Телекомуникация 101 за служители: 20+ експерти един съвет

Създаването на офис пространство за работа в дома може да бъде смущаващо в началото, особено след години работа в стандартни офиси или отворени офиси. Обаче изобщо не е толкова сложно!

Помолихме общността на експертите за най-добрия съвет, който да споделите с новите работници на телекомуникациите, а компилацията на телеработа 101 за съвети на служителите може да ви изненада.

Макар че е ясно, че настройването на правилна работна програма и разполагането с удобна настройка на офис пространство е важно, тези съвети могат да ви помогнат да го направите правилно - а някои от тях може дори да ви изненадат!

Работите ли дистанционно? Имате ЕДИН съвет, за да споделите с никого, който започва да работи отдалечено, за да останете продуктивни от комфорта на дома си?

Дебора Суини: установете ежедневие и се придържайте към него

Моят един съвет за всеки, който започва работа от разстояние, е да създаде структура. Създайте ежедневие за себе си и се придържайте към него. Времето блокирайте деня си и не забравяйте да уведомите вашия екип кога сте в час и извън часовника. Ангажирайте с членове на екипа и чатете чрез приложения като Slack. Не забравяйте да правите кратки почивки през целия ден, да се разтягате и да спортувате и да почивате за обяд.

Мани Ернандес: рутината може да бъде по-мощна от часовник

Най-добрият ми съвет за работа от вкъщи е просто Създаване на рутинни стъпки за рутина Рутината може да бъде по-мощна от часовника, за да ви помогне да започнете и да работите всеки ден. Не всеки, който работи от вкъщи, следва график от девет до пет. Докато някои започват в ранните часове на деня, други са в друго време на деня, тази разлика в работния график понякога може да затрудни да бъдете напълно продуктивни или дори мотивирани да започнете работа с деня. Така че създаването на някакъв навик в ежедневието ви, който показва, че сте на път да започнете работа, може да бъде наистина полезно. Може да си направите чаша кафе, да се върнете у дома след джогинг или да се върнете от фитнес залата, дори може да се вземе след душ. Чаша кафе ми работи добре, вашата може да бъде всичко друго. Каквото и да ви вдъхнови и ви насочи към работа, е всичко, от което се нуждаете.

Rafe Gomez: не бъдете задник - опитайте тези освободители на стрес

Няма съмнение, че вашите WFH стресори са истински и безмилостни - но това са и стресорите на всички останали, които са в живота ви. Не се опитвайте да го превърнете в конкуренция и не използвайте изтръпналото си емоционално състояние в лиценз да обиждате, ядосвате и разстройвате всички в близост до вас.

За да изсветлите тъмните си вибрации, за да можете да изчистите ума си и да се върнете на работа, опитайте тези освобождаващи от стрес:

• Излезте навън, навийте се и с пълна сила разбийте картофи или дузина яйца в тухлена стена (не забравяйте да почистите, след като сте готови).
• Докато сте на закрито, нанижете се на неразвити шпули от обвивки с мехурчета или на куп възглавнички за балончета от доставките ви в Amazon.
• Влезте в колата си, навийте прозорците и крещи в горната част на белите дробове, докато не сте дрезгав или плачете или и двете.

Вашата ярост, тревожност и страх няма да изчезнат, но тези опции ще направят всичко това много по-малко.

Индира Вислоки: Важно е да знаем какво точно да правим по-нататък

Това, което научих, е, че за да останете продуктивни, се нуждаете от рутина (особено ако имате деца). Трябва да сте гъвкави, нещата се случват, но е важно да знаете точно какво да правите по-нататък, а наличието на рутина ще ви помогне да структурирате деня си и с течение на времето някои задачи ще станат автоматични и в резултат на това по-малко стресиращи.

Събудете се рано и свършете малко работа, преди да се събуди останалото семейство, направете кратки почивки на всеки няколко часа (проверете метода Pomodoro!) И се опитайте да зададете малки етапи, за да не се разочаровате.

Истината е, че вероятно сте продуктивни! Но ние губим толкова много време, когато работим в офис помещение: отиваме в помещението за копиране, разговаряме с колеги по нашите бюра, почивки за кафе и баня, малки разговори в коридорите ... че когато започнете да работим отдалечено, се оказваме, че работим само 3 лоши 4 часа и се чувстваме репродуктивни, защото не работим 8 или 10 часа както обикновено. И това е огромна грешка! Това, че сте в офиса през целия ден, не означава да работите по цял ден, така че не се чувствайте толкова зле.

Проследявайте времето си последователно, за да разберете колко време отнемат ежедневните ви задачи (можете да използвате безплатни инструменти като Toggle) и ще видите как ще можете да организирате ежедневието си по-добре.

Андрю Тейлър: най-важното е да останеш социален

Може да бъде много лесно и изкушаващо да се изолирате (разбирам, че това е смисълът в момента), когато сте отдалечен работник.

Сега не искам да изляза и с приятелите си в събота. Аз гарантирам, че се представяте и опознавате различни хора - като вас в офис.

Толкова е лесно да се вмъкнем в това, което е удобно и да избягваме неудобното, но в реалния живот има хора, с които трябва да работим, с които не винаги ни харесва, или клиент, който е трудно, с който трябва да се справим.

Отдалечено е по-лесно да го избегнете или облекчите бързо, като го предадете. Уверете се, че новите идеи, концепции и хора винаги пресичат вашия път, така че да останете свежо, актуално и общо положително влияние в обществото.

Кевин Милър: Научих се да се концентрирам, като избягвам разсейванията

Управлявам отдалечения си екип, като правя две неща. Първо, правим ежедневни резервни срещи в 10:00 PST. По време на тези срещи обсъждаме какво направихме вчера, върху какво работим днес и говорим чрез всякакви проблеми, които срещаме. Второ, ние правим всички наши срещи чрез Zoom, за да си осигурим отчетност. Също така, ние имаме всяка задача, зададена в Basecamp, за да следим и организираме нещата.

В допълнение, аз използвам няколко метода, за да увелича производителността и да сведе до минимум грешките през целия си работен ден с висока скорост. Първо, признавам своите граници, особено тези, които не мога да контролирам. Второ, отделям неотложното от важното. Задачите с предстоящите срокове трябва да имат приоритет. Трето, научих се да се концентрирам, като избягвам разсейванията. Работя и в големи блокове от време. Това означава да заглуша телефона си, да затворя имейла си и да се съсредоточа върху задачата, която се работи. В допълнение, изкуството на делегиране на задачи ми помогна повече, отколкото думите могат да кажат. Без моите служители няма как да се справям всеки ден. Планирането напред е от ключово значение. Без правилното планиране може да е трудно да се изпълнят сложни задачи.

Стефани Бел: от кръста нагоре трябва да изглеждате презентабелно!

Точно както имате етикетни правила в офиса, така ги прилагате и отдалечено. Трябва да изглеждате представително, точно както бихте направили в офиса. Може да нямате панталони, но от кръста нагоре трябва да изглеждате презентабелно! Точно както се предлагате на пазара в офиса, трябва да го направите и у дома!

Ако вашият шеф използва видео, трябва да използвате видео. Ако използват аудио, тогава използвате аудио. Това, което виждам най-много в света на Zoom, не е подготвено за видео. Мислете за своя видео фон като за филмов комплект и проектирайте това, което искате хората да видят, това е най-големият ми съвет. Произведения на изкуството, цветята и липсата на елементарност имат голяма промяна в това как хората ви възприемат. Четох, че ако поставите логото си някъде на заден план (моята бутилка с вода на Windstream), е по-вероятно да получите повишение. Аз съм в!

Лорън Хайланд: Моят един съвет би бил да работя по партида

Особено през това време, когато всички графици са невъзможни, трябва да планирате точно определено време през деня, за да работите. Ако можете да планирате седмицата си според проект или списък със задачи, времето ви най-вероятно ще бъде по-продуктивно, отколкото ако сте имали пълен 8-часов работен ден с разсейване. Намерете време, което работи за текущия ви начин на живот или домашна ситуация и отделете това време всеки ден, за да се съсредоточите единствено върху вашите проекти или списък със задачи. Можете да добавите допълнително време за партида през седмицата за неща, които отнемат време, а понякога и загуба на време като някои административни задачи, т.е. имейл, отчети за разходите и т.н.

Дев Радж Сингх: преместете се в лична стая

Преместете се в лична стая с всичките си файлове и стоки, свързани с офиса. По този начин можете да посветите продуктивното си време на работата си и да се освободите от всяко разсейване от дома като плач на бебета и шум от приспособления. Използвайки тази идея, можете да си позволите да работите стратегически.

Джош К. Манхаймер: Пазете се от Южното Слънце

Съблазнително може би е да поставите вашия офис на мечтите пред френските врати или прозореца на залива, с изглед към зеленчуковата градина ... залива ... лозето .... бързо можете да откриете, че Южното слънце ви пече по-бързо от KFC допълнително хрупкав. През годините създадох три офиса на мечтите и всеки път не се съобразих със собствените си съвети и трябваше да се оттеглям към сянката на кухненската маса. Накрая създадох офис в помещение от северната страна на къщата ми (до интернет рутера - много важно за директни високоскоростни връзки) и вече мога да стоя буден и да се концентрирам.

Naheed Mir: намерете кога сте най-продуктивни

Докато работите отдалечено, по-добре е да анализирате себе си, преди да започнете, за да бъдете продуктивни. За мен най-хубавото е да проверите първо себе си. Всеки индивид обикновено е продуктивен в различно време на деня. Например, няколко от тях могат да бъдат продуктивни в сутрешните часове, а други могат да бъдат продуктивни вечер или вечер. По този начин е от съществено значение да намерите кога сте най-продуктивни и да развиете работната си рутина около вашите максимални периоди на ефективност. Това ще помогне ** да повишите ефективността си и да постигнете желани резултати. *

Санди Йонг: имайте правилната настройка, за да ви е удобно

Моят един съвет за всеки, който започва да работи отдалечено, е да има правилната настройка, от която се нуждаете, за да ви е удобно. Искате да имате ергономична работна станция, така че да не напрягате тялото си през целия ден. От подходящ стол за бюро до настройка на вашия монитор на подходяща височина и разстояние е важно тези настройки да се направят според вашите нужди. Ако сте склонни да печатате документи, уверете се, че имате достатъчна доставка на хартия и мастило за принтер. Също така в наши дни не всеки има уеб камера, за да извършва видео разговори. Можете да поръчате уеб камера и да я прикачите към вашия лаптоп. Можете да помолите вашия работодател да види дали те могат да покрият тези допълнителни разходи за вас.

Алън Гуин: винаги приемайте, че вашата уеб камера е включена

Винаги приемайте, че уеб камерата ви е включена, а микрофонът ви е включен и излъчва света. Защото може и да са.

Много от нас са склонни да разговаряме със себе си и да изказваме предизвикателства при решаването на проблеми, а някои предизвикателства, които работим и решаваме за нашите клиенти, може да бъде най-добре да оставим без комуникация на тези клиенти - или на други - докато те наистина не бъдат решени ,

Никога не съветвайте шапката си, за да направите впечатление на околните, ако косата ви не е напълно прикрепена.

Джеръми Харисън: нека всички знаят, че ще ви трябва непрекъснато време

Управлявам отдалечен екип вече повече от година и основният проблем, който имах при работа от вкъщи, са разсейванията. В офиса е лесно, тъй като всички работят. Нещата са много различни у дома и се нуждаете от помощта на всеки, за да сте сигурни, че сте фокусирани върху работата си. Бих ви предложил да уведомите всички, че ще работите временно вкъщи и че ще ви трябва непрекъснато време, за да свършите работата си. Кажете им, че ще работите от 8 до 17 часа, за да не знаят да не ви притесняват в онези часове.

Сега, когато имате спокойствие и тишина, следващата ви цел е да се мотивирате. Доста лесно е да загубите следите на целта си, когато сте вкъщи. Работя в спалнята, за да избегна разсейвания, но дори и там все още намирам разсейвания. Например леглото е само там и е много достъпно. Няма да навреди, ако си поспих, нали? И следващото нещо, което знаете, тази бърза дрямка се превърна в двучасов сън и вие завършихте само половината от задачите си. Така се мотивирам, като изброявам всички неща, които трябва да постигна за този ден. Поглеждам от време на време, за да преценя дали все още съм на целта, за да завърша всичките си задачи. Това ми помогна да поддържам фокуса си и да изпълня задачите си.

Дейвид Бейк: ръкописен ежедневен списък със задачи

За да бъдете продуктивни, когато работите от вкъщи, ви трябва списък със задачи, но не трябва да е чрез приложение. Приложенията са страхотни, има приложение за всичко и със сигурност има много приложения от списъка с To-Do. Но когато става въпрос за отдалечена работа, където по принцип седите сами на бюро и няма никой около вас, имате нужда от физически документ, с който да работите, за да останете продуктивни през целия ден. Списъкът ви трябва да бъде разделен на три категории - първата от тях има елементи, които трябва да стигнете до този ден, а втората има неща, до които трябва да стигнете, но може да изчакате няколко дни, ако е необходимо. Третата категория е запазена за дребни предмети, които можете да нокаутирате, когато нещата са бавни. Не е задължително да попълвате всеки ден списъка (освен първата категория), но всичко, което не получите, просто ще бъдете прехвърлени в списъка на следващия ден.

Гилем Ернандес: безпрепятствена комуникация

В CRISP Studio имаме срещи на нашия екип в понеделник. Поради разликите във часовите зони, ние постигнахме съгласие за времеви интервал, след като взехме участие от всички членове на нашия екип. Седмичните ни срещи наистина ни помагат да бъдем на път, да предадем целите на екипа + очакванията на ръководството на екипа и да се запознаем дали някой член на екипа е изправен пред препятствия при приключването на поставените задачи или ако трябва да очакваме забавяне.

Освен това ние сме обучили нашия екип за важността на ясната комуникация и добре документираните задачи, за да избегнем проблеми с производителността. Комуникацията никога не трябва да се отлага за по-късно. ако има въпрос - трябва да бъде зададен и адресиран до момента. Забавянето на въпросите или задаването им близо до крайния срок е пагубно. За да избегнете това, съветвам членовете на екипа да изпратят своето запитване в чат и съответният член на екипа може да отговори на него, когато го прочете.

От техническа гледна точка използваме Missive and Zoom за нашите вътрешни срещи и комуникация

Ана Младенович: направете списък със задачи един ден предварително

Крайният ми съвет за запазване на производителността, докато работите отдалечено, е да правя списъци със задачи. Обикновено си правя списък със задачи ден предварително, за да добавя структура към деня си и да избягвам преумора, което може да се случва доста често, докато работя отдалечено. Разбиването на големи задачи в малки, по-управляеми парчета, ми позволява да ги изпълнявам по-бързо, а удовлетворението от отметката им от списъка ми дава точно правилния удар, за да ги завърша напълно.

Другият съвет, който бих дал, е да използвам техниката Помодоро. Откакто започнах да се занимавам с Помодоро, успях да видя как нивата на производителността ми се увеличиха, дори при всички разсеяни отдалечени работни бригади. Помодоро техниката означава, че се фокусираме върху задача за 25 минути и имаме 10-минутни почивки между тях.

Правя го с Flora, което е приложение за таймер за фокусиране, което е едновременно лесно и лесно за очите. Позволява ви да отглеждате виртуални дървета, когато правите Помодоро. След като започнете сесия, растение започва да расте. Ако оставите Флора да посетите друго приложение като Instagram, вашето растение умира! Какво е най-доброто: можете да практикувате Помодоро в екипи за по-голяма отчетност. Флора е свързана с Facebook, така че лесно можете да поканите приятелите си да се присъединят също. Можете да отглеждате споделената си градина и ако някой напусне приложението: вашите растения ще умрат.

Ахмед Али: храненето играе ключова роля за вашата производителност

Аз съм отдалечен работник и твърдо вярвам, че храненето играе ключова роля за вашата производителност. Това може да бъде подценено и знам много хора, които всъщност не му обръщат внимание. Но повярвайте ми, когато казвам това, храната, която консумирате през работното си време, е неразделна част от качеството на работата, която произвеждате. Всъщност забелязах разликата, когато ям нездравословна храна, това ме кара да се чувствам мудно и мързеливо и това определено се отразява на производителността ми.

Яденето на нездравословни закуски у дома може да не е добра идея.

• 1. Уверете се, че получавате основното си хранене, за да продължите напред.
• 2. Така че, за да бъдете на върха на играта си, направете си или диетичен план, или приготвяне на храна, когато сте без работно време.
• 3. Уверете се, че консумирате много вода, за да се поддържате хидратирани.
• 4. Това ще гарантира правилния прием на храна и по този начин ще повлияе положително на производителността ви.

Препоръка на приложението: Храна за хранене

Санди Колиър: Поддържах тесни контакти с отношенията

Притежавам малка компания за връзки с обществеността в окръг Палм Бийч. Около 75 процента от работния ми ден прекарах в няколко телевизионни станции на Три-Каунти, като работех заедно с продуцентите и репортерите, които интервюираха моите клиенти. Както знаем, медиите са много визуален бизнес, така че показването на лицето е от съществено значение. Когато страната се изключи, влязох в паника и не можах да визуализирам как ще продължа да поддържам тези връзки.

Разбрах, че взаимоотношенията, които изградих през годините, бяха достатъчно силни, за да издържат на промените. Поддържах тесен контакт с хората от нюзрума, с които изградих отношения, за да съм сигурен, че те все още имат връзките, от които се нуждаят, за да разкажат историите си. Така че най-добрият ми съвет е да се доверите на усилената работа, която влагате. Доверете се на убеждението, че промяната не винаги е лоша и можете да вървите с тези промени. И най-вече - доверете се на себе си, защото ако вярвате, че можете - ще го направите.

Адам Сандърс: Няма многозадачна честна система

Изключително примамливо е да се изпълнявате много задачи по време на всяка среща от разстояние, особено ако не сте особено ангажирани. Моят екип няма многозадачна честна система по време на нашите срещи за увеличаване. Това означава, че всички ние се ангажираме да отделим цялото си внимание и да се уверим, че нашите инструменти за видео и сътрудничество са единствените неща, които са отворени. Мозъчната атака не работи, когато мозъкът ви е някъде другаде!

Kathleen Tucka: прегрупирайте и пресъздайте собствената си нова норма

Затворете очи и визуализирайте как би изглеждала новата ви перфектна работна среда. Запитайте се, какво мислите, че би направил работния ви живот удобен и забавен?

Включва ли плюшен удобен стол, някои здравословни закуски, готови за консумация, когато имате нужда от разсейване или ме вземете? Какво ще кажете за таймер, който да ви следи, да ви каже кога трябва да си направите почивка или кога трябва да спрете за деня? Имате ли готов фон за увеличаване с облекло, поддържано отстрани за срещата в последния момент? Това звучи ли като вашата перфектна работна среда?

Ключът е да направите работната си среда своя собствена. Колкото по-дълго работите от вкъщи, ще видите малките ощипвания, необходими за улесняване на работния ви живот.

Давай, разглезете се, заслужавате си!

Кендра Брунинг: поддържайте същата рутина преди работа

Като дигитален номад и съосновател на уебсайта за настолни игри GameCows, вече години наред работя дистанционно. Най-добрият ми съвет за тези, които са нови за работа от разстояние, е да поддържат същата рутина преди работа, която сте имали, когато сте пътували до офиса. Започването на работния ми ден е най-трудната част от концерта за мен.

Наистина е лесно да изпаднеш в вид на снежен ден, когато за първи път започваш да работиш от вкъщи. Това е същото усещане, което получавате, когато имате тридневен уикенд или се обадите на работа. При отдалечена работа това е опасно състояние на ума. Така че, ако сте ставали в 7 часа сутринта за закуска и кафе, продължавайте. Ако сте някой, който е свикнал да прави косата и грима си преди да започне деня им, продължете.

Ако сте упражнили, гледали новините или сте извели кучетата на разходка, преди да пътувате до работа, продължете. Откривам, че тези видове дейности превръщат мозъка ми от „Аз съм вкъщи болен от училище, ай карикатури!“ манталитет към „Имам какво да правя и срокове, които трябва да изпълнявам, ужас!“ начин на мислене.

CJ Xia: Останете в съответствие с фирмената култура

Нещата стават по-различни, когато хората на работното място се захващат за работа от различни места. Работните процедури драстично се променят и взаимодействията не остават повече, тъй като хората вече не са заедно заедно. Освен метода нагоре-надолу, те все още могат да се уверят, че малките неща, които правят в офиса, продължават. Правете каквото и да е, за да ги приведете в съответствие с фирмената култура. Поддържайте връзка с колегите, докато разговаряте с тях, когато сте на служба.

Изпратете им забавните, подходящи за работа GIF файлове през Slack, текст или имейли, за да се забавляват, докато работят отделно. Правете разговори за любимите спортове или филми, които наскоро сте гледали. Доброволци за благотворителни проекти на практика, които хората използват, за да присъстват физически. Ако се нуждаете от помощ, се свържете с работодателите и споделяте мисли с тях, за да ги уведомите какво се случва и как всички играят своята роля, бъдете на разположение за всички, които работят заедно, така че нещата се доставят навреме.

Джъстин Б Нюман: Инвестирах в висококачествени слушалки за шумопотискане

Работих вкъщи през по-добрата част от последните двадесет години. Но по-голямата част от това време беше в наистина тиха къща. Когато преди няколко години очаквахме моето малко дете, инвестирах във висококачествена двойка  слушалки   за шумопотискане. Макар че в началото изглеждаха малко екстравагантни, те бяха от съществено значение да ме прекарват през дни с новородено точно пред вратата на офиса ми. Оттогава всеки път, когато трябва да свърша работа, когато в къщата е шумно, излизат. Не мога да си представя да се опитам да работя в близост до разрушително семейство без тях.