أفضل أدوات التعاون للفرق البعيدة: 50+ من نصائح الخبراء

هناك الكثير من الأدوات المختلفة المتاحة للتعاون مع الفرق البعيدة ، والتي يمكن أن تعمل لعدة استخدامات.

من أجل أن نكون قادرين على فهم الصفات والمشاكل التي تأتي مع بعض منهم ، طلبنا من مجتمع الخبراء إبداء ملاحظاتهم حول أدوات التعاون للفرق البعيدة.

في حين أن معظمهم يستخدمون Slack ، Asana ، أو حل G Suite أو Microsoft Office 365 وبرنامج Teams الخاص به ، إلا أن بعض الأدوات الأخرى الأقل شهرة يمكن أن تكون رائعة أيضًا لتعاون الفرق البعيدة!

قد تختلف أفضل أدوات التعاون للفرق البعيدة اعتمادًا على استخدامك الدقيق - لذلك ، قد تساعدك مراجعات برامج تعاون الفريق عن بُعد من الخبراء في تحديد أفضل أدوات التعاون لعملك عن بُعد والبرامج المناسبة للفرق البعيدة في مجال عملك!

هل تستخدم برنامج تعاون للعمل مع فريقك البعيد؟ أيهما هو ، ولماذا هو جيد - أو لماذا من الأفضل استخدام برنامج آخر / لا شيء على الإطلاق؟

ستيف كوبر: ثلاث من أفضل أدوات التعاون للفرق البعيدة

• Zoom رائع للاجتماعات الرسمية. تشمل الميزات الخاصة التصويت ، والسبورة البيضاء وغرف الاختراق - وهي رائعة للتعاون وبناء الفريق الافتراضي. البدائل الجيدة هي Microsoft Teams و Skype و WebEx و Google Hangouts / Meet
• يعتبر Slack فعالًا في التواصل الجماعي طوال اليوم. تشمل الميزات الخاصة استطلاعات الرأي ، ومشاركة العواطف ، ومكالمات لحظة واحدة على حدة.
• تعد استفتاءات Doodle رائعة لتنظيم الاجتماعات عندما لا يكون لدى الحاضرين نظام تقويم مشترك / متصل.

ليف ألين: الأكثر شيوعًا هو Skype For Business

يقول صانعو القرار أن مكالمات الفيديو أو الاجتماعات تساعدهم على الشعور بالتقرب من فرقهم (27٪) ، والحفاظ على العلاقات الشخصية أثناء العمل من مكان آخر (24٪) ، وبناء الثقة في علاقات العمل (23٪).

وفقًا للبحث ، فإن أكثر هذه المنصات شيوعًا هي Skype for Business (يستخدمها 38٪ من المستخدمين النهائيين) و Microsoft Teams (27٪) و Webex (16٪).

يمكن لمعدات الصوت الجيدة مثل  سماعات   الرأس و سماعات   الرأس ومكبرات الصوت أن تخفف من نقاط الألم السمعي داخل وخارج المكالمات. تأتي أفضل  سماعات   رأس الشركات في السوق اليوم بأزرار مخصصة لإطلاق أدوات التعاون على الفور.

هذه النتائج مأخوذة من تقرير EPOS فهم تجارب الصوت ، الذي استطلع 2500 مستخدم وصناع قرار لأجهزة الصوت ، يعمل أكثر من 75٪ منهم في مؤسسات تضم أكثر من 200 شخص.

Debbie Biery: يقدم VirBELA بديلاً جيدًا لمكالمات Zoom

يستخدم فريقي نظامًا افتراضيًا يسمى VirBELA. نقوم بتسجيل الدخول باسم Avatars ونتعاون مع أشخاص من جميع أنحاء العالم في بيئة افتراضية. توفر هذه المنصة طريقة سهلة وفعالة لمشاركة الأفكار وحضور المؤتمرات ، وتوفر بديلاً لطيفًا لمكالمات Zoom. لديّ غرفة فريق مخصصة حيث يمكنني عرض موقع الويب الخاص بي وعروض PowerPoint التقديمية ومواد التسويق. إن انقطاع مكالمات الفيديو هو فترة انتظار مرحب بها لأننا لا نضطر إلى إثارة الجدل حول الشعر والملابس ، وما إلى ذلك. بدلاً من ذلك ، ينصب التركيز على الموضوع المطروح وهناك شعور قوي بالمجتمع والتواصل الذي يأتي من هذا النوع من التفاعل .

Justina Bakutyte: monday.com تمكننا من العمل بكفاءة وشفافية

كفريق تسويق صغير مكون من 4 أشخاص اعتادوا على الجلوس بجانب بعضهم البعض ومشاركة التحديثات مع الدوران البسيط لكرسي المكتب ، اضطررنا إلى تبني العمل عن بُعد بسرعة كبيرة والعثور على الأدوات اللازمة لدعم عملياتنا.

بعد اختبار العديد من أدوات برامج التعاون من قبل ، وصلنا إلى monday.com ونستمر في تقدير وظائف المنتج التي تمكننا من العمل بكفاءة وشفافية.

ما هو رائع في monday.com - ويا ، هذا ليس قابسًا ، فقط أحب هذا البرنامج حقًا - هو أنه يقدم مجموعة متنوعة من المشاهدات ، من الجداول البسيطة إلى عرض التقويم ، لوحة kanban ، المخطط الزمني ، وما إلى ذلك. بمعنى ، يمكنك اختيار العرض الذي يناسب نوع مهمتك بشكل ديناميكي: مسوقو المحتوى - ربما يكون عرض التقويم هو الأفضل ؛ المطورين والعمليات - لوحات kanban على طول الطريق! من الجيد أيضًا أن يكون لديك لوحات مشتركة حتى نتمكن من التحقق من أولويات بعضنا البعض والتقدم والمزيد بسهولة.

روبرت كينزل: أولئك الذين لديهم غرف اختراق للفيديو ، وهم Zoom و BlueJeans

أفضل منصات الاجتماعات الافتراضية للتعاون الجماعي الكبير وورش العمل الافتراضية هي تلك التي تحتوي على غرف اختراق الفيديو ، وهي Zoom و BlueJeans.

من حيث الاتصال بالمجموعة الصغيرة حيث يتمتع الجميع بفرصة التحدث والاستماع والمشاهدة ، تعد غرف اختراق الفيديو هي أفضل ميزة للتفاعل. تحتوي بعض الأنظمة الأساسية الأخرى على غرف اختراق الصوت فقط ، ولكن التفاعل البصري ينخفض ​​بشكل كبير بينما تزداد المهام المتعددة على التطبيقات الأخرى بسرعة. لن تدعم أي غرفة اجتماعات افتراضية تضم أكثر من 6 أشخاص مناقشة الفريق بالكامل نظرًا للوقت الذي يستغرقه كل شخص للتحدث ولأن موضوعات المحادثة تتطور قبل أن يحصل الجميع على فرصة للمساهمة. تعد الاستطلاعات ومربعات الدردشة وردود الفعل التعبيرية رائعة للفرق الكبيرة ولكن لا يوجد أي منها يكرر الحوار الفعلي على الكاميرا.

خارج منصات الاجتماعات ، تعتبر كل من ألواح الكتابة التعاونية Miro و Mural ممتازة للتعاون الفوري والمستمر. يتجاوزون أي لوح معلومات ستجده في غرف الاجتماعات الافتراضية لأنها تسمح بالحفظ والتصدير والوصول بمرور الوقت للأشخاص الذين يعملون في أوقات مختلفة ، وتضمين الملفات ، والتعليقات على المحتوى ، والوصول المصرح به والوصول المجهول اعتمادًا على احتياجات المضيف. القوالب المدمجة مذهلة وتوفر الكثير من الوقت.

ستيفاني ريل: سلاك للتواصل المستمر ، أسانا لإدارة المشاريع

أداتان يستخدمهما فريقنا للتعاون عن بُعد هما Slack و Asana.

نستخدم Slack للتواصل والتحديثات المستمرة. نستخدم Asana لإدارة المشاريع لعمل عملائنا. تحتوي منصة Asana أيضًا على ميزة التعليقات حتى تتمكن من تقديم التعليقات المتعلقة بالمشروع إلى الفريق بأكمله. لقد استخدمنا هذه الأدوات لإدارة عمل العميل لأكثر من عام ونحبها.

نيكول كيني: نستخدم العديد من أدوات التعاون لإبقاء الفريق على اتصال

في Procurify ، نستخدم العديد من أدوات التعاون لإبقاء الفريق على اتصال أثناء العمل عن بُعد.

تتضمن هذه الأدوات:

Slack & Zoom (للتواصل اليومي عبر جميع الفرق) ، المفهوم (للتوثيق المركزي) ، BambooHR (لإدارة الأشخاص ، طلب إجازة) ، رسائل البريد الإلكتروني (هل يمكنك العيش بدون هذه :) :) ، بالإضافة إلى أدوات أخرى لـ فرق محددة مثل تطبيق DailyBot slack للعروض اليومية ، Confluence و ZenDesk للفريق الهندسي.

ومع ذلك ، نحن نحاول اتباع نموذج الناس والعمليات والأدوات. لذا نسعى لفهم ما يحتاجه أعضاء فريقنا للعمل معًا بكفاءة أولاً ، ثم فهم العمليات والأدوات التي يجب وضعها لدعمهم. لقد أنشأنا سياسة عمل عن بُعد من السهل اتباع النصائح حول كيفية التعاون بشكل أفضل أثناء العمل عن بُعد مع مجموعتنا التقنية.

بالإضافة إلى ذلك ، نطلق استبيانات شهرية حول ما يعمل لأعضاء فريقنا وما هي مجالات الاتصال التي تحتاج إلى تحسين.

جين فلاناغان: يسمح لك Trello بالتخطيط والتواصل وتنظيم المهام

تريلو هي الأداة الأولى التي أستخدمها للتعاون.

Trello هي منصة رائعة تسمح لك بالتخطيط والتواصل وتنظيم المهام بشكل فعال للغاية.

باستخدام هذا التطبيق ، يمكنك تعيين المهام لأفراد مختلفين ، وتحديد المواعيد النهائية ، ومشاركة المستندات ، والتواصل ، والمزيد. يقلل بشكل كبير من الحاجة إلى اجتماعات افتراضية مزعجة طويلة.

جيسون لي: استخدم العديد من المنصات المختلفة التي تعمل معًا بشكل جيد

أصبح الحصول على نتائج من فريقك البعيد أسهل كثيرًا عندما تكون قادرًا على الاستفادة من التكنولوجيا. ما لم تكن مستعدًا لإنفاق الكثير من المال على بناء مخصص ، فستحتاج إلى العمل مع منتجات التعاون المتاحة حاليًا في السوق المفتوحة. ما وجدناه هو الأفضل بالنسبة لنا هو استخدام العديد من المنصات المختلفة التي تعمل معًا بشكل جيد. للتواصل ، نحن نحب الركود. للعمل على المشاريع وإدارة المواعيد النهائية ، نستخدم Basecamp. والجزء الأفضل؟ يندمج الاثنان معًا بشكل جيد. قبل اختيار التشكيلة المثالية ، حدد ما هو مهم بالنسبة لك وما هي الميزات التي لا يمكنك العيش بدونها. يمكن أن يساعد في قطع الضجيج في عملية الاختيار.

نانسي بيكر: أدوات تعاون مثل Milanote و Cage

أدير Childmode في المنزل ولن يكون ممكنًا لي إذا لم أستخدم أي برامج تعاون لإدارة الموظفين عن بُعد. أنا شخصياً أستخدم أدوات التعاون مثل Milanote و Cage.

أستخدم Cage للتنسيق مع فريقي وإدارة الجداول الزمنية والمواعيد النهائية والتعامل مع سير عمل المشروع. التطبيق سهل الاستخدام للغاية ويمكن حتى للأشخاص غير التقنيين أن يعتادوا عليه في غضون أيام. يقدم Milanote من ناحية أخرى إلى حد ما نفس الخدمات مثل Cage لكني أجد أنه يعمل بشكل أفضل للفرق التي تعمل في التصميم الإبداعي. على هذا النحو ، أستخدم ميلانو للعمل مع مصممي الويب وفريق تحسين محركات البحث لإنشاء تصميمات جذابة وصديقة لتحسين محركات البحث لموقع الويب الخاص بي.

راندي فاندرفات: يمكننا استخدام Slack في أي جهاز

Slack هو أداة التعاون رقم واحد لإدارة الفرق البعيدة.

Slack هي أداة اتصال في مكان العمل سهلة الاستخدام. يوفر خيارات المراسلة الفردية ودردشة الفيديو. يحدث الاتصال في مكان واحد ويمكن تقسيمه عن طريق إنشاء قنوات. كل قناة مرئية لأعضاء الفريق المعنيين.

يحتوي Slack أيضًا على خيار مشاركة الملفات الذي يجعل مشاركة الملفات بسرعة مع فرقنا البعيدة. من السهل أيضًا البحث عن الملفات والمحتوى الذي شاركته قبل عدة أسابيع من مربع بحث واحد.

يحتوي Slack أيضًا على تطبيق للجوال وسطح المكتب يمكننا استخدامه في أي جهاز. هذا يسمح لنا أيضًا باستخدام تطبيق واحد فقط ، مما يوفر لنا عناء إدارة العديد من الرسائل القصيرة وتطبيقات الهاتف المحمول. وهذا يضمن التواصل الواضح والسريع بين جميع أعضاء فريقنا البعيدين في أي وقت من اليوم.

رايمر مالون: لا شيء يضاهي أسانا

شعار شركتي هو أنه إذا لم يكن في Asana ، فلن يحتاج إلى القيام به.

Asana هو تطبيق لإدارة المشاريع والمهام سهل الاستخدام ومعقد من حيث الوظائف. لديها أدوات جدولة تسمح بالتوقيت المناسب والواجبات لأعضاء الفريق الرئيسيين. البرنامج بديهي ولديه تدفق المهام إلى جانب القدرة على العديد من الموظفين.

أسانا هو أفضل برنامج تعاون في السوق ، لا شيء.

كيني ترينه: سلاك وتريللو

الركود في منصة الاتصالات التجارية. كما هو الحال في Telegram أو Whatsup ، يمكنك توصيل فريقك البعيد باستخدام Slack ، ولكن لديه أيضًا العديد من الإيجابيات. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قنوات خاصة - قناة التطوير وقناة التسويق وقناة المبيعات وما إلى ذلك ، وسيرى أعضاء فريقك حول المشكلة التي تتحدث عنها أو تسأل عنها. أيضا ، يمكنك إجراء مكالمات تجارية سريعة باستخدام Slack.

بمساعدة Trello ، يمكنك إدارة جميع مهام العمل والمواعيد النهائية. يمكنك تقديم التعليقات على المهام واختيار الأولوية لها وتقديرها. هذا أمر بالغ الأهمية لأنه لن يضيع أي شيء وسترى النتيجة النهائية للمهمة.

Yana Carstens: Miro and Stickies.io للأفكار والتعاون

معظم الاجتماعات سيكون لها جانب من التعاون والعصف الذهني. للحصول على أفكار وتعاون ، أفضل استخدام Miro و Stickies.io. لكي تكون الأفكار ناجحة ، يجب أن يكون جميع المشاركين قادرين على تقديم أفكارهم بصريًا. يمكّن Miro الجميع من رسم وتصور ما تتم مشاركته في الوقت الفعلي. إنها التجربة البعيدة الأكثر فعالية مقارنة بجلسة السبورة الشخصية. يأتي مع العديد من القوالب المفيدة التي يمكن بناء فرق العمل بها أيضًا.

Stickies.io ، أرغب في استخدامه كلما احتجنا إلى خريطة تقارب أو ابتكار الكثير من الأفكار. تمكن هذه الأداة أيضًا جميع المشاركين من المساهمة في نفس الوقت وتمكننا من تنظيم أفكارنا بصريًا.

للتواصل والمشاركة بشكل عام ، كان المفضل لدي هو Slack.

ألان بورش: أفضل ثلاث أدوات تعاون لإدارة فريق بعيد

الأول هو أسانا. هذه أداة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت تمكن أعضاء فريقي من الاستمرار في التركيز على المهام والأهداف والمشاريع اليومية لمساعدة الأعمال على النمو. يحتوي على واجهة لوحة معلومات سهلة الاستخدام ولديه نظام أساسي يتيح لي رؤية حالة أي مشروع في لمحة.

ثم هناك Zoom ، وهي منصة سهلة الاستخدام للندوات وعقد المؤتمرات عبر الويب تتيح التعاون الافتراضي المفصل. إنه أمر رائع لاجتماعاتنا الافتراضية لأنك ستسمع وترى المشاركين في HD بالإضافة إلى مشاركة الشاشات والصور والمستندات والمحتوى السحابي. Zoom سهل الاستخدام وسهل الاستخدام وقابل للتطوير.

أخيرًا ، نستخدم Slack كتطبيق اتصالات رئيسي. حيث يمكن للموظفين الحصول على تعليقات فورية والتواصل معي أو مع زملائهم ، سواء على أساس فردي أو في مجموعات. ميزة في Slack هي الأكثر قيمة هي القدرة على تثبيت التطبيقات التي تقدم تقارير تلقائيًا عن نشاط الأعمال ، مثل المشتركين الجدد في البريد الإلكتروني أو مراجعات المنتج ، وبرامج الروبوت التي تساعد على إبقاء الموظفين على اتصال.

كريس: سلاك له التأثير الأكبر

لقد عملت عبر عدد من الفرق البعيدة في مجموعة متنوعة من الأدوار لوظيفتي اليومية وموقع المدونة.

خلال ذلك الوقت ، استخدمت أيضًا برامج مختلفة للبقاء على اتصال ، وكان لسلاك حتى الآن التأثير الأكبر.

لديها عدد من المزايا. أولاً ، هي المرونة التي توفرها كأداة للدردشة. نحن نعمل مع الكثير من المقاولين ومقدمي الخدمات ، لذلك فإن السماح لهم بالوصول إلى قناة معينة في حساب الشركة المتراخي أمر رائع. هذا يعني أنك لست بحاجة إلى البحث في تطبيق آخر لتكون عبر المحادثة.

والآخر هو سهولة الاستخدام. من السهل البدء ، ولكنه يقدم أيضًا العديد من الإشعارات الفريدة التي يمكن أن تساعد في أتمتة عمليات عملك.

لا يمكننا فقط عرض تصميمات الواجهة ضمن slack ، بل يمكنك أيضًا ربط برنامج الدعم الخاص بك لإعلام القناة عند إنشاء تذكرة دعم عملاء جديدة. أوصي به لأي عمل - كبير أو صغير!

أندريا لوبيير: الأدوات والتطبيقات التي يمكن أن تساعد فريقك على الحفاظ على الإنتاجية وفي الوقت المحدد

عند إدارة القوى العاملة عن بعد ، من الضروري الحفاظ على الجميع في نفس الصفحة (حرفيا). هذا هو السبب في أنها فكرة رائعة للبحث عن الأدوات والتطبيقات التي يمكن أن تساعد فريقك على الحفاظ على الإنتاجية وفي الوقت المحدد.

Slack هو تطبيق رائع للاتصال والتعاون في المهام عبر الرسائل السريعة. تعد هذه الخدمة الشبيهة بالرسول مثالية لعمليات تسجيل الوصول السريعة التي لا تتطلب الوقت المستغرق لإرسال بريد إلكتروني رسمي ثم تنتظر الرد. يحصل المتلقي على اتصال لهاتفه أو جهاز الكمبيوتر الخاص به ، وإذا كان على رأس الأمور ، يمكنك الحصول على استجابة في غضون ثوانٍ قليلة ، والتي يمكن أن تكون حاسمة عندما تنتظر المضي قدمًا في جانب معين من مهمة.

الآن ، عندما يتعلق الأمر بتفويض المهام وجدولة المهام ، فإن أسانا هي بالتأكيد الطريق المناسب. يمكنك إنشاء المهام بسرعة وسهولة باستخدام الأوصاف والصور والمستندات ، وتعيينها بسهولة لأعضاء فريقك. سيقوم التطبيق بتتبع مهامك وإعلامك عندما يكون هناك شيء مطلوب. الشيء الرائع هو أنه يمكنك حتى تكليف نفسك ، لذلك فهي مثالية لفريق يتعاون في مشاريع متعددة.

برنيس كويك: نستخدم حاليًا برنامج التعاون التالي

نحن نستخدم حاليًا برنامج التعاون التالي:

• برقية للتواصل اليومي
• تكبير للاجتماعات والمناقشات عبر الإنترنت
• المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google للتحرير المشترك للمستندات في الوقت الفعلي
• أسانا لإدارة المشاريع ورصد المواعيد النهائية
• الحصاد لتتبع المهام

بالنسبة إلى Telegram ، إنه رائع للمناقشات اليومية ومشاركة الملفات واستخدام الملصقات اللطيفة لإجراء محادثات جذابة. ولكن إذا كان عملك يتضمن العديد من العملاء أو مشاريع مختلفة ، فقد تفضل استخدام برنامج مثل Microsoft Teams أو Slack أو Discord. تسمح لك هذه البرامج بإعداد قنوات مختلفة لكل مشروع بحيث يشارك فقط في المناقشة المسؤولون عن هذا المشروع.

أما بالنسبة إلى Zoom و Asana و Harvest ، فلديهم خطط مجانية ومدفوعة. يتيح Zoom فقط 40 دقيقة من وقت المكالمة في المرة الواحدة ، لذلك إذا كانت اجتماعاتك تستغرق وقتًا أطول من ذلك ، فمن الأفضل الحصول على الخطة المدفوعة. Harvest Pro هو 12 دولارًا للفرد في الشهر لعدد غير محدود من الأشخاص والمشاريع. تتمتع أسانا بميزات متميزة متوفرة فقط للخطة المدفوعة. أخيرًا ، يمكن استخدام مستندات / أوراق / شرائح Google مجانًا وتأتي مع ميزات رائعة.

نيلي أورلوفا: لا يزال يتعين علينا استخدام العديد من المدارس القديمة بالتوازي

في InnMind لدينا فريق موزع في 6 دول مختلفة وكان برنامج التعاون للفرق البعيدة نقطة الألم لفترة طويلة. بعد بحث واختبار طويل للأدوات المختلفة المتاحة في السوق ، ما زلنا لم نجد الأداة المثالية الوحيدة التي يمكن أن تلبي جميع احتياجاتنا. الاثنين ، Wrike ، Confluence ، وما إلى ذلك - إما أن يخسروا في سهولة الاستخدام أو في السعر مقابل عامل القيمة. لذلك ، بعد 5 سنوات من التجارب باستخدام أدوات التعاون الجماعي الجديدة ، لا يزال يتعين علينا استخدام العديد من أدوات المدرسة القديمة بالتوازي: Trello و Google Sheets للتخطيط وإدارة المهام والمشاريع ، Slack و WhatsApp للتواصل عبر الفرق بطلاقة.

السيد عمار شهيد: نستخدم سلاك للتواصل مع الفريق بأكمله

اختارت إدارتنا Slack لأن معظم الموظفين على دراية بالفعل باستخدامه ، وأولئك الذين ليسوا كذلك ، حتى يجدونها مفيدة حيث أن واجهته تشبه إلى حد كبير غرفة دردشة المراهقين التي تجعل من السهل استخدامها وفهمها بسهولة.

تشمل الخيارات الفريدة التي تسرع الأداء الأداء تثبيت الرسائل والروابط إلى القنوات المطلوبة عندما نحتاج إلى المعلومات على الفور. خيارات بحث متقدمة للبحث عن قطعة من المعلومات من عدة أيام من الاتصالات الخلفية.

يعد تتبع المستندات وإدارتها بالإضافة إلى الاتصال بجميع الأقسام وكل عضو في الفريق بشكل فردي وكفريق أيضًا ميزة حيوية لهذا البرنامج. قبل كل شيء ، يقف خيار التذكير كميزة تنافسية لاستخدام هذا البرنامج.

Joaquim Miró: لقد طورنا أداة الحضور عن بُعد VR SaaS

عندما يصبح العمل عن بعد هو القاعدة ، سيكون من المهم وجود طرق للتفاعل شخصيًا بغض النظر عن القرب الجسدي. لقد قمنا بتطوير أداة الحضور عن بعد VR SaaS التي تسمح بذلك بالضبط. يمكن للفرق ارتداء سماعة الرأس واللقاء معًا أمام برج إيفل ، على الشاطئ في البرتغال ، في المقر الرئيسي أو مكاتب الأقمار الصناعية ، وفي أي مكان آخر يتم تحميله على النظام الأساسي كفيديو 360.

هذا هو التطبيق الأول من نوعه ، مما يسمح بالتفاعلات وجهًا لوجه في أي مكان في العالم ، بين الأشخاص الموجودين في مواقع مختلفة.

مدحة ميهتا: نعتمد على العديد من الأدوات للتنسيق والتواصل مع أعضاء الفريق البعيدين الآخرين

كشركة لديها موظفين في جميع أنحاء العالم ، نعتمد على العديد من الأدوات للتنسيق والتواصل مع أعضاء الفريق البعيدين الآخرين. تشمل هذه الأدوات Hubstaff و SharePoint و Skype و GoToMeeting ، إلخ. أكبر تحدٍ نواجهه مع الفرق البعيدة التي تعمل في ثلاث دول هو تتبع المشاريع وإدارتها. لدينا مئات المهام التي يتم تعيينها والعمل عليها وإنجازها على أساس يومي. لهذا السبب ، يعد Basecamp أحد أدواتنا المفضلة. يحتوي حل إدارة المشروع هذا على لوحة تحكم سهلة الاستخدام تمكننا من تتبع المهام وإدارتها بسهولة. باستخدام Basecamp ، يمكننا إنشاء المهام وتعيينها مع المواعيد النهائية ، ووضع علامة على المشرفين وأعضاء الفريق كمشتركين ، ومشاركة المستندات ، والتعاون عبر لوحة الرسائل. يمكن للمديرين مراقبة مهام أعضاء الفريق الفردية لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية. بالنسبة لي ، أفضل جزء من Basecamp هو تحديثات البريد الإلكتروني الخاصة به. يتلقى جميع أعضاء الفريق تنبيهات بالبريد الإلكتروني للمشاركات والردود وحالات المهام الجديدة. تضمن إشعارات التنبيه عبر البريد الإلكتروني من Basecamp ألا تقع المهام بين الشقوق - حتى إذا لم نقم بزيارة Basecamp بشكل متكرر.

محمد حمزة شهيد: سلاك يتكامل مع الخدمات بنجاح

بالإضافة إلى الاعتماد على Google G Suite الذي يتضمن المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية وأدوات الاتصال مثل Hangouts و Google Meet ، أستخدم برنامج Slack. يدمج بنجاح مع خدمات مثل Dropbox و Google Drive و Salesforce و Zoom.

في الوقت نفسه ، يوفر تفاعلًا سلسًا مع زملائه أعضاء الفريق والعملاء. يمكنك إنشاء مجموعات لمشاريع مخصصة ، مما يساعد على تبسيط العمليات والاتصالات بشكل أكبر. لقد بدأت في استخدامه بعد سماع أنه حتى الأسماء الكبيرة مثل مختبر الدفع النفاث التابع لناسا و Lfyt تستخدم Slack.

منذ أن اشتركت فيها ، لم أنظر إلى الوراء. الآن هو جزء منتظم من عملياتنا والعمل بدونها يبدو وكأنه مهمة صعبة في حد ذاته.

Rick Wallace: G Suite للتعاون والإنتاجية كفريق بعيد

نستخدم G Suite (منصة Google للأعمال) للتعاون والإنتاجية كفريق بعيد. نحب جودة وظيفة مكالمات الفيديو ، والقدرة على العمل على المستندات في نفس الوقت وتتبع التغييرات ، والبساطة العامة لـ G-Suite. وظيفة الدردشة (Hangouts) مفيدة أيضًا وتمنحك القدرة على تحويل محادثة نصية إلى مكالمة أو فيديو بسهولة وبساطة. نتواجد جميعًا في مواقع مختلفة في الأوقات العادية ، ولكن خلال الوباء الحالي ، كان من السهل الحفاظ على التعاون مع G Suite الأساسي وتحسينه.

إيما جين شو: نستخدم أداتين رئيسيتين لتعزيز تعاوننا عن بعد

تثاقل. أنا على علم بأن العديد من الفرق تستخدم Slack للتعاون عن بعد. تضمن هذه الأداة لنا أننا قادرون بسهولة على التواصل ومشاركة الوثائق مع بعضنا البعض. نحن ندمج أسانا مع مجموعتنا التقنية بالكامل إلى حد كبير لضمان مركزية جميع الاتصالات وعدم تفويت أي شيء.

أسانا. أداة إدارة المشاريع التي اخترناها. نستخدم هذا لتتبع المهام اليومية وتقدم المشروع. لقد قمنا بتخصيص مجالسنا وفقًا لسباقاتنا كل أسبوعين. تتيح وظيفة الأداة الشفافية في كل مهمة وتقدمها. ندمج أيضًا Asana مع منصة أتمتة التسويق الخاصة بنا بحيث يتم بعد ذلك ملء أي مهام تم إنشاؤها تلقائيًا في Asana كإخراج خلال سباق.

تكبير. ننتقل إلى الوقوف اليومي حيث نقضي بعض الوقت في اللحاق كفريق ومن هناك الغوص في بعض الإنجازات الكبيرة لهذا اليوم. يعد هذا الاتصال اليومي أمرًا محوريًا لبعض أكبر مناقشاتنا وجلسات العصف الذهني.

Agnieszka Kasperek: إن أداة التعاون الأكثر أهمية هي Taskeo

فريقنا بعيد تمامًا والعمل بدون أدوات تعاون مستحيل. نحن موجودون في قارتين بفارق زمني يصل إلى ست ساعات. يعد العمل في مثل هذا الإعداد تحديًا في حد ذاته ، لذا يجب أن تساعدنا البرامج التي نستخدمها في تحقيق هذه المسافة المذهلة.

إن أول وأهم أداة تعاون نستخدمها هي في الواقع منتجنا الخاص - تاسكيو- الذي نستخدمه لإدارة المشاريع وتتبع الوقت وإدارة علاقات العملاء. مع التعليقات والإشارات وتكامل Slack المدمج ، فإنه يجعل عملنا غير ممكن فحسب ، بل إنه أسهل بكثير من أي أداة أخرى استخدمناها قبل إنشاء Taskeo. بالإضافة إلى تاسكيو، نستخدم أيضًا بعض الأدوات الأخرى التي تبسط العمل الجماعي لدينا. نستخدم Loom لتسجيل الشاشة حتى لا نضطر إلى إرسال رسائل طويلة. نحن نرسم ونخزن أفكارنا في غريب الأطوار ونتحدث عن سلاك المذكور بالفعل.

تاتيانا جافريلينا: Google Drive لإدارة المشروع وحل مهامنا اليومية

نحن في قسم تسويق المحتوى نختار Google Drive كأداة أنسب لإدارة المشروع وحل مهامنا اليومية. نستخدمها لتصميمها ووظائفها البسيطة. وهذا هو السبب الذي جعلنا نختار تلك الأداة من بين أدوات أخرى.

هناك سبب آخر يجعل Google Drive خيارًا مثاليًا للحفاظ على الأعمال أثناء العمل عن بُعد هو توفره من أي جهاز. الشيء العظيم هو ، تتم مزامنة جميع البيانات على الطاير. ليست هناك حاجة لحفظ المستندات بالإضافة إلى ذلك ، لا يوجد خطر من اختراق البيانات (يتم حلها عن طريق تحديد مستويات الوصول). من الممكن ، بفضل توفير الوصول السلس للإنترنت تقريبًا ، حفظ الملفات تلقائيًا.

نستخدم أيضًا Google Drive لمجموعة كبيرة من الميزات لكل من مهام التتبع والإعداد. المجلدات وأوراق Excel ، على سبيل المثال ، تساعد جميع المشاريع على الحفاظ على هيكلها. إذا كانت هناك حاجة ملحة لمناقشة قطعة من النسخ ، وتحديد المهام ، وإجراء تغييرات على المشروع ، تتوفر وظيفة التعليق. حتى إذا كان هناك الكثير من التعليقات ، فسيتم طلبها بطريقة مناسبة.

إن Google Drive هو أفضل أداة مستخدمة من حيث العمل عن بعد ، لأن أعضاء الفريق يمكنهم أن يجعلوا أنفسهم متصلين به دون الحاجة إلى تحميل أي تطبيق أو أدوات إضافية. في نهاية اليوم ، لدى الجميع تطبيق بريد إلكتروني مثبت على الهاتف الذكي أو الكمبيوتر المحمول ، أليس كذلك؟ بمجرد تسجيل الدخول ، يتمتع فرد الفريق بإمكانية الوصول المباشر إلى الملفات اللازمة للعمل في أي وقت ومن أي مكان. كما ثبت ، يتم حل مهام العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة باستخدام Google Drive.

Petar Kostadinov: أفضل طريقة لإدارة مشاريعنا بسهولة هي الاستفادة من أداة Trello

لدى Trello الكثير من الميزات المدهشة التي تجعل من إدارة المشاريع أسهل.

• 1. أفضل استخدام هذه الأداة لأنها توفر الوقت والتوتر أثناء البحث عن جداول أعمال مختلفة. يتم تنظيم جميع الأعمال بحيث يسهل العثور على المشاريع التي تعمل عليها.
• 2. مع trello أنا قادر على تتبع حالة جميع مشاريعي من البداية ، العمل جار حتى الانتهاء.
• 3. يمكنني أيضًا تحديد أولويات جميع مشاريعي باستخدام هذه المنصة. قمت بتعيين جميع المهام العاجلة في الجزء العلوي كأولوية لذا من الأسهل بالنسبة لي تتبع جميع المهام التي يجب حضورها أولاً.
• 4. يجعل تفويض المهام أسهل. من الأسهل بالنسبة لي تعيين المهام للعمال من خلال إنشاء لوحات عمل شخصية لكل عامل وتعيين مهمة مختلفة باستخدام بطاقات trello.
• 5. Trello يسهل علي التخطيط للمهام المستقبلية.

بالنسبة لي ، أفضل استخدام أداة Trello Tool هذه على البرامج الأخرى حيث يسهل علي متابعة جميع الأعمال المنفذة.

كارلا دياز: برنامج التعاون في فرق بعيدة أمر ضروري

لا أريد أن أقول أن إحدى العلامات التجارية لبرامج التعاون أفضل من غيرها ، حيث إنها تتعلق حقًا بالشركة الفردية ، وما تحتاجه من هذا البرنامج ، ومدى فعالية هذا البرنامج في تلبية احتياجاتها. هناك العديد من أمثلة برامج التعاون المختلفة الموجودة (Slack و Trello و Google Docs وما إلى ذلك) ، لكل منها مجموعة خاصة من الميزات الفريدة التي تلبي احتياجات هؤلاء الأفراد المختلفين. في بعض الحالات ، قد يستخدم الأشخاص العديد للحصول على تجربة أفضل. أعتقد أن برمجيات التعاون في الفرق البعيدة أمر ضروري ، لأن التواصل هو جزء أساسي من الإنجاز الفعال للمشروع. ومع ذلك ، كما ذكرت أعلاه ، فإن البرنامج الذي تختاره سيعتمد بشكل خاص على احتياجات شركتك ومدى فعالية البرنامج في مساعدة فريقك على إنتاج عمل عالي الجودة.

جولي بي: سلاك أداة رائعة

يعد Slack أداة رائعة عندما يحدث تعاون الفريق في أوقات مختلفة من مواقع مختلفة. تعد أنظمة إدارة الملفات التي تتبع التعديلات بسهولة ويمكن أن يكون لديها العديد من الأشخاص الذين يعملون على نفس المستند في وقت واحد ، مثل Google Drive ، أدوات جيدة أيضًا. بشكل عام ، فإن التواصل الواضح والموجز ، إلى جانب أدوات إدارة المشاريع مثل Asana ، يجعل العمل في هذه البيئة أكثر قابلية للإدارة.

لإدارة تحديات التعاون عن بعد ، التوقعات التي تم تحديدها في بداية مساعدة المشروع. لكن في بعض الأحيان يجب أن يكون المديرون مرنين بينما يعمل موظفوهم من المنزل. يقاطع الأطفال الخطط ، ويمكن لزملاء الغرفة استخدام الكثير من إشارة WiFi ، مما يجعل من الصعب الالتزام بالمواعيد النهائية ، ينبح الكلاب - هناك العديد من الأسباب التي تجعل المرونة مهارة إدارية ضرورية مع الفرق البعيدة.

يعد وجود طرق متعددة للتواصل مع فريقك ، مثل Slack ، وبرنامج إدارة المشاريع ، وعقد مؤتمرات الفيديو ، أمرًا بالغ الأهمية للتغلب على التحديات في فريق بعيد.

ميج مارس: مع أسانا ، يمكنك تقسيم مهام محددة

أدوات إدارة المشاريع - مثل أسانا ، المفضلة الشخصية - هي مساعدة ضخمة * لإدارة فريق بعيد. باستخدام Asana ، يمكنك تقسيم المهام المحددة إلى مهام فرعية مختلفة ، وإعداد النظام بحيث تعتمد كل مهمة تالية على المهمة الأخيرة.

على سبيل المثال ، ضمن مشروع تعيين مقالة ، لدينا مهام فرعية تحلل جزء البحث والكتابة ومصادر الصور وما إلى ذلك. يُطلب من أعضاء الفريق التحقق من المهام الفرعية قبل إلغاء تأمين المهمة التالية - بالإضافة إلى كل مهمة ومهمة فرعية يمكن أن يكون لها الموعد النهائي.

يمكنك حتى إعدادها بحيث يتم إخطار بعض أعضاء الفريق عند إتمام مهمة مشروع معينة من قبل موظف آخر. أدوات مثل هذه تجعل من السهل تتبع من يعمل على المهام ، وكذلك العقبات التي قد يواجهونها.

كريستيان أنتونوف: استخدمت في الغالب تطبيقين للتواصل والتعاون

أثناء العمل من المنزل ، استخدمت في الغالب تطبيقين للتواصل والتعاون مع فريقي:

نادرًا ما يتم ذكر أسانا في أنواع مقالات أفضل أدوات التعاون هذه. لكنهم أعلنوا عن خطط لدمج المزيد من الوظائف للفرق البعيدة. حتى من دونهم ، فإن Asana رائعة للفرق بغض النظر عن مكان تواجدهم. يمنحك نظرة عامة على مشروعك وتقدمه ، ومن يفعل ماذا ، والمواعيد النهائية لكل عضو في الفريق. يتيح لك Asana أتمتة العديد من المهام ، مما يسهل على الفرق تبسيط المهام المختلفة.

يعتبر Slack دائمًا في أعلى أفضل القوائم ولسبب وجيه. يدمج بسلاسة مع العديد من CRMs مثل Salesforce و Hubspot و Zoho ، يمكنك إعداد برامج الدردشة الآلية ، وإذا لزم الأمر ، يمكنك أيضًا إجراء مكالمات فردية مع أعضاء من فريقك. يعتبر Slack نظامًا أساسيًا تعاونيًا قويًا يجعل من السهل جدًا مشاركة الملفات المختلفة والعمل عليها.

آبي ماكينون: أثبتت Google Suite أنها أكثر قيمة من أي وقت مضى

اعتمد فريقي دائمًا على Google Suite ، وقد أثبت أنه أكثر قيمة من أي وقت مضى بعد الانتقال إلى العمل عن بُعد. يسمح لنا جميعًا بتحرير نفس المستندات في الوقت الفعلي واستضافة اجتماعات الفريق ، وبصفتنا وكالة إبداعية ، فإنه يمنحنا المرونة في التعاون في العروض التقديمية وجداول البيانات المصممة بشكل جميل. سهولة الاستخدام وخيارات التخصيص التي توفرها Google Suite لا مثيل لها.

فانس: Trello يساعدك على تعيين المهام

توصيتي لأصحاب الأعمال الصغيرة أو مواقع الويب الذين يبنون فرقًا بعيدة هو تطبيق الويب Trello. Trello هي أداة لتنظيم المشروع تساعدك على تعيين المهام ومراقبتها من البداية إلى النهاية.

أولاً ، لدى Trello نسخة مجانية جيدة حقًا للشركات الصغيرة. على الرغم من ذلك ، يمكنك الاشتراك للحصول على نسخة مدفوعة بسعر مناسب. لم أجرب المدفوع بعد لأنني أستطيع إدارة فريقي جيدًا باستخدام الإصدار المجاني.

ثانيًا ، أنا أحب تنوع وبساطة تطبيق الويب هذا. لا توجد العديد من الميزات المعقدة التي تتطلب منحنى تعلم حاد. يمكنني استخدامه بعدة طرق كما أريد. بالنسبة لي ، بعض الأعمدة مثل Todo و In Progress و Finish و Documentations تكاد تكون كافية أو أقل.

أخيرًا وليس آخرًا ، يمكنني إنشاء أكبر عدد ممكن من المشاريع دون طلب الإصدار المدفوع. جميع المشاريع خاصة ومحمية من العالم الخارجي. إلى جانب ذلك ، فإن واجهة المستخدم سهلة الاستخدام وأنيقة وقابلة للتخصيص.

بنيامين سويني: لدى Teams وظيفة مكالمات فيديو متكاملة ممتازة

قامت مؤسستنا مؤخرًا بتحويل جميع أنظمتنا المجزأة إلى نظام Microsoft 365 الأساسي. قبل ذلك كنا نستخدم خدمات مؤتمرات الفيديو Slack و Google كطريقة أساسية للتواصل مع فرقنا البعيدة .. والآن تم استبدال هاتين الأداتين بتطبيق Microsoft Teams وأنا أحب ذلك حقًا. سلاك أنيق ورائع للغاية. يتكامل مع مجموعة من المنصات الأخرى (على الرغم من أن فريقنا لم يستخدمها بشكل كاف) ولديه الكثير من ميزات تجربة المستخدم والراحة. كان أحد الأشواك في جانبنا دائمًا هو أن ميزة مكالمات الفيديو في Slack لم تعمل بشكل صحيح تمامًا. من ناحية أخرى ، تتمتع الفرق بوظيفة اتصال فيديو مدمجة ممتازة مع تسجيل ومشاركة سلسة للشاشة مدمجة. لا أستطيع أن أقول ما يكفي من الأشياء الجيدة حول كيفية عمل هذا النظام الأساسي ، بالإضافة إلى أن جودة الفيديو أفضل في المتوسط ​​من Google أو Slack في تجربتي الخاصة.

يتم تجريد ميزات UX والراحة للفرق قليلاً مقارنة بـ Slack ولكن الوظيفة المباشرة للمنصة أكثر من أن تعوض عنها. ونعم ، هناك وضع مظلم. إنها ميزة راحة سخيفة ولكني اعتدت عليها كثيرًا في هذه المرحلة حيث أن عدم وجود وضع مظلم يصبح تقريبًا بمثابة صفقة بالنسبة لي.

ستيف بريتشارد: توفر G Suite مجموعة من برامج التعاون

إذا كان جميع موظفيك بحاجة إلى المساهمة في نفس المهمة في وقت واحد أثناء العمل عن بُعد ، فإنني أوصيك بالحصول على G Suite من Google لنشاطك التجاري. يوفر ذلك مجموعة من برامج التعاون التي تمكّن فريقك من مناقشة المهام وتنظيمها وإكمالها بسهولة. يمكن للموظفين العمل معًا على نفس المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية في وقت واحد من أجهزة كمبيوتر منفصلة ، مما يجعلها مثالية للأقسام البعيدة. وهذا يعني أنه يمكنهم القيام بعملهم في أي مكان وسيكونون دائمًا قادرين على الوصول إلى الملفات الرئيسية في حالات الطوارئ.

عند إدخال ملف ، يتم تعيين مؤشر أو لون تمييز لكل مستخدم ، مما يتيح لك مراقبة ما يضيفه كل موظف إلى المشروع. يتم تسجيل جميع التغييرات ولديك القدرة على استعادة الإصدارات السابقة ، فقط في حالة اضطررت إلى العودة إلى المسودة الأولى. لديها العديد من الأدوات التكميلية أيضًا. يتيح لك Google Drive ترتيب المستندات وتقييد من يمكنه تحريرها ، بينما يسهل Google Hangouts و Google Chat اجتماعات الفيديو والمناقشات السريعة. تغطي G Suite جميع القواعد بطريقة واضحة ومباشرة. لذا ، بناءً على تجربتي ، يجب أن تكون للأعمال التجارية مع فرق WFH.

كارولينا: يساعد بشكل واضح في تنظيم المهام والتحقق عندما تكون جاهزة

بادئ ذي بدء ، نعم! نستخدم برنامج تعاون لجعل العمل عن بُعد سهلًا لنا جميعًا. يسمى هذا بشكل واضح وهو جيد حقًا لأنه يساعد على تنظيم المهام والتحقق منها والتحقق منها عندما تكون جاهزة. كما أنه يسمح للرؤساء بالتحقق من إداراتهم ، وإذا قاموا بمهامهم!

أنا أوصي بهذا التطبيق حقًا لأنه سهل الاستخدام ، مثل وجود العديد من التطبيقات الأخرى التي تعمل بنفس المبادئ ، على سبيل المثال ، Trello ، وهو جيد حقًا أيضًا ولكنه أيضًا أكثر تعقيدًا في الاستخدام ، وذلك لأنه يبدو وكأنه لوحة تحكم حيث يمكنك وضع جميع أفكارك وإنشاء الكثير من لوحات المعلومات المصغرة وكل شيء ... ولكن هذا يعمل أكثر لمصممي الغرافيك والمتخصص الإبداعي ...

من ناحية أخرى ، يعد بشكل واضح أفضل لأنه أشبه بقائمة تحقق وتم إنشاؤه خصيصًا للعمل عن بعد والشركات ... بالإضافة إلى ذلك ، فهو بسيط حقًا وسهل الاستخدام.

نيكولا بالديكوف: يأتي بروسيكس مع مشاركة الشاشة والتحكم عن بُعد

أداة تعاون الكل في واحد التي يمكن أن تساعد مؤسستك على تعزيز إنتاجيتها وأمانها هي بروسيكس Instant Messenger. بروسيكس هو تطبيق مشفر من طرف إلى طرف يأتي مزودًا بالعديد من ميزات المؤسسة مثل الدردشة النصية / الصوتية / المرئية ومشاركة الشاشة والتحكم عن بُعد ونقل الملفات غير المحدود الحجم ولوحة المعلومات الافتراضية وغيرها. يمكن استخدامه على سطح المكتب أو الجهاز اللوحي أو الهاتف المحمول أو عبر الإنترنت تمامًا من خلال بروسيكس Web Client. يأتي بتكلفة معقولة ، ويمكنك أيضًا الحصول على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا. أوصي بالمرور بجلسة تجريبية مجانية لاكتشاف كيف وما إذا كانت الأداة تناسب احتياجاتك.

بن ووكر: سلاك ، سلاك ، والمزيد من الركود

إنها بسهولة أفضل أداة وجدناها لما نقوم به. بصفتنا مزودًا لخدمات النسخ ، نحتاج غالبًا إلى إجراء محادثات جماعية حول العملاء وأنماطهم وتنسيقاتهم وقوالبهم وتخصيصاتهم ، لذلك كان الركود جيدًا بالنسبة لنا. يمكننا مشاركة الملفات بجميع أنواعها على الفور أيضًا مما يجعل من السهل على اثنين أو ثلاثة منا رؤية نفس الأشياء في نفس الوقت. إن الاحتفاظ بسجل لكل ما يمكن البحث عنه هو أمر ذو قيمة عالية أيضًا حيث يتعين علينا العودة إلى الأشياء من أشهر ، أو حتى سنوات مضت في بعض الأحيان ، وكل شيء موجود لدينا للبحث والبحث.

نيلسون شيروين: نعم لبرنامج التعاون ، لا لـ Asana

لقد استخدمنا Asana طوال المدة ، لكن سأكون صادقًا ، لا أعتقد أنها جيدة مثل الخيارات الأخرى في السوق. لقد عملت مع Pipefy و Trello من قبل وأشعر أن Asana تفتقر ، فهي ليست سهلة الاستخدام وأجد الأمر معقدًا بعض الشيء لاكتشافه. لن أقول أننا سنكون في وضع أفضل دون استخدام تطبيق تعاون على الإطلاق ، لأنه سينحدر بسرعة إلى الفوضى. نحن فريق كبير وخاصة كمدير ، فأنا أعتمد على هذا ربما أكثر من الآخرين حتى أتمكن من تتبع كل شيء ولدينا صورة واضحة عن مكان الجميع في عمليتهم. لذا ، نعم لبرنامج التعاون ، لا لـ Asana.

Jennifer Mazzanti: تتيح لنا Teams تخزين جميع المعلومات المتعلقة بالاجتماع

مع العمال في جميع أنحاء أوروبا وأمريكا الشمالية ، نعتمد على Microsoft 365 للعمل عن بعد ، والاستفادة من الخيارات القوية والآمنة للاجتماعات عبر الإنترنت (Teams) والتعاون (Outlook ، Teams ، OneNote ، OneDrive).

تساعد مؤتمرات الفيديو الغنية بالفرق على سد الفجوة الناتجة عن المسافة وطلبات البقاء في المنزل ، مما يعزز المشاركة والمعنويات. يمكن لأعضاء الفريق الذين فاتهم الاجتماع أو يحتاجون إلى مراجعة الوصول إلى تسجيلات الاجتماع والكتابة التلقائية لاحقًا. توفر أدوات الأمان التشفير والتحكم في الوصول إلى التسجيلات والملاحظات. تقلل ضبابية الخلفية والضوضاء من عوامل التشتيت عن الأطفال والحيوانات الأليفة والضوضاء المنزلية الأخرى.

تتيح لنا Teams تخزين جميع المعلومات المتعلقة بالاجتماع في سلسلة اجتماعات ، والتي تم تأمينها باستخدام التشفير والأذونات. يمكن أن يشمل ذلك التسجيلات وملاحظات الاجتماع وجداول الأعمال والمستندات ذات الصلة. ويتضمن أيضًا التكامل الكامل مع جميع ميزات التعاون في Microsoft 365. على سبيل المثال ، يمكنك مراسلة أعضاء الفريق أو التعاون في مستند دون مغادرة الاجتماع.

بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك Microsoft 365 بالتبديل من طريقة اتصال إلى أخرى في لحظة. على سبيل المثال ، يمكنك فتح محادثة داخل Microsoft Word أثناء تحرير مستند ثم النقر فوق زر الفيديو لبدء مكالمة فيديو عند الحاجة.

مكسيم إيفانوف: Redmine مفيد بشكل خاص لتنسيق جميع أعضاء فريقنا

قد يكون تعاون الموظفين في النظام البعيد أمرًا صعبًا للغاية ، خاصةً للشركات التي تضم أكثر من 250 موظفًا مثل حالتنا. وبالتالي ، لجعل جميع العمليات البعيدة تعمل مثل الساعة ، قمنا ببناء نظام الإدارة الخاص بنا من خلال تغطية 3 مجالات رئيسية: إدارة المهام (Redmine ، Jira) ، تتبع الوقت (Redmine) ، والتواصل الداخلي. Redmine مفيد بشكل خاص لأننا نستخدمه ليس فقط لإدارة المشروع ولكن أيضًا لتنسيق جميع أعضاء فريقنا. خلال النظام البعيد ، أصبح مفيدًا للغاية بفضل واجهته سهلة الاستخدام وسهلة الفهم. علاوة على ذلك ، فإن هذه الأداة مناسبة تمامًا لجمع التحليلات الداخلية لأنها تعرض الرسوم البيانية مع الوقت الإجمالي الذي يقضيه ، والذي يمكنك تصنيفه حسب المستخدم أو نوع المشكلة أو الفئة أو النشاط.

لتوفير اتصال مبسط وفعال بين جميع الأقسام والفرق ، واصلنا استخدام الدردشة المطورة داخليًا. علاوة على ذلك ، أتاحت البرمجيات التي تم تطويرها خصيصًا لتلبية احتياجات الشركة التفاعل السلس بين جميع الموظفين ، وسهولة نشر الإعلانات العاجلة ، والاستجابة السريعة. باستخدام مجموعة الأدوات المذكورة ، دعنا نحافظ على جميع عمليات الأعمال على نفس المستوى الذي كنا عليه أثناء العمل في المكتب.

راهول فيج: أفضل أدوات التعاون للفرق البعيدة

Basecamp لإدارة المشاريع: إنها أداة مفيدة لتنظيم العمل ، خاصة مع الفرق البعيدة. لقد استخدمناها لسنوات ووجدنا أنه من الجيد تبسيط العمليات ومراقبة المواعيد النهائية. يقوم مديرو المشاريع بتعيين المهام لأعضاء فريقهم في Basecamp ويذكرون الموعد النهائي. يعمل الموظفون في المهام المعينة ونشر التقارير على المنصة. إنه سهل وبسيط ومفيد.

Google Drive for Real-time Collaboration: Google Drive يعني التخزين الآمن للملفات والوصول طوال الوقت. باستخدام Google Drive ، من السهل جعل العديد من الأشخاص يعملون على ملف واحد. في وقت سابق ، كان لدينا نظام تخزين مركزي. لكننا استبدلناه بـ Google Drive ، ووجدناه خيارًا أكثر فعالية من حيث التكلفة وموثوقًا.

DeskTime for Employee Monitoring: إنه تطبيق لتتبع الوقت يخبر ما يفعله الموظفون عن بُعد ، سواء كانوا منتجين أم لا ، وأنواع الموارد التي يستخدمونها لعملهم. لقد اخترنا DeskTime بعد استخدام Hubstaff لعدة أشهر. DeskTime أسهل وأبسط وأكثر فعالية.

Google Meet للاجتماعات الافتراضية: في وقت سابق ، كنا نستخدم Zoom للاجتماعات عبر الإنترنت. قبل اكتشاف التقلبات في التطبيق ، وجدنا أنها معقدة بعض الشيء للاستخدام. استبدلناه ببرنامج Google Meet ووجدنا أنه أكثر سلاسة وبساطة وأمانًا من وسائط مؤتمرات الفيديو الأخرى.

فلادلين شوليبوف: تتيح Jira للجميع التفاعل في مكان واحد

بصفتنا شركة تطوير رشيقة ، نستخدم برنامج تعاون سواء كنا نعمل في مكتبنا أو عن بعد ، كما هو الحال الآن. أداتنا المفضلة هي Jira ، وهو برنامج لتتبع المشكلات تم إنشاؤه بواسطة Atlassian ، حيث يتيح للجميع من المطورين إلى أعضاء فريق التسويق التفاعل في مكان واحد بسرعة وسهولة.

ما يجعل هذه الأداة مناسبة لنا حقًا هو حقيقة أن كل عضو في الفريق يمكنه تتبع عملهم ، وتسجيل الوقت الذي يقضونه في كل مهمة ، وتعيين المسؤوليات لبعضهم البعض ، والتفاعل مع المساعدة. كل قسم في شركتنا لديه مساحة خاصة به ، حيث يتم تنظيم جميع واجبات الموظفين. هناك أيضًا Confluence ، وهي أداة تكميلية حيث يمكنك مشاركة الملفات والأدلة المختلفة لمساعدة الفريق. كشركة متخصصة في تطوير برامج التطبيب عن بعد ، لدينا ، على سبيل المثال ، لدينا دليل الامتثال HIPAA هناك لتزويد الموظفين بجميع المعلومات اللازمة حول هذا الموضوع.

Tom Massey: يتم استخدام Slack و Asana يوميًا مع الفرق البعيدة

يعتبر Slack و Asana أداتين رائعتين للتعاون يتم استخدامهما يوميًا عند العمل مع فرق بعيدة. يعتبر Slack طريقة سهلة للتواصل مع شخص واحد أو مع فريق معين أو مع الشركة بأكملها. يمكنك استخدام قنوات مختلفة لاحتياجات الشركة المختلفة ، وهي طريقة لطيفة للبقاء على اتصال مع زملائنا أثناء العمل عن بُعد. أسانا ليست فقط أداة تعاون جيدة لفريقنا ولكن أيضًا أداة تنظيمية رائعة لكل موظف. تساعد أسانا فريقي على متابعة المهام ، والبقاء على اطلاع على تواريخ الاستحقاق ، وطريقة رائعة لتوثيق الجدول الزمني الذي سيستغرقه وما يجب القيام به لإكمال كل مهمة. يمكنك حتى @ زملائك في الفريق لإعلامهم عند الانتهاء من المهمة أو الحاجة إلى القيام بها أو بحاجة إلى أي مساعدة إضافية. أفضل جزء هو أنه يمكنك ترميز كل شيء ، مما يجعل الأمر ممتعًا للنظر ويسهل الحفاظ عليه منظمًا.

دانييل جيه. موغنسن: القنوات على Slack موجهة للموضوع

تستخدم شركتي Slack للتواصل منذ تأسيس الشركة. تعمل Slack في المقام الأول كأداة اتصال ، وهي تساعد المنظمة بسبب اتصالاتها المجزأة بناءً على القنوات. القنوات على Slack موجهة للموضوع ، بدلاً من أن يتم تنظيمها من قبل الأشخاص المشاركين فيها. من السهل الوصول إلى الموضوعات المستمرة التي تحتاج إلى الرجوع إليها ومعرفة ما تم الحديث عنه ، والعثور على المعلومات التي تحتاجها ببساطة عن طريق التمرير.

نصيحة للحصول على أقصى استفادة من Slack هي التحقق من العديد من عمليات الدمج. من أدوات الموارد البشرية والتنظيمية إلى أدوات بناء الفريق - يمكنك العثور على عدد لا يحصى من التطبيقات المفيدة لشركتك الصغيرة. الشيء الرائع في تكاملات Slack هو أنه يمكنك استخدامها دون الالتزام بالتطبيقات الضخمة وقضاء الوقت لتعتاد على واجهاتهم ، وأحيانًا تدفع مقابل ميزات لا تحتاج إليها حتى كمشروع تجاري صغير.

Alex Shute: ضرورة وجود برنامج تعاون موثوق به أمر ضروري

مع طبيعة أعمالنا ، يعد وجود برنامج تعاون موثوق به أمرًا ضروريًا. نحن نستخدم حاليًا Slack ونوصي به بشدة. لقد استخدمنا Slack منذ فترة طويلة ونحب أنه يمكن تنزيله بسهولة على سطح المكتب والكمبيوتر المحمول وهاتفك المحمول. لديها الكثير من الميزات ، بما في ذلك القدرة على الوصول إلى فرق متعددة في حساب مستخدم واحد والذي أثبت أنه مفيد للغاية بالنسبة لنا ويجعل التواصل مع الفرق المختلفة أسهل بكثير وتنظيمًا.

ميزة أخرى كانت مفيدة للغاية بالنسبة لنا هي أن Slack يسمح لك بإنشاء وتصنيف سلاسل المحادثات خصيصًا للمواضيع التي ترغب في مناقشتها والتي يمكن لأعضاء فريقك الوصول إليها ، كما يمكنك إجراء مكالمات وإرسال رسائل خاصة إلى أعضاء فريقك والملف المشاركة أيضًا سريعة وسهلة. نجد أن استخدام هذا البرنامج المحدد يجعل من السهل على فريقنا التواصل وتنظيم المهام بشكل فعال. أعتقد أنه من المثالي استخدام برنامج تعاون خاصة عند الاضطرار إلى العمل في إعداد عن بعد ، فهناك الكثير من الخيارات في السوق ولكن تأكد من العثور على أي منها يناسب احتياجات فريقك.

كريت صيام: يسمح Trello للأعضاء بتوحيد وتنظيم المشاريع في مجالس الإدارة

نحن نستخدم * Trello * كأداة تعاون لفريقنا. يسمح Trello للأعضاء بدمج وتنظيم المشاريع في مجالس الإدارة. إنه تطبيق رائع لإخبارك بما يتم العمل عليه ، ومن يعمل على ماذا ، وأين يجري شيء ما. نظرًا لأننا نتبع منهجيات kanban ، فإن Trello هو الأنسب للحفاظ على تدفق العمل من البداية حتى نهايته.

يسمح لنا Trello Business بأتمتة العمليات التي يستخدمها مديرو المشاريع لتبسيط المهام اليدوية. في Trello ، يمكن مراقبة وتتبع العديد من الأعضاء ونشاطهم عبر مجالس مختلفة. في كل مجلس ، يمكن إعطاء المهام أو إنشاؤها مع العديد من الأعضاء الذين يمكنهم الوصول إلى هذه البطاقات. داخل البطاقات ، يمكن للمرء أن يحدد المواعيد النهائية ، تقدم النشاط ، المرفقات ، الروابط ، قوائم المراجعة ، وما بعدها. خاصةً واجهة المستخدم البسيطة و UX والحفظ أثناء الكتابة في آلية الوقت الحقيقي التي تقدمها الأداة بشكل استثنائي.

شرادا كوماري: تصر الفرق داخل المنظمة على العمل معًا

1). سلاك: هذه هي قناة الاتصال الخاصة بنا حيث نتواصل مع بعضنا البعض من خلال الدردشة أو مشاركة بعض المعلومات ذات الصلة. هذه منصة صغيرة ولكنها مريحة للغاية للبقاء على اتصال مع الفريق بأكمله. لدينا مجموعات على مستوى الفريق وعلى مستوى المؤسسة حيث يتعاون الأشخاص ، ويتبادلون المعلومات ، ويخزنون اتصالاتهم.

2). Google Meet: نستخدم Google Meet لجميع مكالمات الفيديو والمكالمات الصوتية الفردية والجماعية. نستخدم Google Meet لجميع مشاركات الشاشة لاجتماعات الفريق وتبادل الملفات والأنشطة الترفيهية. يعطينا الشعور كما لو أننا نجلس بجانب بعضنا البعض. هناك أيضًا ميزة إضافية حيث نتحادث أيضًا.

Anastasiia Khlystova: تبرز الفكرة عن حلول إدارة المشاريع الأخرى

يستخدم فريق التسويق لدينا أداة إدارة مشروع Notion من حين لآخر لأكثر من عام الآن. ولكن خلال الشهرين الماضيين ، أصبح مكاننا المفضل لجميع المهام ، حتى أصغرها. فيما يلي بعض حالات الاستخدام التي نستخدمها للأداة:

• قوائم المهام الأسبوعية واليومية للتسويق
• التقويم التحريري للمدونة
• خطط التأهيل
• مهام العدو لمدة أسبوعين
• قاعدة المعرفة الداخلية

لقد انتقلت الآن العديد من المهام التي كان بإمكاننا مناقشتها سابقًا في المكتب أثناء استراحة لتناول القهوة إلى Notion وحصلت على مساحات عمل منفصلة هناك. تتميز الأداة عن حلول إدارة المشاريع الأخرى بتصميمها البسيط والأنيق. علاوة على ذلك ، كل مساحة عمل قابلة للتخصيص بنسبة 100٪ مع العديد من القوالب والأغطية والرموز التعبيرية وما إلى ذلك. ما هو مهم أيضًا هو أن Notion مجاني للاستخدام الشخصي ولديه خطط تسعير معقولة لتعاون الفريق.

خريس ستيفن: Gsuite - لا يمكننا الاستغناء عنها

أفضل برامج التعاون وأكثرها فائدة والتي ساعدتني كثيرًا وفريقي من المساعدين الافتراضيين هي Gsuite.

لا يمكننا الاستغناء عنها.

Gsuite عبارة عن مجموعة متكاملة من تطبيقات التعاون والإنتاجية الآمنة والموثوقة والمستندة إلى السحابة التي تدعمها Google AI.

من الأشياء الرائعة في Gsuite أنها تأتي مع سعة تخزين غير محدودة للصور والملفات والمستندات ورسائل البريد الإلكتروني.

ميزة أخرى رائعة هي أنها تعمل أكثر مثل الكل في واحد. يتضمن البريد الإلكتروني للأعمال في Gmail ، والتقاويم المشتركة ، وتعديل وتخزين المستندات عبر الإنترنت ، واجتماعات الفيديو ، والمؤتمرات ، والمزيد.

لقد وفر لنا استخدام Gsuite الكثير ولا يمكنني أن أوصي به بما فيه الكفاية.

نحن نتعاون من أي مكان بسرعة ، ومشاركة الملفات بسهولة في الوقت الحقيقي على الطاير. لا متاعب.

القائمة النهائية لأفضل أدوات التعاون للفرق البعيدة:

• تكبير / تصغير: مؤتمرات الفيديو ، مؤتمرات الويب ، الندوات عبر الإنترنت
  
• سلاك: مرحبًا بك في مقر عملك الجديد
  
• رسومات الشعار المبتكرة: أداة مجانية لجدولة الاجتماعات عبر الإنترنت
  
• سكايب للأعمال
  
• فيربيلا: مستقبل العمل
  
• monday.com: منصة واحدة ، أفضل للعمل الجماعي.
  
• BlueJeans: مؤتمرات الفيديو ومشاركة الشاشة ومكالمات الفيديو
  
• إدارة عمل فريقك ومشاريعه ومهامه عبر الإنترنت · Asana
  
• Trello: نظِّم أي شيء مع أي شخص في أي مكان!
  
• Basecamp: إدارة المشروع والاتصال الجماعي
  
• Milanote - أداة لتنظيم المشاريع الإبداعية
  
• Cage: يمكنه تصميم الأصول ومراجعتها ومشاركتها بسرعة وأمان مع العملاء
  
• ميرو: منصة تعاون بصري عبر الإنترنت للعمل الجماعي
  
• Stickies.io
  
• رسول برقية
  
• مُحرر مستندات Google: مستندات مجانية عبر الإنترنت للاستخدام الشخصي
  
• Harvest: برنامج بسيط لتتبع الوقت عبر الإنترنت
  
• Whatsapp Messenger
  
• برامج CRM وحلول الحوسبة السحابية - Salesforce
  
• Taskeo - برنامج إدارة المشاريع والأتمتة
  
• التخزين السحابي للعمل والمنزل - Google Drive
  

لديك الآن جميع برامج وأدوات التعاون عن بُعد اللازمة لأداء أي نوع من العمل عن بُعد مع أي فريق!