאנה
  
• טרלו: ארגן כל דבר עם מישהו, בכל מקום!
  
• Basecamp: ניהול פרויקטים ותקשורת צוותים
  
• Milanote - הכלי לארגון פרויקטים יצירתיים
  
• כלוב: יכול לעצב, לשנות ולשתף נכסים במהירות ובאופן מאובטח עם לקוחות
  
• מירו: פלטפורמת שיתוף פעולה חזותית מקוונת לעבודת צוות
  
• Stickies.io
  
• שליח טלגרם
  
• Google Docs: מסמכים מקוונים בחינם לשימוש אישי
  
• קציר: תוכנת מעקב זמן מקוונת פשוטה
  
• וואטסאפ
  
• תוכנת CRM ופתרונות מחשוב בענן - Salesforce
  
• Taskeo - תוכנה לניהול פרויקטים ואוטומציה
  
• אחסון ענן לעבודה ולבית - גוגל דרייב
  

כעת יש לך את כל התוכנות והכלים לשיתוף פעולה מרחוק הדרושים לביצוע כל עבודה מרחוק עם כל צוות!