Công Cụ Cộng Tác Tốt Nhất Cho Các Nhóm Từ Xa: 50+ Lời Khuyên Của Chuyên Gia

Có rất nhiều công cụ khác nhau có sẵn để cộng tác với các nhóm từ xa và có thể hoạt động trong một số cách sử dụng.

Để có thể hiểu được những phẩm chất và vấn đề xảy ra với một số trong số họ, chúng tôi đã hỏi cộng đồng chuyên gia về phản hồi của họ về các công cụ cộng tác của các nhóm từ xa.

Mặc dù hầu hết trong số họ đang sử dụng Slack, Asana, giải pháp G Suite rất phổ biến hoặc chương trình Nhóm của Microsoft, một số công cụ ít được biết đến khác cũng có thể tuyệt vời cho sự hợp tác của các nhóm từ xa!

Các công cụ cộng tác tốt nhất cho các nhóm từ xa có thể khác nhau tùy thuộc vào cách sử dụng chính xác của bạn - do đó, các đánh giá phần mềm cộng tác nhóm từ xa này từ các chuyên gia có thể giúp bạn chọn các công cụ cộng tác tốt nhất cho công việc từ xa của riêng bạn và phần mềm phù hợp cho các nhóm từ xa trong ngành của bạn!

Bạn đang sử dụng một phần mềm cộng tác để làm việc với nhóm từ xa của bạn? Cái nào là cái đó, và tại sao nó tốt - hay tại sao nên sử dụng phần mềm khác / không cái nào tốt hơn?

Steve Cooper: ba trong số các công cụ cộng tác tốt nhất cho các đội từ xa

• Zoom là tuyệt vời cho các cuộc họp chính thức. Các tính năng đặc biệt bao gồm bỏ phiếu, bảng trắng và phòng đột phá - tuyệt vời để hợp tác và xây dựng đội ngũ ảo. Các lựa chọn thay thế tốt là Microsoft Teams, Skype, WebEx và Google Hangouts / Meet
• Slack có hiệu quả cho giao tiếp nhóm cả ngày. Các tính năng đặc biệt bao gồm các cuộc thăm dò, chia sẻ cảm xúc, các cuộc gọi một thời gian.
• Doodle Polls rất phù hợp để tổ chức các cuộc họp khi người tham dự không có hệ thống lịch được chia sẻ / kết nối.

Liv Allen: phổ biến nhất là Skype For Business

Những người ra quyết định nói rằng các cuộc gọi video hoặc các cuộc họp giúp họ cảm thấy gần gũi hơn với nhóm của họ (27%), duy trì các mối quan hệ cá nhân trong khi làm việc từ nơi khác (24%) và thiết lập niềm tin trong các mối quan hệ làm việc (23%).

Theo nghiên cứu, các nền tảng phổ biến nhất trong số các nền tảng này là Skype for Business (được sử dụng bởi 38% người dùng cuối), Microsoft Teams (27%) và Webex (16%).

Các thiết bị âm thanh tốt như tai nghe,  tai nghe   và loa điện thoại có thể làm giảm các điểm đau thính giác cả trong và ngoài cuộc gọi. Các  tai nghe   doanh nghiệp tốt nhất trên thị trường hiện nay đi kèm với các nút chuyên dụng để khởi chạy ngay lập tức các công cụ cộng tác.

Những phát hiện này được lấy từ EPOS, ‘Tìm hiểu về Báo cáo Kinh nghiệm Âm thanh, đã khảo sát 2.500 người dùng cuối và người ra quyết định về thiết bị âm thanh, hơn 75% trong số họ làm việc trong các tổ chức của hơn 200 người.

Debbie Biery: VirBELA cung cấp một lựa chọn tốt cho các cuộc gọi Zoom

Nhóm của tôi sử dụng một nền tảng ảo có tên là VirBELA. Chúng tôi đăng nhập như Avatars và hợp tác với mọi người từ khắp nơi trên thế giới trong một môi trường ảo. Nền tảng này cung cấp một cách dễ dàng và hiệu quả để chia sẻ ý tưởng, tham dự hội nghị và nó cung cấp một giải pháp thay thế tốt cho các cuộc gọi Zoom. Tôi có một Phòng dành riêng cho đội, nơi tôi có thể giới thiệu trang web của mình, thuyết trình powerpoint và tài liệu tiếp thị. Sự gián đoạn từ các cuộc gọi video là một sự phản hồi đáng hoan nghênh vì chúng ta không phải loay hoay với tóc và trang phục, v.v. Thay vào đó, trọng tâm là chủ đề trong tay và có một ý thức cộng đồng và kết nối mạnh mẽ đến từ loại hình tham gia này .

Justina Bakutyte: monday.com cho phép chúng tôi làm việc hiệu quả và minh bạch

Là một nhóm tiếp thị nhỏ gồm 4 người đã quen ngồi cạnh nhau và chia sẻ các cập nhật với vòng xoáy đơn giản của một chiếc ghế văn phòng, chúng tôi buộc phải nhanh chóng nắm lấy công việc từ xa và tìm các công cụ cần thiết để duy trì các quy trình của chúng tôi.

Đã thử nghiệm một số công cụ phần mềm cộng tác trước đó, chúng tôi đã truy cập monday.com và tiếp tục đánh giá cao chức năng sản phẩm cho phép chúng tôi làm việc hiệu quả và minh bạch.

Điều tuyệt vời về monday.com - và này, đây không phải là một plugin, thực sự yêu thích phần mềm này - là nó cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau, từ bảng đơn giản đến chế độ xem lịch, bảng kanban, dòng thời gian, v.v. Có nghĩa là bạn có thể tự động chọn chế độ xem phù hợp nhất với loại nhiệm vụ của mình: nhà tiếp thị nội dung - có thể chế độ xem lịch là tốt nhất; nhà phát triển và hoạt động - bảng kanban tất cả các cách! Thật tuyệt khi có các bảng chia sẻ để chúng tôi có thể dễ dàng kiểm tra các ưu tiên, tiến độ của nhau và hơn thế nữa.

Robert Kienzle: những người có phòng đột phá video, cụ thể là Zoom và BlueJeans

Các nền tảng cuộc họp ảo tốt nhất để hợp tác nhóm lớn và hội thảo ảo là những người có phòng đột phá video, cụ thể là Zoom và BlueJeans.

Về mặt giao tiếp nhóm nhỏ, nơi mọi người có cơ hội nói, nghe và được nhìn thấy, các phòng đột phá video là tính năng tốt nhất để tham gia. Một số nền tảng khác có các phòng đột phá chỉ có âm thanh, nhưng mức độ tương tác trực quan giảm đáng kể trong khi đa nhiệm trên các ứng dụng khác tăng nhanh. Bất kỳ phòng họp ảo nào có hơn 6 người trong đó đều giành chiến thắng trong cuộc thảo luận nhóm đầy đủ do thời gian để mỗi người nói và vì các chủ đề cuộc trò chuyện phát triển trước khi mọi người có cơ hội đóng góp. Thăm dò ý kiến, hộp trò chuyện và phản ứng biểu tượng cảm xúc là tuyệt vời cho các đội lớn nhưng không ai trong số này sao chép cuộc đối thoại thực tế trên máy ảnh.

Bên ngoài các nền tảng hội họp, cả bảng trắng hợp tác Miro và Mural đều tuyệt vời cho sự hợp tác ngay lập tức và liên tục. Chúng vượt qua mọi bảng trắng mà bạn sẽ tìm thấy trong các phòng họp ảo vì chúng cho phép lưu, xuất, truy cập theo thời gian cho những người làm việc vào các thời điểm khác nhau, nhúng tệp, nhận xét về nội dung và cả quyền truy cập ẩn danh và quyền truy cập ẩn danh tùy thuộc vào nhu cầu của máy chủ lưu trữ. Các mẫu dựng sẵn rất tuyệt vời và tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Stephanie Riel: Slack để liên lạc liên tục, Asana cho quản lý dự án

Hai công cụ mà nhóm chúng tôi sử dụng để cộng tác từ xa là Slack và Asana.

Chúng tôi sử dụng Slack để liên lạc và cập nhật liên tục. Chúng tôi sử dụng Asana để quản lý dự án cho công việc của khách hàng. Nền tảng Asana cũng có một tính năng bình luận để bạn có thể cung cấp các nhận xét liên quan đến dự án cho toàn bộ nhóm. Chúng tôi đã sử dụng những công cụ này để quản lý công việc của khách hàng trong hơn một năm và yêu thích chúng.

Nicole Kinney: chúng tôi đang sử dụng một số công cụ cộng tác để giữ cho nhóm được kết nối

Tại Procurify, chúng tôi đang sử dụng một số công cụ cộng tác để giữ cho nhóm được kết nối trong khi làm việc từ xa.

Những công cụ này bao gồm:

Slack & Zoom (để liên lạc hàng ngày giữa tất cả các nhóm), Notion (cho tài liệu tập trung), BambooHR (để quản lý mọi người, yêu cầu thời gian nghỉ), email (bạn có thể thực sự sống mà không cần cái này :)), cũng như các công cụ khác cho các nhóm cụ thể như ứng dụng chùng DailyBot cho các phần nổi bật hàng ngày, Confluence và ZenDesk cho nhóm kỹ thuật.

Tuy nhiên, chúng tôi cố gắng làm theo mô hình của con người, quy trình, công cụ. Vì vậy, chúng tôi tìm cách hiểu những gì các thành viên trong nhóm của chúng tôi cần làm việc cùng nhau một cách hiệu quả trước tiên, và sau đó hiểu những quy trình và công cụ nào cần được đưa ra để hỗ trợ họ. Chúng tôi đã tạo một chính sách làm việc từ xa dễ dàng để làm theo các mẹo về cách cộng tác tốt hơn trong khi làm việc từ xa với ngăn xếp công nghệ của chúng tôi.

Ngoài ra, chúng tôi triển khai các cuộc khảo sát hàng tháng về những gì làm việc cho các thành viên trong nhóm của chúng tôi và những lĩnh vực giao tiếp nào cần được cải thiện.

Jane Flanagan: Trello cho phép bạn lập kế hoạch, giao tiếp và sắp xếp các nhiệm vụ

Công cụ cộng tác số một của tôi là Trello.

Trello là một nền tảng tuyệt vời cho phép bạn lập kế hoạch, giao tiếp và sắp xếp các nhiệm vụ rất hiệu quả.

Với ứng dụng này, bạn có thể phân công nhiệm vụ cho các cá nhân khác nhau, đặt thời hạn, chia sẻ tài liệu, liên lạc và làm nhiều việc khác. Nó làm giảm đáng kể nhu cầu cho các cuộc họp ảo khó chịu kéo dài.

Jason Lee: sử dụng một số nền tảng khác nhau hoạt động tốt với nhau

Nhận kết quả từ nhóm từ xa của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn có thể tận dụng công nghệ. Trừ khi bạn chuẩn bị chi nhiều tiền cho một bản dựng tùy chỉnh, bạn sẽ cần làm việc với các sản phẩm cộng tác hiện có sẵn trên thị trường mở. Những gì chúng tôi thấy rằng hoạt động tốt nhất cho chúng tôi là sử dụng một số nền tảng khác nhau hoạt động tốt với nhau. Đối với giao tiếp, chúng tôi yêu chùng. Để làm việc trên các dự án và quản lý thời hạn, chúng tôi sử dụng Basecamp. Và phần tốt nhất? Cả hai hòa nhập với nhau một cách độc đáo. Trước khi bạn chọn ra sự kết hợp hoàn hảo của mình, hãy xác định những gì quan trọng đối với bạn và những tính năng bạn không thể sống thiếu. Nó có thể giúp cắt giảm các tiếng ồn trong quá trình lựa chọn.

Nancy Baker: các công cụ cộng tác như Milanote và Cage

Tôi quản lý Childmode tại nhà và tôi sẽ không thể sử dụng được nếu tôi không sử dụng bất kỳ phần mềm hợp tác nào để quản lý nhân viên từ xa của mình. Cá nhân tôi sử dụng các công cụ cộng tác như Milanote và Cage.

Tôi sử dụng Lồng để phối hợp với nhóm của mình và quản lý lịch trình, thời hạn và xử lý quy trình làm việc của dự án. Ứng dụng này rất đơn giản để sử dụng và ngay cả những người không am hiểu về công nghệ cũng có thể quen với nó trong vòng vài ngày. Mặt khác, Milanote cung cấp ít nhiều các dịch vụ giống như Cage nhưng tôi thấy rằng nó hoạt động tốt hơn cho các đội tham gia thiết kế sáng tạo. Do đó, tôi sử dụng Milano để làm việc với các nhà thiết kế web và nhóm SEO của tôi để tạo ra các thiết kế thân thiện và hấp dẫn cho trang web của tôi.

Randy VanderVaate: chúng ta có thể sử dụng Slack trong mọi thiết bị

Slack là công cụ cộng tác số một của chúng tôi để quản lý các đội từ xa.

Slack là một công cụ giao tiếp nơi làm việc rất dễ sử dụng. Nó cung cấp các tùy chọn trò chuyện video và nhắn tin trực tiếp. Giao tiếp xảy ra ở một nơi và có thể được phân đoạn bằng cách tạo các kênh. Mỗi kênh được hiển thị cho các thành viên trong nhóm tham gia.

Slack cũng có một tùy chọn chia sẻ tệp giúp chia sẻ tệp nhanh chóng với các nhóm từ xa của chúng tôi. Bạn cũng có thể dễ dàng tìm kiếm các tệp và nội dung mà bạn đã chia sẻ nhiều tuần trước từ một hộp tìm kiếm.

Slack cũng có một ứng dụng di động và máy tính để bàn mà chúng ta có thể sử dụng trong mọi thiết bị. Điều này cũng cho phép chúng tôi sử dụng chỉ một ứng dụng, giúp chúng tôi tránh được sự cố khi quản lý nhiều ứng dụng SMS và điện thoại di động. Điều này đảm bảo liên lạc rõ ràng và nhanh chóng giữa tất cả các thành viên trong nhóm từ xa của chúng tôi bất cứ lúc nào trong ngày.

Raymer Malone: ​​Không có gì đánh bại Asana

Câu thần chú của công ty tôi là nếu nó không ở Asana, thì nó không cần phải hoàn thành.

Asana là một ứng dụng quản lý dự án và nhiệm vụ vừa đơn giản để sử dụng và phức tạp về chức năng. Nó có các công cụ lập lịch cho phép sắp xếp thời gian và nhiệm vụ thích hợp cho các thành viên chính trong nhóm. Phần mềm này là trực quan và có luồng công việc cùng với khả năng cho nhiều nhân viên.

Asana là phần mềm cộng tác tốt nhất trên thị trường, không có gì.

Kenny Trinh: Slack và Trello

Slack trong một nền tảng giao tiếp kinh doanh. Giống như trong Telegram hoặc Whatsup, bạn có thể kết nối nhóm từ xa của mình bằng Slack, nhưng nó cũng có nhiều ưu điểm. Ví dụ: bạn có thể tạo các kênh đặc biệt - kênh dev, kênh tiếp thị, kênh bán hàng, v.v. và các thành viên trong nhóm của bạn sẽ thấy về vấn đề bạn đang nói hoặc hỏi về vấn đề gì. Ngoài ra, bạn có thể thực hiện các cuộc gọi kinh doanh nhanh chóng bằng Slack.

Với sự giúp đỡ của Trello, bạn có thể quản lý tất cả các nhiệm vụ kinh doanh, thời hạn. Bạn có thể đưa ra nhận xét về các nhiệm vụ, chọn mức độ ưu tiên cho chúng và ước tính chúng. Điều này rất quan trọng vì không có gì sẽ bị mất và bạn sẽ thấy kết quả cuối cùng của nhiệm vụ.

Yana Carstens: Miro và Stickies.io cho ý tưởng và sự hợp tác

Hầu hết các cuộc họp sẽ có một khía cạnh hợp tác và động não cho nó. Đối với ý tưởng và sự hợp tác, tôi thích sử dụng Miro và Stickies.io. Để các ý tưởng thành công, tất cả những người tham gia cần có khả năng trình bày suy nghĩ của họ một cách trực quan. Miro cho phép mọi người vẽ và hình dung những gì được chia sẻ trong thời gian thực. Đó là trải nghiệm từ xa hiệu quả nhất so với một phiên bảng trắng trực tiếp. Nó đi kèm với nhiều mẫu hữu ích mà các đội cũng có thể được xây dựng.

Stickies.io, tôi thích sử dụng bất cứ khi nào chúng ta cần một bản đồ mối quan hệ hoặc đưa ra rất nhiều ý tưởng. Công cụ này cũng cho phép tất cả những người tham gia đóng góp cùng một lúc và cho phép chúng tôi sắp xếp những suy nghĩ của mình một cách trực quan.

Đối với giao tiếp tổng thể và sự tham gia, yêu thích của tôi đã được Slack.

Allan Borch: ba công cụ cộng tác tốt nhất để quản lý một nhóm từ xa

Đầu tiên là Asana. Đây là một công cụ quản lý dự án trực tuyến cho phép các thành viên trong nhóm của tôi tập trung vào các nhiệm vụ, mục tiêu và dự án hàng ngày để giúp doanh nghiệp phát triển. Nó có giao diện bảng điều khiển dễ sử dụng và có một nền tảng cho phép tôi xem trạng thái của bất kỳ dự án nào trong nháy mắt.

Và sau đó, có Zoom Zoom, một nền tảng hội thảo web và hội thảo web dễ sử dụng cho phép cộng tác ảo chi tiết. Nó rất tuyệt cho các cuộc họp ảo của chúng tôi vì bạn có thể nghe và thấy những người tham gia HD cũng như chia sẻ màn hình, ảnh, tài liệu và nội dung trên đám mây. Zoom có ​​giá cả phải chăng, dễ sử dụng và có thể mở rộng.

Cuối cùng, chúng tôi sử dụng Slack làm ứng dụng liên lạc chính của chúng tôi. Nó có thể nhận được phản hồi tức thì và kết nối với tôi hoặc đồng nghiệp của họ, cả hai người một người và theo nhóm. Một tính năng trên Slack mà tôi đánh giá cao nhất là khả năng cài đặt các ứng dụng tự động báo cáo về hoạt động kinh doanh, như người đăng ký email mới hoặc đánh giá sản phẩm và bot giúp giữ chân nhân viên.

Chris: cho đến nay Slack có tác động lớn nhất

Tôi đã làm việc trên một số nhóm từ xa trong nhiều vai trò khác nhau cho công việc hàng ngày và trang blog của mình.

Trong thời gian đó tôi cũng đã sử dụng các phần mềm khác nhau để giữ kết nối và cho đến nay Slack đã có tác động lớn nhất.

Nó có một số lợi thế. Đầu tiên, là sự linh hoạt mà nó cung cấp như một công cụ trò chuyện. Chúng tôi làm việc với rất nhiều nhà thầu và nhà cung cấp dịch vụ, vì vậy cho phép họ truy cập vào một kênh cụ thể trong tài khoản chùng của công ty là điều tuyệt vời. Điều đó có nghĩa là bạn không cần phải tìm kiếm trong một ứng dụng khác để xem qua cuộc trò chuyện.

Khác là dễ sử dụng. Thật dễ dàng để đi, nhưng nó cũng cung cấp rất nhiều thông báo độc đáo có thể giúp tự động hóa các quy trình kinh doanh của bạn.

Chúng tôi không chỉ có thể xem các thiết kế giao diện trong trạng thái chùng, bạn còn có thể liên kết phần mềm hỗ trợ của mình để thông báo cho kênh khi vé hỗ trợ khách hàng mới được tạo. Tôi muốn giới thiệu nó cho bất kỳ doanh nghiệp - lớn hay nhỏ!

Andrea Loubier: các công cụ và ứng dụng có thể giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả và đúng giờ

Khi quản lý một lực lượng lao động từ xa, việc giữ tất cả mọi người trên cùng một trang (theo nghĩa đen) là bắt buộc. Đó là lý do tại sao đó là một ý tưởng tuyệt vời để nghiên cứu các công cụ và ứng dụng có thể giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả và đúng giờ.

Slack là một ứng dụng tuyệt vời để liên lạc và cộng tác trên các tác vụ thông qua tin nhắn nhanh chóng. Dịch vụ giống như trình nhắn tin này rất lý tưởng để đăng ký nhanh mà không cần thời gian để gửi email chính thức và sau đó chờ phản hồi. Người nhận nhận được ping đến điện thoại hoặc máy tính của họ và, nếu họ đang ở trên đầu, bạn có thể có phản hồi chỉ trong vài giây, điều này rất quan trọng khi bạn chờ đợi ở một khía cạnh cụ thể của một nhiệm vụ.

Bây giờ, khi nói đến việc giao nhiệm vụ và lên lịch phân công, Asana chắc chắn là con đường để đi. Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tạo các tác vụ với các mô tả, hình ảnh và tài liệu, dễ dàng giao chúng cho các thành viên trong nhóm của bạn. Ứng dụng sẽ theo dõi các nhiệm vụ của bạn và thông báo cho bạn khi đến hạn. Điều thú vị là bạn thậm chí có thể tự làm nhiệm vụ, vì vậy thật hoàn hảo cho một nhóm đang hợp tác trong nhiều dự án.

Bernice Quek: Chúng tôi hiện đang sử dụng phần mềm cộng tác sau đây

Chúng tôi hiện đang sử dụng phần mềm cộng tác sau:

• Telegram để liên lạc hàng ngày
• Thu phóng cho các cuộc họp và thảo luận trực tuyến
• Google Docs, Sheets và Slides cho các tài liệu đồng chỉnh sửa trong thời gian thực
• Asana cho quản lý dự án và thời hạn giám sát
• Thu hoạch để theo dõi thời gian của các nhiệm vụ

Đối với Telegram, thật tuyệt vời khi thảo luận hàng ngày, chia sẻ tệp và sử dụng nhãn dán dễ thương để có những cuộc trò chuyện hấp dẫn. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến nhiều khách hàng hoặc các dự án khác nhau, bạn có thể thích sử dụng một phần mềm như Microsoft Teams, Slack hoặc Discord. Các chương trình này cho phép bạn thiết lập các kênh khác nhau cho từng dự án để chỉ những kênh phụ trách dự án đó được tham gia vào cuộc thảo luận.

Đối với Zoom, Asana và Harvest, họ có gói miễn phí và trả phí. Thu phóng chỉ cho phép 40 phút thời gian cuộc gọi tại một thời điểm, vì vậy nếu các cuộc họp của bạn mất nhiều thời gian hơn thế, tốt nhất bạn nên có gói trả phí. Harvest Pro là $ 12 / người mỗi tháng cho những người và dự án không giới hạn. Asana có các tính năng cao cấp chỉ dành cho gói trả phí. Cuối cùng, tài liệu / trang tính / slide của Google được sử dụng miễn phí và đi kèm với các tính năng tuyệt vời.

Nelli Orlova: chúng ta vẫn phải sử dụng song song một số trường học cũ

Tại InnMind, chúng tôi có một nhóm phân phối ở 6 quốc gia khác nhau và phần mềm cộng tác cho các nhóm từ xa là điểm đau của chúng tôi trong một thời gian dài. Sau thời gian dài nghiên cứu và thử nghiệm các công cụ khác nhau có sẵn trên thị trường, chúng tôi vẫn không tìm thấy một công cụ lý tưởng nào có thể đáp ứng mọi nhu cầu của chúng tôi. Thứ hai, Wrike, Confluence, v.v. - họ hoặc mất khả năng sử dụng hoặc giá cả so với yếu tố giá trị. Do đó, sau 5 năm thử nghiệm với các công cụ cộng tác nhóm mới, chúng tôi vẫn phải sử dụng song song một số trường học cũ: Trello và Google Sheets để lập kế hoạch và quản lý dự án & nhiệm vụ, Slack và WhatsApp để giao tiếp giữa các nhóm thông thạo.

M. Ammar Shahid: Chúng tôi đang sử dụng Slack để kết nối với toàn đội

Quản lý của chúng tôi đã chọn Slack vì hầu hết các nhân viên đều đã quen với việc sử dụng nó và những người không biết, thậm chí còn thấy nó hữu ích vì giao diện của nó giống như một phòng chat thiếu niên giúp dễ sử dụng và dễ hiểu.

Các tùy chọn duy nhất tăng tốc là hiệu suất bao gồm ghim tin nhắn và liên kết đến các kênh mong muốn khi chúng ta cần thông tin ngay lập tức. Tùy chọn tìm kiếm nâng cao để tìm kiếm một phần thông tin từ vài ngày liên lạc trở lại.

Theo dõi và quản lý tài liệu cũng như kết nối với tất cả các phòng ban và từng thành viên trong nhóm và với tư cách là một nhóm cũng là một tính năng quan trọng của phần mềm này. Trên hết, tùy chọn nhắc nhở là một lợi thế cạnh tranh của việc sử dụng phần mềm này.

Joaquim Miró: Chúng tôi đã phát triển một công cụ VR SaaS từ xa

Khi công việc từ xa trở thành chuẩn mực, có cách để tương tác trực tiếp với nhau bất kể sự gần gũi về thể chất sẽ rất quan trọng. Chúng tôi đã phát triển một công cụ VR SaaS từ xa nhóm cho phép thực hiện chính xác điều này. Các đội có thể đeo  tai nghe   và gặp nhau trước Tháp Eiffel, trên một bãi biển ở Bồ Đào Nha, trong trụ sở hoặc văn phòng vệ tinh của họ và ở bất kỳ nơi nào khác được tải lên nền tảng dưới dạng video 360.

Đây là ứng dụng đầu tiên thuộc loại này, cho phép đối mặt trực tiếp ở mọi nơi trên thế giới, giữa những người ở các địa điểm khác nhau.

Medha Mehta: chúng tôi dựa vào nhiều công cụ để phối hợp và liên lạc với các thành viên nhóm từ xa khác

Là một công ty có nhân viên trên khắp thế giới, chúng tôi dựa vào nhiều công cụ để phối hợp và liên lạc với các thành viên khác trong nhóm. Những công cụ này bao gồm Hubstaff, SharePoint, Skype, GoToMeeting, v.v. Thách thức lớn nhất mà chúng tôi gặp phải với các nhóm từ xa làm việc ở ba quốc gia là theo dõi và quản lý dự án. Chúng tôi có hàng trăm nhiệm vụ được phân công, làm việc và hoàn thành hàng ngày. Vì lý do này, Basecamp là một trong những công cụ yêu thích của chúng tôi. Giải pháp quản lý dự án này có bảng điều khiển thân thiện với người dùng cho phép chúng tôi theo dõi và quản lý các bài tập một cách dễ dàng. Với Basecamp, chúng tôi có thể tạo và phân công nhiệm vụ với thời hạn, người giám sát thẻ và thành viên nhóm làm người đăng ký, chia sẻ tài liệu và cộng tác thông qua bảng tin. Người quản lý có thể giám sát các bài tập của từng thành viên trong nhóm để đảm bảo thời hạn được đáp ứng. Đối với tôi, phần tốt nhất của Basecamp là cập nhật email của nó. Tất cả các thành viên trong nhóm nhận được thông báo qua email cho bài viết mới, trả lời và trạng thái nhiệm vụ. Thông báo cảnh báo qua email của Basecamp đảm bảo rằng các tác vụ không nằm giữa các vết nứt - ngay cả khi chúng tôi không truy cập Basecamp thường xuyên.

Muhammad Hamza Shahid: Slack tích hợp thành công với các dịch vụ

Ngoài việc dựa vào Google G Suite bao gồm Docs, Sheets, Slides và các công cụ giao tiếp như Hangouts và Google Meet, tôi sử dụng phần mềm Slack. Nó tích hợp thành công với các dịch vụ như Dropbox, Google Drive, Salesforce và Zoom.

Đồng thời, nó cung cấp sự tương tác liền mạch với các thành viên trong nhóm và khách hàng. Bạn có thể tạo các nhóm cho các dự án chuyên dụng, giúp hợp lý hóa các quy trình và liên lạc của bạn hơn nữa. Tôi bắt đầu sử dụng nó sau khi nghe rằng ngay cả những tên tuổi lớn như Phòng thí nghiệm Động cơ phản lực của NASA và Lfyt cũng sử dụng Slack.

Kể từ khi tôi đăng ký với nó, tôi đã không nhìn lại. Bây giờ nó là một phần thường xuyên của hoạt động của chúng tôi và làm việc mà không có vẻ như đó là một nhiệm vụ khó khăn.

Rick Wallace: G Suite cho sự hợp tác và năng suất như một đội từ xa

Chúng tôi sử dụng G Suite (nền tảng kinh doanh của Google) để cộng tác và làm việc như một nhóm từ xa. Chúng tôi thích chất lượng của chức năng gọi video, khả năng làm việc trên các tài liệu cùng một lúc và theo dõi các thay đổi và tính đơn giản chung của G-Suite. Chức năng trò chuyện (Hangouts) cũng hữu ích và cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi trò chuyện dựa trên văn bản thành cuộc gọi hoặc video một cách dễ dàng và đơn giản. Tất cả chúng ta đều ở các địa điểm khác nhau trong thời gian bình thường, nhưng trong đại dịch hiện tại, thật dễ dàng để duy trì và thậm chí cải thiện sự hợp tác với nền tảng G Suite.

Emma-Jane Shaw: Chúng tôi sử dụng hai công cụ chính để tăng cường hợp tác từ xa

Chậm. Tôi biết rằng nhiều đội đang sử dụng Slack để cộng tác từ xa. Công cụ này cho chúng tôi đảm bảo rằng chúng tôi có thể dễ dàng giao tiếp và chia sẻ tài liệu với nhau. Chúng tôi tích hợp Asana với khá nhiều toàn bộ công nghệ của chúng tôi để đảm bảo mọi giao tiếp đều tập trung và không có gì bị bỏ lỡ.

Asana. Công cụ quản lý dự án được lựa chọn của chúng tôi. Chúng tôi sử dụng điều này để theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày và tiến độ dự án. Chúng tôi đã tùy chỉnh các bảng của chúng tôi theo nước rút hai tuần một lần của chúng tôi. Các chức năng của công cụ cho phép minh bạch trong từng nhiệm vụ và tiến trình của nó. Chúng tôi cũng tích hợp Asana với nền tảng tự động hóa tiếp thị của mình để mọi tác vụ được tạo sau đó được tự động điền vào Asana dưới dạng có thể phân phối trong một lần chạy nước rút.

Thu phóng. Chúng tôi nhảy lên hàng ngày, nơi chúng tôi dành thời gian để bắt kịp với tư cách là một đội và từ đó lao vào một số vật dụng lớn trong ngày. Kết nối hàng ngày này là trung tâm của một số cuộc thảo luận và thảo luận lớn nhất của chúng tôi.

Agnieszka Mufferek: công cụ cộng tác quan trọng nhất là TASkeo

Nhóm của chúng tôi hoàn toàn từ xa và làm việc mà không có công cụ cộng tác là không thể. Chúng tôi đang ở hai lục địa với chênh lệch múi giờ lớn tới sáu giờ. Làm việc trong một thiết lập như vậy tự nó là một thách thức, vì vậy phần mềm chúng tôi sử dụng phải giúp chúng tôi tạo ra khoảng cách đáng kinh ngạc này.

Công cụ cộng tác đầu tiên và quan trọng nhất mà chúng tôi sử dụng thực sự là sản phẩm của chính chúng tôi - TASkeo - chúng tôi sử dụng để quản lý dự án, theo dõi thời gian và quản lý quan hệ khách hàng. Với các nhận xét, đề cập và tích hợp Slack tích hợp, nó làm cho công việc của chúng tôi không chỉ khả thi mà còn dễ dàng hơn nhiều so với bất kỳ công cụ nào khác mà chúng tôi đã sử dụng trước khi tạo ra TASkeo. Bên cạnh Taskeo, chúng tôi cũng sử dụng một vài công cụ khác để đơn giản hóa tinh thần đồng đội của chúng tôi. Chúng tôi sử dụng Loom để ghi lại màn hình vì vậy chúng tôi không phải gửi tin nhắn dài. Chúng tôi lập bản đồ và lưu trữ ý tưởng của mình trong Whimsical và nói về Slack đã được đề cập.

Tatiana Gavrilina: Google Drive để quản lý dự án và giải quyết các công việc hàng ngày của chúng tôi

Chúng tôi tại Phòng Tiếp thị Nội dung chọn Google Drive là công cụ phù hợp nhất để quản lý dự án và giải quyết các công việc hàng ngày của chúng tôi. Chúng tôi sử dụng nó cho thiết kế đơn giản và chức năng của nó. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã chọn công cụ đó trong số những người khác.

Thêm một lý do tại sao Google Drive là một lựa chọn hoàn hảo để duy trì hoạt động kinh doanh trong khi làm việc từ xa là tính khả dụng của nó từ bất kỳ thiết bị nào. Điều tuyệt vời là, tất cả dữ liệu được đồng bộ hóa nhanh chóng. Không cần phải lưu tài liệu bổ sung, không có nguy cơ vi phạm dữ liệu (nó được giải quyết bằng cách đặt mức truy cập). Có thể, nhờ vào việc cung cấp truy cập Internet gần như liền mạch, để lưu tệp tự động.

Chúng tôi cũng sử dụng Google Drive cho nhiều tính năng cho cả nhiệm vụ theo dõi và cài đặt. Ví dụ, các thư mục và bảng tính Excel giúp tất cả các dự án giữ cấu trúc. Nếu có nhu cầu cấp thiết để thảo luận về bản sao, thiết lập các nhiệm vụ, thực hiện các thay đổi cho dự án, chức năng bình luận có sẵn. Ngay cả khi có rất nhiều ý kiến, họ sẽ được đặt hàng một cách thuận tiện.

Mặc dù vậy, Google Drive là công cụ được sử dụng tốt nhất về mặt công việc từ xa, bởi vì các thành viên trong nhóm có thể tự kết nối với nó mà không cần phải tải lên bất kỳ ứng dụng hoặc công cụ bổ sung nào. Vào cuối ngày, mọi người đều có một ứng dụng email được cài đặt trên điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay, phải không? Sau khi đăng nhập, một cá nhân trong nhóm có quyền truy cập trực tiếp vào các tệp, cần thiết cho công việc, bất cứ lúc nào và từ bất cứ đâu. Như đã được chứng minh, các tác vụ làm việc được giải quyết nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều bằng cách sử dụng Google Drive.

Petar Kostadinov: cách tốt nhất để quản lý các dự án của chúng tôi một cách dễ dàng là sử dụng công cụ Trello

Trello có rất nhiều tính năng tuyệt vời giúp quản lý dự án hoạt động dễ dàng hơn.

• 1. Tôi thích sử dụng công cụ này vì nó tiết kiệm thời gian và căng thẳng trong khi tìm kiếm lịch trình công việc khác nhau. Tất cả các công việc được tổ chức để dễ dàng tìm thấy các dự án bạn đang làm.
• 2. Với trello có thể theo dõi trạng thái của tất cả các dự án của tôi từ khi bắt đầu, tiến hành đến khi hoàn thành.
• 3. Tôi cũng có thể ưu tiên tất cả các dự án của mình bằng cách sử dụng nền tảng này. Tôi đặt tất cả các nhiệm vụ khẩn cấp lên hàng đầu là Ưu tiên để tôi dễ dàng theo dõi tất cả các nhiệm vụ cần tham gia trước tiên.
• 4. Làm cho nhiệm vụ dễ dàng hơn. Tôi dễ dàng hơn trong việc phân công nhiệm vụ cho công nhân bằng cách tạo bảng công việc cá nhân cho mỗi công nhân và phân công một nhiệm vụ khác nhau bằng thẻ trello.
• 5. Trello giúp tôi dễ dàng lên kế hoạch cho các nhiệm vụ trong tương lai.

Đối với tôi, tôi thích sử dụng Công cụ Trello này hơn các phần mềm khác vì tôi dễ dàng theo dõi tất cả các công việc được thực hiện.

Carla Diaz: phần mềm cộng tác trong các nhóm từ xa là điều cần thiết

Tôi không muốn nói một thương hiệu phần mềm cộng tác tốt hơn một thương hiệu khác, vì nó thực sự thuộc về công ty cá nhân, những gì họ cần từ phần mềm đó và phần mềm đó đáp ứng nhu cầu của họ hiệu quả như thế nào. Có rất nhiều ví dụ phần mềm cộng tác khác nhau (Slack, Trello, Google Docs, v.v.), mỗi ví dụ có một bộ tính năng độc đáo riêng phục vụ cho những cá nhân khác nhau này. Trong một số trường hợp, mọi người thậm chí có thể sử dụng nhiều để có trải nghiệm tốt hơn. Tôi nghĩ rằng phần mềm cộng tác trong các nhóm từ xa là điều cần thiết, vì giao tiếp là một phần quan trọng trong việc hoàn thành dự án hiệu quả. Tuy nhiên, như tôi đã đề cập ở trên, phần mềm bạn chọn sẽ phụ thuộc cụ thể vào nhu cầu của công ty bạn và hiệu quả của phần mềm trong việc giúp nhóm của bạn tạo ra chất lượng công việc cao.

Julie Bee: Slack là một công cụ tuyệt vời

Slack là một công cụ tuyệt vời khi sự hợp tác nhóm xảy ra ở các thời điểm khác nhau từ các địa điểm khác nhau. Các hệ thống quản lý tệp dễ dàng theo dõi các chỉnh sửa và có thể có nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc, như Google Drive, cũng là những công cụ tốt. Nhìn chung, giao tiếp rõ ràng và súc tích, cùng với các công cụ quản lý dự án như Asana, giúp làm việc trong môi trường này dễ quản lý hơn.

Để quản lý các thách thức cộng tác từ xa, các kỳ vọng được đặt ra khi bắt đầu trợ giúp dự án. Nhưng đôi khi các nhà quản lý phải linh hoạt trong khi nhân viên của họ làm việc tại nhà. Trẻ em làm gián đoạn kế hoạch, bạn cùng phòng có thể sử dụng quá nhiều tín hiệu WiFi, gây khó khăn cho việc đáp ứng thời hạn, chó sủa - có nhiều lý do linh hoạt là một kỹ năng quản lý cần thiết với các đội từ xa.

Có nhiều cách để liên lạc với nhóm của bạn, như Slack, một phần mềm quản lý dự án và hội nghị video, là rất quan trọng để vượt qua các thách thức trong một nhóm từ xa.

Meg Marrs: Với Asana, bạn có thể chia nhỏ các nhiệm vụ cụ thể

Các công cụ quản lý dự án - như Asana, sở thích cá nhân của tôi - là một trợ giúp * rất lớn * để quản lý một nhóm từ xa. Với Asana, bạn có thể chia các nhiệm vụ cụ thể thành nhiều nhiệm vụ khác nhau và thiết lập hệ thống sao cho mỗi tác vụ tiếp theo phụ thuộc vào nhiệm vụ cuối cùng.

Ví dụ, trong một dự án phân công bài viết, chúng tôi có các nhiệm vụ phá vỡ phần nghiên cứu, viết, tìm nguồn cung ứng hình ảnh, v.v. Các thành viên trong nhóm được yêu cầu kiểm tra các nhiệm vụ trước khi mở khóa nhiệm vụ tiếp theo - cộng với mỗi nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ có thể có thời hạn riêng.

Bạn thậm chí có thể thiết lập nó để một số thành viên trong nhóm được thông báo khi một nhiệm vụ dự án cụ thể đã được hoàn thành bởi một nhân viên khác. Các công cụ như thế này giúp bạn dễ dàng theo dõi xem ai đang thực hiện nhiệm vụ gì, cũng như những trở ngại mà họ có thể gặp phải.

Christian Antonoff: Tôi chủ yếu sử dụng hai ứng dụng để liên lạc và cộng tác

Khi làm việc tại nhà, tôi chủ yếu sử dụng hai ứng dụng để liên lạc và cộng tác với nhóm của mình:

Asana hiếm khi được đề cập đến trong các công cụ cộng tác tốt nhất của các loại đó. Nhưng họ đã công bố kế hoạch tích hợp nhiều chức năng hơn cho các đội từ xa. Ngay cả khi không có họ, Asana vẫn tuyệt vời cho các đội bất kể họ đóng quân ở đâu. Nó cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về dự án của bạn và tiến độ của nó, ai đang làm gì và thời hạn mà mỗi thành viên trong nhóm có. Asana cho phép bạn tự động hóa nhiều nhiệm vụ, giúp các nhóm dễ dàng hợp lý hóa các nhiệm vụ khác nhau.

Slack luôn nằm trong danh sách tốt nhất trong danh sách đầu tiên của các danh sách, và với lý do chính đáng. Nó tích hợp hoàn hảo với nhiều CRM như Salesforce, Hubspot và Zoho, bạn có thể thiết lập các chatbot và nếu cần, bạn cũng có thể có các cuộc gọi trực tiếp với các thành viên trong nhóm của mình. Slack là một nền tảng hợp tác mạnh mẽ giúp chia sẻ và làm việc trên các tệp khác nhau rất dễ dàng.

Abby MacKinnon: Google Suite đã chứng tỏ giá trị hơn bao giờ hết

Nhóm của tôi luôn dựa vào Google Suite và nó đã chứng tỏ giá trị hơn bao giờ hết sau khi chuyển sang công việc từ xa. Nó cho phép tất cả chúng ta chỉnh sửa các tài liệu giống nhau trong thời gian thực, tổ chức các cuộc họp nhóm và với tư cách là một cơ quan sáng tạo, nó thậm chí còn cho phép chúng tôi linh hoạt để cộng tác trên các bản trình bày và bảng tính được thiết kế đẹp mắt. Các tùy chọn dễ sử dụng và tùy chỉnh mà Google Suite cung cấp là không thể so sánh được.

Vance: Trello giúp bạn phân công nhiệm vụ

Đề xuất của tôi cho các chủ doanh nghiệp hoặc trang web nhỏ đang xây dựng các nhóm từ xa là ứng dụng web Trello. Trello là một công cụ tổ chức dự án giúp bạn phân công nhiệm vụ, theo dõi chúng từ đầu đến cuối.

Đầu tiên, Trello có một phiên bản miễn phí thực sự tốt cho các doanh nghiệp nhỏ. Mặc dù, bạn có thể đăng ký một phiên bản trả phí với giá cả phải chăng. Tôi chưa thử trả phí vì tôi có thể quản lý nhóm của mình khá tốt với phiên bản miễn phí.

Thứ hai, tôi yêu sự linh hoạt và đơn giản của ứng dụng web này. Không có nhiều tính năng phức tạp đòi hỏi một đường cong học tập dốc. Tôi có thể sử dụng nó theo nhiều cách như tôi muốn. Đối với tôi, một vài cột như Todo, Đang tiến hành, Hoàn tất và Tài liệu là ít nhiều đủ.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, tôi có thể tạo ra nhiều dự án mà không được yêu cầu phiên bản trả phí. Tất cả các dự án là riêng tư và được bảo vệ khỏi thế giới bên ngoài. Bên cạnh đó, UI thân thiện với người dùng, thanh lịch và có thể tùy chỉnh.

Benjamin Sweeney: Các đội có chức năng gọi video tích hợp tuyệt vời

Gần đây, tổ chức của chúng tôi đã chuyển tất cả các hệ thống từng phần sang nền tảng 365 của Microsoft. Trước đó, chúng tôi đã sử dụng các dịch vụ hội nghị truyền hình của Slack và Google làm phương thức liên lạc chính với các nhóm từ xa của chúng tôi .. Bây giờ cả hai công cụ này đã được thay thế bởi ứng dụng Nhóm của Microsoft và tôi thực sự thích nó. Slack là kiểu dáng đẹp và rất mát mẻ. Nó tích hợp với một loạt các nền tảng khác (mặc dù được nhóm của chúng tôi sử dụng không đúng mức) và nó có rất nhiều tính năng thoải mái và UX. Một trong những cái gai bên cạnh chúng tôi luôn là tính năng gọi video của Slack chưa bao giờ hoạt động chính xác. Mặt khác, các nhóm có chức năng gọi video tích hợp tuyệt vời với tính năng ghi và chia sẻ màn hình liền mạch được tích hợp ngay. Tôi không thể nói đủ điều tốt về nền tảng này hoạt động tốt như thế nào, cộng với chất lượng video trung bình tốt hơn Google hoặc Slack trong kinh nghiệm của tôi.

Các tính năng UX và tiện nghi cho Đội hơi bị tước đi một chút so với Slack nhưng chức năng hoàn toàn của nền tảng nhiều hơn là bù cho nó. Và vâng, có một chế độ tối. Đó là một tính năng tiện lợi ngớ ngẩn nhưng tôi đã quen với nó vào thời điểm này rằng việc thiếu chế độ tối gần như trở thành một công cụ đối phó với tôi.

Steve Pritchard: G Suite cung cấp một loạt các chương trình hợp tác

Nếu tất cả nhân viên của bạn cần đóng góp cho cùng một nhiệm vụ cùng một lúc trong khi làm việc từ xa, tôi sẽ khuyên bạn nên nhận Google Google G Suite cho doanh nghiệp của mình. Điều này cung cấp một loạt các chương trình hợp tác cho phép nhóm của bạn thảo luận, sắp xếp và hoàn thành các nhiệm vụ một cách dễ dàng. Nhân viên có thể làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu, bảng tính và bản trình bày từ các máy tính riêng biệt, làm cho nó trở nên lý tưởng cho các bộ phận từ xa. Điều đó có nghĩa là họ có thể thực hiện công việc của mình ở bất cứ đâu và sẽ luôn có thể truy cập các tệp chính trong trường hợp khẩn cấp.

Khi nhập một tệp, mỗi người dùng được gán một con trỏ được mã hóa màu hoặc tô sáng, cho phép bạn theo dõi những gì mọi nhân viên đang thêm vào dự án. Tất cả các thay đổi được ghi lại và bạn thậm chí có khả năng khôi phục các phiên bản trước đó, chỉ trong trường hợp bạn phải quay lại bản nháp đầu tiên. Nó có nhiều công cụ bổ sung, quá. Google Drive cho phép bạn sắp xếp các tài liệu và hạn chế người có thể chỉnh sửa chúng, trong khi Google Hangouts và Google Chat tạo điều kiện cho các cuộc họp video và thảo luận nhanh. G Suite thực sự bao gồm tất cả các cơ sở một cách rõ ràng và đơn giản. Vì vậy, dựa trên kinh nghiệm của tôi, đó là một điều bắt buộc đối với các doanh nghiệp với các đội WFH.

Carolina: Manifest giúp tổ chức các nhiệm vụ và xác minh khi chúng sẵn sàng

Trước hết, vâng! chúng tôi sử dụng phần mềm cộng tác để làm cho công việc từ xa trở nên dễ dàng cho tất cả chúng ta. Cái này được gọi là Manifest và thực sự tốt vì nó giúp tổ chức các nhiệm vụ và kiểm tra và xác minh khi chúng sẵn sàng. Ngoài ra, nó cho phép các ông chủ kiểm tra các phòng ban của họ, và nếu họ đã hoàn thành nhiệm vụ!

Tôi thực sự khuyên dùng ứng dụng này vì nó thực sự dễ sử dụng, như, tồn tại nhiều ứng dụng khác hoạt động với cùng các nguyên tắc, ví dụ, Trello, cũng thực sự tốt nhưng cũng phức tạp hơn một chút, đó là vì nó trông giống như một bảng điều khiển nơi bạn có thể đặt tất cả các ý tưởng của mình và tạo ra rất nhiều bảng điều khiển nhỏ và mọi thứ ... nhưng điều này hoạt động nhiều hơn cho các nhà thiết kế đồ họa và chuyên gia sáng tạo ...

Mặt khác, Manifest tốt hơn vì nó giống như một danh sách kiểm tra và được tạo riêng cho công việc và công ty từ xa ... Bên cạnh đó, nó thực sự đơn giản và dễ sử dụng.

Nikola Baldikov: Brosix đi kèm với chia sẻ màn hình và điều khiển từ xa

Một công cụ cộng tác tất cả trong một có thể giúp tổ chức của bạn tăng năng suất và bảo mật là Brosix Instant Messenger. Brosix là một ứng dụng được mã hóa đầu cuối đi kèm với các tính năng khác nhau của doanh nghiệp như trò chuyện văn bản / âm thanh / video, chia sẻ màn hình và điều khiển từ xa, truyền tệp kích thước không giới hạn, bảng trắng ảo và các tính năng khác. Nó có thể được sử dụng trên máy tính để bàn, máy tính bảng, điện thoại di động, cũng như hoàn toàn trực tuyến thông qua Brosix Web Client. Nó có chi phí hợp lý và bạn cũng được dùng thử miễn phí 30 ngày. Tôi khuyên bạn nên trải qua một phiên demo miễn phí để khám phá cách thức và liệu công cụ có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.

Ben Walker: Slack, slack, và nhiều hơn nữa

Nó dễ dàng là công cụ tốt nhất chúng tôi tìm thấy cho những gì chúng tôi làm. Là nhà cung cấp dịch vụ phiên mã, chúng tôi thường cần có các cuộc trò chuyện nhóm về khách hàng, kiểu dáng, định dạng, mẫu và tùy chỉnh của họ để sự chậm chạp thực sự tốt cho chúng tôi. Chúng tôi có thể chia sẻ các loại tệp trên đó ngay lập tức, điều này giúp hai hoặc ba chúng tôi có thể dễ dàng nhìn thấy những thứ giống nhau cùng một lúc. Giữ một bản ghi của tất cả mọi thứ có thể tìm kiếm cũng được đánh giá cao vì chúng ta phải quay lại mọi thứ từ nhiều tháng, hoặc thậm chí nhiều năm trước, và tất cả đều ở đó để chúng ta tìm kiếm.

Nelson Sherwin: CÓ cho phần mềm cộng tác, KHÔNG cho Asana

Chúng tôi đã sử dụng Asana trong suốt thời gian, nhưng tôi thành thật mà nói, tôi không nghĩ rằng nó cũng tốt như các lựa chọn khác trên thị trường. Tôi đã làm việc với Pipefy và Trello trước đây và tôi cảm thấy Asana đang thiếu, nó không thân thiện với người dùng và tôi thấy nó hơi phức tạp khi tìm hiểu. Tôi sẽ nói rằng chúng tôi sẽ tốt hơn nếu không sử dụng ứng dụng cộng tác, bởi vì nó sẽ nhanh chóng rơi vào hỗn loạn. Chúng tôi là một đội ngũ lớn và đặc biệt là một người quản lý, tôi dựa vào điều này có thể nhiều hơn những người khác để có thể theo dõi mọi thứ và có một bức tranh rõ ràng về nơi mọi người đang trong quá trình của họ. Vì vậy, có cho phần mềm cộng tác, không cho Asana.

Jennifer Mazzanti: Các đội cho phép chúng tôi lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến một cuộc họp

Với các công nhân trên khắp Châu Âu và Bắc Mỹ, chúng tôi phụ thuộc vào Microsoft 365 cho công việc từ xa, khai thác các tùy chọn mạnh mẽ và an toàn cho các cuộc họp trực tuyến (Nhóm) và cộng tác (Outlook, Nhóm, OneNote, OneDrive).

Các nhóm hội thảo video giàu tính năng giúp thu hẹp khoảng cách được tạo ra bởi các đơn đặt hàng từ xa và ở nhà, tăng cường sự tham gia và tinh thần. Các thành viên trong nhóm đã bỏ lỡ cuộc họp hoặc cần xem lại có thể truy cập các bản ghi cuộc họp và sao chép tự động sau đó. Các công cụ bảo mật cung cấp mã hóa và kiểm soát truy cập vào các bản ghi và ghi chú. Làm mờ nền và giảm tiếng ồn giảm thiểu sự mất tập trung từ trẻ em, vật nuôi và tiếng ồn khác trong gia đình.

Các nhóm cho phép chúng tôi lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến cuộc họp trong chuỗi cuộc họp, được bảo mật bằng mã hóa và quyền. Điều này có thể bao gồm ghi âm và ghi chú cuộc họp, chương trình nghị sự và các tài liệu liên quan. Nó cũng bao gồm tích hợp đầy đủ với tất cả các tính năng cộng tác của Microsoft 365. Chẳng hạn, bạn có thể nhắn tin cho các thành viên trong nhóm hoặc cộng tác trên một tài liệu mà không cần rời khỏi cuộc họp.

Ngoài ra, Microsoft 365 cho phép bạn chuyển từ phương thức liên lạc này sang phương thức khác ngay lập tức. Ví dụ: bạn có thể mở một cuộc trò chuyện trong Microsoft Word trong khi chỉnh sửa tài liệu và sau đó nhấp vào nút video để bắt đầu cuộc gọi video khi cần.

Maxim Ivanov: Redmine đặc biệt tiện dụng cho sự phối hợp của tất cả các thành viên trong nhóm của chúng tôi

Sự hợp tác của nhân sự trong chế độ từ xa có thể khá khó khăn, đặc biệt đối với các công ty có hơn 250 nhân viên như trong trường hợp của chúng tôi. Do đó, để làm cho tất cả các quy trình từ xa chạy như đồng hồ, chúng tôi đã xây dựng hệ thống quản lý của mình bằng cách bao gồm 3 lĩnh vực chính: quản lý tác vụ (Redmine, Jira), theo dõi thời gian (Redmine) và liên lạc nội bộ. Redmine đặc biệt tiện dụng vì chúng tôi đã sử dụng nó không chỉ cho quản lý dự án mà còn cho sự phối hợp của tất cả các thành viên trong nhóm của chúng tôi. Trong chế độ từ xa, nó đã trở nên cực kỳ hữu ích nhờ giao diện thân thiện với người dùng dễ hiểu và dễ sử dụng. Hơn nữa, công cụ này khá thuận tiện cho việc thu thập các phân tích nội bộ vì nó hiển thị các biểu đồ với tổng thời gian sử dụng mà bạn có thể phân loại theo người dùng, loại vấn đề, danh mục hoặc hoạt động.

Để cung cấp liên lạc đơn giản và hiệu quả giữa tất cả các bộ phận và nhóm, chúng tôi đã tiếp tục sử dụng trò chuyện được phát triển nội bộ của chúng tôi. Hơn nữa, phần mềm được phát triển đặc biệt cho nhu cầu của công ty đã cho phép tương tác liền mạch giữa tất cả nhân viên, dễ dàng truyền bá thông báo khẩn cấp và phản hồi nhanh. Việc sử dụng một loạt các công cụ được đề cập cho phép chúng tôi duy trì tất cả các quy trình kinh doanh ở cùng cấp độ như chúng tôi đã có khi làm việc trong văn phòng.

Rahul Vij: Công cụ cộng tác tốt nhất cho các đội từ xa

Basecamp cho Quản lý dự án: Đây là một công cụ hữu ích để tổ chức công việc, đặc biệt là với các nhóm từ xa. Chúng tôi đã sử dụng nó trong nhiều năm và thấy thật tốt khi hợp lý hóa các quy trình và theo dõi thời hạn. Người quản lý dự án giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của họ trên Basecamp và đề cập đến thời hạn. Nhân viên làm việc trên các nhiệm vụ được giao và đăng báo cáo trên nền tảng. Nó rất dễ dàng, đơn giản và hữu ích.

Google Drive cho Cộng tác theo thời gian thực: Google Drive có nghĩa là lưu trữ an toàn các tệp và truy cập mọi lúc. Sử dụng Google Drive, thật dễ dàng để khiến nhiều người làm việc trên một tệp. Trước đó, chúng tôi đã có một hệ thống lưu trữ tập trung. Nhưng chúng tôi đã thay thế nó bằng Google Drive, thấy nó là một lựa chọn đáng tin cậy và hiệu quả hơn.

DeskTime để theo dõi nhân viên: Đây là một ứng dụng theo dõi thời gian cho biết nhân viên từ xa đang làm gì, họ có làm việc hay không và loại tài nguyên nào họ đang sử dụng cho công việc của họ. Chúng tôi đã chọn DeskTime sau khi sử dụng Hubstaff trong vài tháng. DeskTime dễ dàng hơn, đơn giản hơn và hiệu quả hơn.

Google Meet for Virtual Meet: Trước đó, chúng tôi đã sử dụng Zoom cho các cuộc họp trực tuyến. Trước khi biến động được phát hiện trong ứng dụng, chúng tôi thấy nó hơi phức tạp để sử dụng. Chúng tôi đã thay thế nó bằng Google Meet và thấy nó mượt mà hơn, đơn giản hơn và an toàn hơn các phương tiện hội nghị video khác.

Vladlen Shulepov: Jira cho phép mọi người tương tác ở một nơi

Là một công ty phát triển nhanh, chúng tôi sử dụng phần mềm cộng tác cho dù chúng tôi làm việc tại văn phòng hay từ xa, như bây giờ. Công cụ lựa chọn của chúng tôi là Jira, một phần mềm theo dõi vấn đề do Atlassian tạo ra, vì nó cho phép mọi người từ nhà phát triển đến thành viên nhóm tiếp thị tương tác ở một nơi nhanh chóng và dễ dàng.

Điều thực sự làm cho công cụ này phù hợp với chúng tôi là thực tế là mọi thành viên trong nhóm có thể theo dõi công việc của họ, ghi lại thời gian họ dành cho mỗi nhiệm vụ, giao trách nhiệm cho nhau và tương tác với sự trợ giúp của nó. Mỗi bộ phận của công ty chúng tôi có không gian riêng, nơi nhân viên có tất cả các nhiệm vụ được tổ chức. Ngoài ra còn có Confluence, một công cụ bổ sung, nơi bạn có thể chia sẻ các tệp và hướng dẫn khác nhau để giúp nhóm. Là một công ty chuyên về phát triển phần mềm từ xa, ví dụ, chúng tôi có hướng dẫn tuân thủ HIPAA ở đó để cung cấp cho nhân viên tất cả các thông tin cần thiết về chủ đề này.

Tom Massey: Slack và Asana được sử dụng hàng ngày với các đội từ xa

Slack và Asana là hai công cụ cộng tác tuyệt vời được sử dụng hàng ngày khi làm việc với các nhóm từ xa. Slack là một cách dễ dàng để giao tiếp trực tiếp, với một nhóm nhất định hoặc với toàn bộ công ty. Bạn có thể sử dụng các kênh khác nhau cho các nhu cầu khác nhau của công ty và đó là một cách hay để giữ liên lạc với các đồng nghiệp của chúng tôi trong khi ở xa. Asana không chỉ là một công cụ cộng tác tốt cho nhóm của chúng tôi mà còn là một công cụ tổ chức tuyệt vời cho mỗi nhân viên. Asana giúp nhóm của tôi đứng đầu các nhiệm vụ, cập nhật các ngày đáo hạn và một cách tuyệt vời để ghi lại dòng thời gian sẽ thực hiện và những gì cần phải hoàn thành để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Bạn thậm chí có thể @ đồng đội của mình để cho họ biết khi nào một nhiệm vụ được thực hiện, cần phải hoàn thành hoặc cần bất kỳ sự trợ giúp thêm nào. Phần tốt nhất là bạn có thể mã màu mọi thứ, làm cho nó thú vị để xem và dễ dàng để tổ chức.

Daniel J. Mogensen: các kênh trên Slack được định hướng theo chủ đề

Công ty của tôi đã sử dụng Slack để liên lạc kể từ khi chúng tôi thành lập công ty. Hoạt động chủ yếu như một công cụ truyền thông, Slack giúp tổ chức vì giao tiếp được phân đoạn dựa trên các kênh. Các kênh trên Slack được định hướng theo chủ đề, trái ngược với việc được tổ chức bởi những người đang tham gia vào chúng. Các chủ đề đang diễn ra mà bạn cần quay lại và tìm hiểu những gì đã được nói đến rất dễ truy cập và tìm thấy thông tin bạn cần chỉ bằng cách cuộn.

Một mẹo để tận dụng tối đa Slack là kiểm tra nhiều tích hợp của nó. Từ nhân sự, tổ chức, đến các công cụ xây dựng đội nhóm - bạn có thể tìm thấy vô số ứng dụng hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Một điều tuyệt vời về sự tích hợp của Slack là bạn có thể sử dụng chúng mà không cần phải sử dụng các ứng dụng cồng kềnh và dành thời gian để làm quen với giao diện của chúng, đôi khi trả tiền cho các tính năng mà bạn thậm chí không cần như một doanh nghiệp nhỏ.

Alex Shute: có một phần mềm cộng tác đáng tin cậy là cần thiết

Với bản chất kinh doanh của chúng tôi, có một phần mềm cộng tác đáng tin cậy là một điều cần thiết. Chúng tôi hiện đang sử dụng Slack và rất khuyến khích điều đó. Chúng tôi đã sử dụng Slack khá lâu rồi và chúng tôi thích rằng nó có thể dễ dàng tải xuống trên máy tính để bàn, máy tính xách tay và điện thoại di động của bạn. Nó có rất nhiều tính năng, bao gồm khả năng truy cập nhiều nhóm trong một tài khoản người dùng đã được chứng minh là rất hữu ích cho chúng tôi và giúp việc liên lạc với các nhóm khác nhau trở nên dễ dàng và có tổ chức hơn nhiều.

Một tính năng khác rất tiện lợi cho chúng tôi là Slack cho phép bạn tạo và gắn nhãn các chủ đề cụ thể cho các chủ đề mà bạn muốn thảo luận về thành viên nào trong nhóm của bạn có thể truy cập, bạn cũng có thể thực hiện cuộc gọi và gửi tin nhắn riêng tư cho các thành viên trong nhóm và tệp của mình chia sẻ cũng nhanh chóng và dễ dàng. Chúng tôi thấy rằng việc sử dụng phần mềm cụ thể này giúp nhóm của chúng tôi dễ dàng giao tiếp và sắp xếp các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Tôi nghĩ rằng thật lý tưởng khi sử dụng một phần mềm cộng tác, đặc biệt là khi phải làm việc trong một thiết lập từ xa, có rất nhiều lựa chọn trên thị trường nhưng hãy đảm bảo tìm ra phần mềm nào phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm bạn.

Krit Saiyyam: Trello cho phép các thành viên hợp nhất và tổ chức các dự án thành các ban

Chúng tôi đang sử dụng '* Trello *' làm công cụ cộng tác cho nhóm của mình. Trello cho phép các thành viên hợp nhất và tổ chức các dự án thành các hội đồng. Đây là một ứng dụng tuyệt vời để cho bạn biết những gì đang được thực hiện, ai đang làm việc trên cái gì và nơi nào đang xử lý. Vì chúng tôi tuân theo các phương pháp của Kanban, Trello là người phù hợp nhất để giữ cho công việc trôi chảy từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.

Trello Business cho phép chúng tôi tự động hóa các quy trình được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án để đơn giản hóa các tác vụ thủ công. Trong Trello, nhiều thành viên và hoạt động của họ có thể được theo dõi và theo dõi trên nhiều bảng khác nhau. Trong mỗi bảng, các nhiệm vụ có thể được đưa ra hoặc tạo ra với nhiều thành viên có quyền truy cập vào các thẻ này. Trong thẻ, người ta có thể đặt thời hạn, tiến trình hoạt động, tệp đính kèm, liên kết, danh sách kiểm tra và hơn thế nữa. Đặc biệt là UI và UX đơn giản và lưu như bạn viết trong cơ chế thời gian thực mà công cụ cung cấp là đặc biệt.

Shradha Kumari: các nhóm trong tổ chức khăng khăng làm việc cùng nhau

1). Slack: Đây là kênh liên lạc của chúng tôi, nơi chúng tôi kết nối với nhau bằng cách trò chuyện và hoặc chia sẻ một số thông tin liên quan. Đây là một nền tảng nhỏ nhưng điều này rất thuận tiện để giữ liên lạc với toàn bộ đội. Chúng tôi có các nhóm cấp độ nhóm và cấp độ tổ chức nơi mọi người cộng tác, chia sẻ thông tin, lưu trữ thông tin liên lạc của họ.

2). Google Meet: Đối với tất cả một đến một và nhóm các cuộc gọi video và thoại, chúng tôi sử dụng Google Meet. Chúng tôi sử dụng Google Meet cho tất cả các chia sẻ màn hình nhóm, trao đổi tệp và các hoạt động vui nhộn. Nó cho chúng ta cảm giác như đang ngồi cạnh nhau. Ngoài ra còn có một tính năng bổ sung nơi chúng tôi trò chuyện là tốt.

Anastasiia Khlystova: Notion nổi bật so với các giải pháp quản lý dự án khác

Đội ngũ tiếp thị của chúng tôi thỉnh thoảng đã sử dụng công cụ quản lý dự án Notion trong hơn một năm nay. Nhưng trong vài tháng qua, nó đã trở thành nơi chúng ta thực hiện cho tất cả, dù là những nhiệm vụ nhỏ nhất. Đây chỉ là một số trường hợp sử dụng mà chúng tôi sử dụng công cụ cho:

• Danh sách việc cần làm hàng tuần và hàng ngày để tiếp thị
• Lịch biên tập blog
• Kế hoạch trên tàu
• Nhiệm vụ chạy nước rút 2 tuần
• Cơ sở kiến ​​thức nội bộ

Rất nhiều nhiệm vụ mà trước đây chúng ta có thể thảo luận tại văn phòng trong giờ giải lao cà phê giờ đã chuyển sang Notion và có không gian làm việc riêng ở đó. Công cụ này nổi bật so với các giải pháp quản lý dự án khác với thiết kế trực quan đẹp mắt. Hơn nữa, mọi không gian làm việc cũng có thể tùy chỉnh 100% với nhiều mẫu, bìa, biểu tượng cảm xúc và không có gì. Điều quan trọng nữa là Notion miễn phí cho sử dụng cá nhân và có kế hoạch giá cả phải chăng để hợp tác nhóm.

Khris Steven: Gsuite - chúng ta không thể làm gì nếu không có nó

Phần mềm cộng tác tốt nhất và hữu ích nhất đã giúp ích rất nhiều cho tôi và nhóm trợ lý ảo của tôi là Gsuite.

Chúng ta không thể làm mà không có nó.

Gsuite là một bộ tích hợp các ứng dụng cộng tác và năng suất an toàn, đáng tin cậy, dựa trên đám mây được cung cấp bởi Google AI.

Một trong những điều hay về Gsuite là nó đi kèm với dung lượng lưu trữ không giới hạn cho ảnh, tệp, tài liệu và email của bạn.

Một ưu điểm tuyệt vời khác là nó hoạt động giống như tất cả trong một. Nó bao gồm email doanh nghiệp Gmail, lịch chia sẻ, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu trực tuyến, cuộc họp video, hội nghị và nhiều hơn nữa.

Sử dụng Gsuite đã giúp chúng tôi tiết kiệm hơn rất nhiều và tôi không thể khuyên bạn dùng nó đủ.

Chúng tôi hợp tác từ mọi nơi một cách nhanh chóng, chia sẻ tệp dễ dàng trong thời gian thực. Không rắc rối.

Danh sách cuối cùng về các công cụ cộng tác tốt nhất cho các nhóm từ xa:

• Thu phóng: Hội nghị truyền hình, Hội nghị trên web, Hội thảo trên web
  
• Slack: Chào mừng bạn đến với HQ mới của bạn
  
• Doodle: Công cụ lập lịch họp trực tuyến miễn phí
  
• Skype dành cho doanh nghiệp
  
• VirBELA: Tương lai của công việc
  
• monday.com: Một nền tảng, làm việc theo nhóm tốt hơn.
  
• BlueJeans: Hội nghị truyền hình, Chia sẻ màn hình, Cuộc gọi video
  
• Quản lý công việc, dự án và nhiệm vụ của nhóm bạn trực tuyến · Asana
  
• Trello: Tổ chức mọi thứ với bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu!
  
• Basecamp: Quản lý dự án & Giao tiếp nhóm
  
• Milanote - công cụ tổ chức các dự án sáng tạo
  
• Cage: có thể thiết kế, sửa đổi và chia sẻ nội dung một cách nhanh chóng và an toàn với khách hàng
  
• Miro: Nền tảng hợp tác trực quan trực tuyến cho làm việc theo nhóm
  
• Stickies.io
  
• Telegram Messenger
  
• Google Tài liệu: Tài liệu Trực tuyến Miễn phí cho Sử dụng Cá nhân
  
• Thu hoạch: Phần mềm theo dõi thời gian trực tuyến đơn giản
  
• Thông tin viên của Whatsapp
  
• Phần mềm CRM & Giải pháp điện toán đám mây - Lực lượng bán hàng
  
• Taskeo - Phần mềm tự động hóa và quản lý dự án
  
• Bộ nhớ đám mây cho Cơ quan và Gia đình - Google Drive
  

Giờ đây, bạn có tất cả phần mềm cộng tác từ xa và các công cụ cần thiết để thực hiện bất kỳ loại công việc từ xa nào với bất kỳ nhóm nào!